高校图书馆编目外包的管理与实践*——以湖北大学图书馆为例

张 艳

（湖北大学图书馆，湖北 武汉 430062）

编目工作是图书馆文献建设的传统基础业务。编目质量决定了图书馆基础文献信息库的水平，也在一定程度上影响着后期排架的合理程度、读者检索信息是否完整有效。外包，意为“外部资源利用”。随着高校图书馆每年新购资源种类和数量的增长，加上高校院系资料室或分馆整合的现状，导致原有文献回溯工作的开展也势在必行，诸多影响因素导致图书馆基层员工面临的编目任务也越来越繁重。与此同时，图书馆文献建设工作的重心也在调整，从传统的纸质资源占主导地位转向着重发展电子资源，从重视馆藏建设到重视对外服务。图书馆人员工作负担加重、员工不足的状况越来越明显，同时图书馆基础工作社会化的趋势也日益明显，因此将文献建设部分基础性工作外包成为图书馆的必然选择。

湖北大学图书馆2000年引进汇文文献信息服务系统，当时就对旧书刊回溯工作进行了外包，包括编目外包。2005年为完成当年10万册中文新书的建设工作，对编目环节进行了外包。从2006年开始将编目外包要求明确写进中文图书书商招标文件以及与中标书商签署的合同中，要求供货书商提供CALIS标准的详编级数据。现结合实践就高校图书馆编目外包的问题抒以管见。

1 编目外包模式及选择

编目外包是指通过委托契约将图书馆文献编目这项基本任务交由专门的外包公司来完成的编目形式，湖北大学图书馆从2000年开始使用汇文文献信息服务系统，2002年申请成为CALIS成员馆。在本馆12年馆藏数据库建设历程中，在文献编目方面先后采取过5种外包服务模式。按经费来源，可分为专款经费支持和无专款经费支持两类；按作业对象，可分为旧书刊回溯编目外包和中文新书编目外包两类。按作业地点，可分为馆外加工和到馆加工两类。

1.1 回溯编目采取过两种外包模式且均有专款经费支持

第一种模式，为配合引进汇文系统，本馆将馆藏书刊卡片交予外包公司进行馆外加工，把目录信息全部转成机读形式，并添加财产信息，然后整批次导入汇文系统。对著录错误或漏录的书刊信息，由本馆编目员进行更正和补录。

第二种模式，为完成本校文献资源整合以及馆藏数据库建设工作，将各院系资料室书刊回溯工作进行了外包。外包公司派出外包员驻馆加工，提供嵌入型、合作式服务。本馆要求编目数据以套录为主、自编为辅，并进行查重、取书次号或刊次号、添加财产操作。本馆提供中西文图书、中西文期刊等各类文献的编目取号资料，编目员对编目数据抽查比例为：中文图书20%、中文期刊15%、西文图书15%、西文期刊15%（若总量<10，则抽查量以100%计）。对著录错误的数据进行记录，交予外包员进行改正。

这两种模式都是粗泛的合作模式，一方面是为了尽快完成大量的回溯加工任务，没有进行高标准要求，另一方面是由于处于编目外包的探索时期，尚无太多经验。但这种模式恰恰比较适合于高校图书馆的回溯编目工作，能在短时间内完成巨大的任务量。

1.2 中文新书编目外包，采用过3种模式

第一种模式是编目外包服务模式——有专款经费支持，独立寻找编目外包服务商。2005年，本校购置了10万册中文图书，由于本馆编目员在短期内无法完成如此大量的工作，因此寻求到一家编目外包服务商，约定每册图书编目价格。外包员驻馆加工，提供嵌入型、合作式服务。编目数据为CALIS标准的详编级数据，以套录为主、自编为辅，并进行查重、取书次号操作。本馆提供中文图书的编目取号资料，没有要求驻馆员进行联机提交数据工作。本馆编目员采取抽查方式检查数据质量，抽查比例不低于20%。对著录错误的数据进行记录，交与外包员进行改正。

第二种模式是编目外包服务模式——无专款经费支持，与中文图书采购一起招标，无驻馆人员要求。首先，对投标书商编目能力进行考核，作为招标工作的参考依据。其次，将编目外包要求明确写进中文图书书商招标文件以及与中标书商签署的合同中，要求供货书商提供CALIS标准的详编级数据，编目数据以光盘或电子邮件方式，由中标书商随供书提供。编目数据更新和维护、查重、取书次号等工作由本馆编目员来完成。

第三种模式是编目外包服务模式——无专款经费支持，与中文图书采购一起招标，要求外包员驻馆加工。将编目外包要求明确写进中文图书书商招标文件以及与中标书商签署的合同中，要求供货书商提供CALIS标准的详编级数据，并追加了对外包员的约束条件和加工时间要求。引入了严格的质量控制机制。本馆编目员联机提交中文图书原编书目数据和部分馆藏信息。

