浅析科技学术论文归档工作

◎北京卫星环境工程研究所 郝宁 赵明

随着我国航天事业的不断发展壮大及科研任务的急速发展，科技学术论文的发表量急剧增加，但随之而来的科技学术论文归档问题也变得日益突出。

按照《科学技术档案工作条例》的规定，对科技档案工作实行“三纳入”管理，即把归档工作纳入科技人员的职责范围，纳入科技工作制度，纳入科技工作计划。可以说，做好科技学术论文的归档工作，对航天科研单位的科研成果交流转化具有积极的推动作用。

一、论文归档存在的问题

科技学术论文档案是否能被广泛应用，取决于科技学术论文能否按要求形成、收集并归档。目前，航天科研单位对科技学术论文的归档工作并没有明确的规定，导致此项工作在实践中主要存在以下几个方面的问题：

一是科技人员的归档意识不强。部分科技人员并没有自觉地将个人的论文进行归档，甚至所有发表的论文均在发表人手中，其中不乏一些被国际知名文献检索系统收录的优秀论文。

二是出于对知识产权、个人成果所有权归属以及个人职称评定等方面的考虑，论文的作者不希望论文成果共享。

三是单位对科技学术论文的归档工作重视不足，未建立完善的规章制度，其档案管理水平也相对薄弱。

四是单位对论文的发表把关不严格，致使论文存在直接外投的可能，最终造成未经过单位审查的论文难以归档。

五是由于成果保护的固有观念，科技学术论文电子文档的归档工作一直没有步入正轨。

二、几点建议

为了推进科技学术论文的归档，笔者在认真研究各项政策法规以及借鉴其它单位论文归档工作经验的同时，结合笔者单位对常规文档的管理工作，归纳总结出了以下几点建议。

1.提高归档意识，共享科研成果

将航天科研单位内部局域网开辟的学术交流工作管理平台作为宣传归档工作重要性的主要载体，定期发布与归档工作相关的宣传稿件、归档论文的利用案例等，使广大科技人员在阅读的同时提高归档意识，全面认识科技学术论文档案的利用价值。

科技人员撰写学术论文，除了交流学术思想和发表学术观点外，更重要的是为了用文字记录研究成果，延续科学积累，增加各领域的科学知识。科研工作中产生的各类新观点、新发现、新方法、新成果都是最先从科技学术论文中体现出来的。要在科技人员中树立正确的价值观，使科技人员明确，在科研工作过程中形成的成果是属于国家的，任何个人或团队都不能据为己有。

2.健全规章制度

根据科技学术论文归档工作的要求，同时借鉴其它科研单位的先进经验，对现有相关规章制度进行完善，使科技学术论文归档工作规范有序开展。严格依据航天科研单位保密管理办法和学术交流管理办法的要求，对待发表的科技学术论文进行审批，杜绝未经审查就发表论文的情况。

3.与个人职业发展挂钩，刺激归档热情

职称评定及专业岗位评定的晋升工作与科技人员的个人职业发展密切相关，为了促进科技学术论文的归档工作，杜绝弄虚作假的行为，要求申报者和科技学术论文归档主管部门分别提交一份论文发表清单并进行对比。这样一来，为了更好的个人职业发展，论文作者也会以更大的热情来主动归档。

4.丰富归档方式，实施信息化管理

现行的归档方式主要是纸质文档归档。纸质档案的优点是具有真实性、安全性、直观性以及凭证效力和法律效力。一般来说，归档主要以年度为卷宗，从专业方向的角度进行分类归档。

但鉴于纸质文档归档工作的不足，航天科研单位应建立相应的电子文档归档工作。在管理上，电子文档归档应遵循“三原则”管理：

全程完整性原则。电子版科技学术论文归档管理应建立一个从论文形成到永久保存的全生命周期的完整管理体制。从全面、系统及过程管理三方面进行统筹考虑。

真实性保障原则。有些论文在审查过程中会产生或多或少的修改，要确保存档的论文与最后公开发表版本的一致。

有效性保障原则。在经过存储、传输、压缩等处理后仍能够正常使用，并保持其内容的真实性。

在单位局域网上设置公开发表论文检索库，查询人员可以检索论文题目、作者、摘要以及作者联系方式，在需要参考论文内容时也可以与作者联系。

航天事业的飞速发展以及科技学术论文的大量涌现，使得论文的归档工作变得尤为重要。无论新归档方法的使用，还是奖励制度的促进，都是为了更好地支撑科研生产工作。科技学术论文归档工作始终要在不断摸索中进步与完善。