数码照片档案的新模式管理

摘 要：本文根据当前数码照片档案管理工作中存在的问题及现状，提出新的管理模式，即计算机预览-光盘存储模式，详细介绍了如何操作以及数码照片档案新模式管理中的几点建议。

关键词：数码照片；档案；新模式

数码照片是指用数码相机拍摄，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依托计算机阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。随着计算机、数码相机的普及应用，各单位形成的数码照片越来越多，其应用也越来越广泛。数码照片，还没有出台相关的管理规范标准。因此，如何对数码照片进行收集、整理、鉴定、归档和保管，使之进一步规范化、科学化，是每一个档案工作者而临的新课题，如何加强数码照片档案的管理，成为档案管理迫在眉睫的重要工作，笔者就数码照片的管理模式谈几点看法。

1 数码照片档案管理工作的现状及存在的问题

随着拥有数码相机的单位越来越多，形成的数码照片种类日渐繁杂、数量飞速增长，各预立卷单位职能活动中形成的数码照片的管理已经引起档案部门的重视，数码照片的收集、整理及归档情况不容乐观，在管理过程中存在如下问题：

1、无章可循，阻碍了数码照片档案的管理和发展。制度、规范是开展工作的依据，到目前为止，还没有正式的数码照片档案管理的方法，数码照片档案管理处于一种无序或各自为战的状态。各单位只是根据自身条件和业务实际，摸索管理，没有形成系统、科学的管理系统。

2、设备依赖，影响了数码照片档案的完整性。数码照片对设备的依赖性大，设备条件及设备故障均能影响数码照片的安全，在数据安全没有得到高度重视的情况下，数据备份工作不到位是数码照片损失最主要的原因，所造成的后果具有毁灭性。另外由于保密工作的要求，办公用的计算机不能直接连接数码相机，有归档价值的数码照片只有通过计算机信息摆渡才能移交综合档案室，这种设备条件的限制，导致照片形成者不能及时或懒于归档，影响了归档照片的完整性。

3、监控不力，降低了数码照片档案的归档率。数码照片形成的不易监控性，造成了数码照片形成了多少、都有哪些内容，除了形成者自己清楚外，其他人不易了解真实状况，导致数码照片漏归的情況。同时数码照片的形成人员和管理人员没有明确的责任分工，人员变动造成一部分数码照片的流失。

4、数据不全，影响了数码照片档案的提供利用。数码照片得不到系统整理，形成的数据不完整，不具备直接检索条件。在利用未整理的数码照片时，非拍摄者本人很难查找到所需要的数码照片，即使是拍摄者本人使用这些数码照片时，由于间隔时间较长，拍摄者对拍摄的内容等信息的记忆已经模糊，导致数码照片的利用也较困难。即使归档的数码照片，由于没有相应的管理软件进行数据管理，检索利用也比较麻烦。

2 数码照片档案管理模式

针对当前数码照片收集、整理和管理中的种种问题，笔者认为应当根据各单位的实际情况，依据现有的规章制度，制订和整理出适合各自的管理办法和管理模式，以加强数码照片档案的管理。

1、建章立制，规范数码照片档案的管理。依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），在胶片照片管理制度的基础上，制订符合单位特色的数码照片管理制度，用以指导数码照片档案的收集、整理、归档和提供利用。数码照片规章制度的建立迫在眉睫，只有建立了相应的管理制度才能指导工作的开展，才能做到有法可依、有章可循。

2、推行新的管理模式，提升数码照片档案的管理水平。数码照片的管理模式应不断变化，适应时代的发展。笔者推荐的新的管理模式是：计算机预览-光盘存储管理模式。这是目前在不借助专业管理软件情况下，最简单便捷、经济实惠的管理模式。下面介绍这种管理模式的具体做法。

（1）照片收集。把预立卷单位移交和收集上来的数码照片，按照“年度-类别-照片名称”的顺序建立相应的文件夹，把照片存储在档案管理员的计算机里。

（2）价值鉴定。选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片进行归档。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

（3）属性配置。把鉴定后的数码照片重新命名、规范格式。收集和移交上来的数码照片的名称一般是相机里的流水号，归档时需要重新命名。重新命名工作应由照片提供者和档案管理员共同完成，名称应尽量简化，并能涵盖较多的信息，把照片的大概内容写详细，便于将来检索利用。