这三种模式都是针对中文新书。就本馆而言，采取第三种模式能更好地发挥编目外包员和本馆编目员的长处，保证编目工作在双方的共同努力下高效开展。

2 外包人员管理

由于湖北大学图书馆的编目外包目前采取驻馆加工模式，因此对外包员的管理就显得比较重要。

2.1 外包驻馆员的选定

一般来说，外包驻馆员是由外包合作公司指定的，但图书馆可按一定的指标或者考核项目来加以限定。对投标书商的编目能力考核的具体方式是：投标书商提供样本CNMARC记录和USMARC记录各20条或以上，由编目人员就数据能否导入系统、编目数据是否完整规范、标引是否规范恰当等方面进行检测，如实记录在《中文图书招标公司编目数据抽查登记表》上，最后给出《图书馆中文图书采购招标编目数据检测报告》，作为中文图书招标工作的参考依据。将编目外包要求明确写在中文图书书商招标文件以及与中标书商签署的合同中，要求供货书商提供CALIS标准的详编级数据，并追加了一些要求和约束条件：①外包驻馆员必须固定，在一个中标年度中，不得任意更换；②驻馆员必须对汇文系统有一定的操作经验；③编目数据的差错率不得超过要求的2%；④图书编目必须在图书验收后的第一时间进行，不得积压。这就从源头上规范了外包员的选定，有了明确的约束机制，同时具备一定的法律效力。

2.2 岗前指导

确定了外包商和驻馆员后，要就高校图书馆自身的具体情况，如系统使用、本馆取号细则、自定义字段等内容对外包员进行岗前培训，指导其理解本地情况，尽快融入工作状态。就本馆而言，首先提供本馆中文图书编目简要手册以及文献查重、取号规则，提供本馆文献信息服务系统（即汇文系统）编目模块的培训手册和视频，并积极督促驻馆员进一步熟悉和应用；其次对本馆编目工作的工作流程进行说明和讲解；再次就以前编目外包服务过程中的常见错误，对驻馆员进行说明和强调；最后，要鼓励驻馆员克服生疏心理，多与指导老师沟通。

2.3 持续辅导

编目工作涉及的环节和细节较多，难免在岗前指导时有所疏漏，因此对驻馆员的持续辅导就显得非常必要。本馆编目员可就审校过程中发现的常见问题进行临时性有重点的辅导，也可适时就年鉴、连续出版物、多卷书、名著等容易出现著录或取号错误的文献进行知识点集中讲解。

2.4 无障碍沟通

驻馆员应与本馆编目员一样，有独立的办公用机，有独立的系统工号，这样便于工作中互相沟通，便于本馆编目员随时了解驻馆员的情况，及时给予帮助。

3 外包工作管理

3.1 编目工作流程

图1 编目工作流程

引入编目外包后，编目工作的流程就在原有基础上会有一定的分化和整合。本馆编目员承担准备工作、校对、记录在案、二次校对和提交原编数据等5项工作；驻馆员承担查重、复本合并和修改、新书编目、检索书目库、套录和修改、原编、分配索书号、确认复本信息、修改错误点、打印书标等10项工作。详见图1。

3.2 完善管理文档

编目工作外包使得编目工作实际上是由驻馆外包员与本馆编目员共同完成，这就增加了管理难度和沟通成本。因此，除了最初明确各自的职责之外，还要在实践中不断磨合，进一步明晰各自的职责任务，使得编目工作顺利展开。在管理过程中，各种管理文档以及文档的完善不可缺少。

①编目外包任务说明。编目外包要求最早是在招标书和中标合同中体现的，因此需要提早撰写编目外包任务说明，内容包括编目取号标准、编目数量、差错率控制、完成流程的时间控制、费用承担方以及质量考核标准。

②岗位职责说明。界定驻馆员与本馆馆员的职责，明确每道工序的工作人员及操作规范，特别是各岗位职责的划分细节以及各道工序的交接程序。

③工作记录表。由于编目外包涉及多名驻馆员和本馆员工，因此工作记录表就必不可少。主要有3种表格：编目数据审校工作排表（见表1）、编目数据审校情况记录表（见表2）以及各工作人员业务工作量统计表（见表3）。在本馆工作流程中，驻馆员以书车为单位，注明图书所在批次、记录编号起止号、条码区间，交予不同的本馆编目员进行校对，而原编记录交由指定编目员提交，影印版图书交由指定编目员进行编目取号。本馆编目员对驻馆员编目的数据进行逐一审校并记录相关情况。工作人员工作量统计表可以在图书馆自动化系统中通过报表方式实现，它是对工作进行的一个总结和回顾。