（4）数据刻录。将归档的数码照片按照管理员计算机保存数据的形式刻录在不可擦写的CD或DVD光盘上，备保存和借阅使用。数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。光盘的封面要打印上所保存内容的相关属性，以便查找。

（5）数据修改。修改保存在管理员计算机里的数码照片文件大小，以便节省保存空间。具体方法是：右键点击照片，打开方式选择画图方式，在画图软件里点击图像下的拉伸和扭曲健，在拉伸选择区中分别填入10，然后保存即可。修改后的照片是原来照片大小的10%，一张3-4M的图片修改后的容量在30-40KB左右。修改后的图片仅供检索预览用。1G的硬盘大概能存储3万张左右的照片，大大缩小了硬盘的保存空间。

（6）提供利用。数码照片档案提供利用时，首先由利用者提供利用需求，先在档案管理员的计算机内检索所需要的照片，预览图片，把需要的照片档号记下，根据档号取出相应的光盘，然后拷贝所需的照片提供给利用者。

在数码照片档案新的管理模式过程中，刻录光盘中所保存的数据是原始数据，仅为提供利用，而管理员计算机里的数据是修改后的数据，仅供查找浏览。两者即互相对应，又各司其职，即能保存好数据，又能节省存储空间。

3 数码照片档案管理的几点建议

在数码照片档案管理过程中，只要抓住主要矛盾，解决好关键环节，就能理顺各种关系，管好、用好数码照片档案。

1、统一标准，提升管理水平。由于没有统一的规章制度，没有统一的标准，数码照片档案的管理属于各自为政、孤军奋战的状态。建议由集团公司或院统一推广专业的管理软件或制订、执行统一的规章制度，这样有利于进一步提高管理水平，推动档案数字化和信息化的进程，更好地适应改革调整的需要。

2、建立数码照片档案收集制度，实施前端控制。数码照片档案的特性使数码档案的收集比传统照片档案的收集更为复杂，收集好这一新载体形式的照片档案难度也更大。有些数码照片从生成到归档跨越了好多部门，应当建立相应的归档制度，理顺档案管理与各预立卷部门的关系，在档案管理部门统一协调下，完成对数码档案照片的生成、积累、归档保管等项工作，并配备相应的电脑和刻录设备，以保证这一新的载体形式档案收集、归档、保管工作的可能性和连续性。扩大数码照片的收集范围，广泛宣传，开通多方面收集数码照片的渠道。只要对单位发展有利，有保存价值的数码照片都应该及时移交档案室组卷归档，丰富照片档案的多面性和系統性。

3、维护数据的原始性。从维护档案原貌的角度来说，数码照片归档前不建议技术处理，只要照片拍摄的构图合理、画面清晰、严肃活波就可以归档，确保数码照片的原始性、客观性、真实性。归档后的照片在利用时由利用者根据需要自行进行后期处理。

4、数码照片归档前的鉴定要求。归档前的鉴定工作，主要是鉴别它的档案价值，确定其保管期限，并据此删除已积累但无保存价值的数码照片。包括对归档照片质量、原始性、真实性的鉴定。选择重要的、有代表性的、有查考利用价值的照片进行归档。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰，画面完整、末加修饰剪裁等特点。

5、数码照片不建议冲洗或打印后归档。直接将数码照片移交归档，载体统一，方便检索和提供利用。

6、及时归档，最好随时归档。做到及时归档，由照片提供者把相关的照片信息填写完整，就能保证归档的完整性。活动结束后及时将拍摄的照片提交综合档案室，由档案管理人员分类组卷归档。

本文仅探索了数码照片的管理模式，管理中的其它问题没有一一列举，比如档号的编制、照片的保存格式、数码照片的保管、数码照片光盘管理等等。

数码照片档案是航天档案中不可缺少的重要一类，能够比较真实形象的反映航天科研管理工作中的方方面面，管理好数码照片刻不容缓。随着我国电子信息技术的发展和档案行政管理制度的不断完善，数码照片档案的管理理念与管理手段也会进一步丰富与提高。档案管理工作者要用科学的发展观来指导自身的实践，不断研究新情况、新问题，使数码照片档案的科学保管和有效利用取得新的进展。

作者简介

谷全心，男，副研究馆员。