表1 驻馆员填写的编目数据审校工作排表

表2 本馆指导老师填写的编目数据审校情况记录表

表3 系统生成的某工作人员业务工作量统计（可按年度或按月度生成）

4 外包质量控制

编目业务外包中，质量控制是关键的一环，它决定了外包是否有效与成功。外包人员的薪酬与计件工作量挂钩必然导致工作上保量不保质，外包人员在追求高数量的同时，无法做到对每个字段进行审核校对。如果不加以管理和控制，书目数据的质量很难得到保障。从本馆的实践来看，要求外包人员提供CALIS标准的详编级数据，以套录数据为主，自编数据为辅。当然套录数据的质量在很大程度上取决于原始数据的质量。原始数据基本来自于CALIS中文数据源；也有一部分来自国图数据，需要对照CALIS标准加以修改完善；还有书商自有数据库中的数据，也需要对照CALIS标准加以修改完善。自编数据则需要外包员在驻馆场地按照CALIS标准进行规范著录，需要本馆编目员进行严格的质量控制。

4.1 明确质量责任方

根据编目外包任务说明，驻馆员和本馆编目员明确分工，确定各自的责任范围。

驻馆员对套录数据和自编数据的全部著录项目负责，对因查重不到位造成的重复记录和取索书号等错误负责，驻馆员需对各项错误进行修改。

本馆编目员负责对驻馆员进行图书著录规则和查重取号细则的培训，对驻馆员的编目数据进行审校，对因培训和审校不到位造成的错误后果负责，并对错误进行纠正、修改。本馆编目员中的CALIS三级编目员负责对原编数据进行书目上传工作。

4.2 质量控制标准

质量控制标准包括著录标准和查重取号细则两项，前者为CALIS的编目手册等参考资料；后者为本馆自行制定的细则规定，并明确要求编目数据的差错率不得超过要求的2%。

4.3 质量控制措施

①本馆编目员对驻馆员编目的数据进行逐一审校，并记录相关情况，为质量分析做好依据；②本馆编目员督促驻馆员进行修改并确认签名，对于在查重取号、主题分类、规范题名等方面出现错误的数据进行二次审校，防止驻馆员因忽略、懈怠而没有更改的错误；③本馆三级编目员对向CALIS联机编目系统原始提交的图书进行逐本校对，并进行修改完善，确认数据质量符合CALIS标准并进行联机提交；④在对每个编目批次的图书完成编目后，本馆编目员根据审校记录表，集中整理本批次中驻馆员常出错的字段、子字段或者查重取号错误等，提醒驻馆员注意以避免下一批次再出现此类错误。

4.4 质量分析和总结

经过一段时间，比如4个月合作期或是10个编目批次完成后，需对外包数据的质量进行汇总分析和总结，可形成3份文件：《驻馆编目员编目错误点归纳》、《某合作公司驻馆编目员编目服务质量报告》、《关于编目外包服务的改进建议》，为评估外包合作公司及驻馆员的服务质量提供事实依据。

5 结语

高校图书馆的编目业务外包已经成为了业内的趋势，虽然对外包员的编目水平以及敬业精神的担心一直存在，但外包服务的高效率和外包方式的必然趋势也是被大家认同的。

笔者根据多年的本馆编目外包实践以及结合本馆编目工作项目，对引入编目外包机制后的图书馆基础工作有如下认识：

①业务流程上的变异与优化。编目外包的工作模式使得驻馆员加入到文献建设的基础工作，甚至成为了工作的主体之一，驻馆员的工作反而成了业务流程中不可或缺的重要一环。在业务流程上，进一步将编目、审校的工作细分开来，采取一对一指导、多人审校及部分复校、本馆CALIS三级编目员对原编数据进行详编并上传数据的严格的质量控制。

②工作职能上的改变与提升。驻馆员严格按照本馆的编目、取号规则来进行各项工作；而本馆编目员则新增了知识传授和质量控制职责，使得重复劳动和智力劳动进一步区分开来，使各自的职能进一步明晰化、知识化、智能化。

③工作形式上的重要改变。驻馆员在有形工作量上，承担了相当大的基础性工作，主要完成下载、编目、取号3大任务。本馆编目员重点承担对驻馆员的前期指导、中期辅导，特别是逐种审校驻馆员处理的编目数据及二次审校工作。

④工作效率的提高。驻馆员发挥年轻好学、精力充沛和追求服务效率第一、数量为先的优势，而本馆编目员发挥编目经验丰富和严把质量关的优势，使得编目工作的数量和质量均能达到一个较好的高度，达到某阶段内工作效率上的高峰值。

同时也应注意到，驻馆员工作时追求速度和数量，突击式的工作形式，对图书馆日常工作是个很大的冲击；驻馆员的队伍以及驻馆时间不稳定、驻馆员业务知识框架的不完整等因素也使得本馆员工必须付出相当大的管理、培训、指导成本，这无形中增加了管理者和编目员的压力。因此，保持本馆编目队伍稳定，重视外包数据的审校环节且加强数据维护，是图书馆必须保持的用人机制以及质量控制机制。唯有如此，才能发挥图书馆以及外包商的双重优势，做好图书馆文献建设工作，为读者服务打下坚实的基础。

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