ERP环境下会计信息化综合实训系统初始化问题研究

钟 伟 李细妹

（湘西民族职业技术学院，湖南 吉首 416000）

现在各个高校的会计专业学生普遍面临实习难的问题，一是单位的会计岗位接受实习人数有限；二是会计岗位涉及到单位的商业秘密和经济利益。大多数单位都不愿意接收会计专业学生实习，即使接收，人数也有限，远远不能满足高校毕业生的实习要求。教育部门要求学生在校期间要进行一定时期的顶岗实习，但是就会计专业而言，却因种种原因很难做到。因此，做好会计专业学生校内实训教学工作，进行高仿真的综合实训，培养学生的实际操作能力，成为实现“零距离”就业的有效途径。

目前，大多数高校会计专业综合实训大都分手工会计实训和会计信息化实训两个模块，但往往存在二者相互脱节的现象，一般都是以手工会计实训为主，会计信息化实训为辅，学生在做完手工会计账后，独自在单机上输入数据，打印出账表上交。没有进行岗位分工，学生不会体会到ERP环境下的会计信息化工作流程，业务再造等工作特点，达不到最好的实训效果。必须科学、正确地进行系统初始化设置工作，才能保证手工会计顺利过渡到会计信息化阶段，从而完成真正意义的ERP环境下的会计信息化综合实训，下面就如何做好系统初始化工作谈谈几点做法：

一、工作流程

系统初始化工作的基本流程为：组建局域网——安装财务系统——收集、整理资料——一建立账套——启用各子系统一一各子系统初始化设置

二、准备工作

以某工业企业为例，采用用友U8.72软件，模拟某工厂手工会计向会计信息化过渡的工作。

1.人员分工

把学生按6-8人一组进行分组，分组的时候要注意学生优、中、差的搭配，由会计主管进行岗位分工和岗位轮换安排。因为会计模拟实训一般以一个月的经济业务为期，因此岗位轮换不必要是所有岗位都进行轮换，可以进行有选择性和针对性的岗位轮换。

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2.网络布置

每组配一台服务器，6-8台工作站，一组的计算机的IP分配在一个段内，组成一个小型局域网，由会计主管先进行服务器端的安装，其他人员进行各自工作站的客户端的安装，安装完成后进行连接测试。

三、整理手工会计实训资料

会计信息化不是手工会计照搬到计算机中运行，而是需要对手工会计资料根据ERP财务软件的特点和本单位的业务特点和管理需要进行整理和规划。整理工作由各组员分工进行各自模块的数据整理，会计主管做好基础信息的设置并做好各模块之间的衔接工作，避免出现重复设置和设置冲突的情况发生，整理好数据要由指导老师最后进行检查审核通过后再上机进行操作。

四、账立账套和启用各子系统

会计主管先在服务器建立好账套，做好人员分工和权限设置，各操作密码各操作员自行设置，会计主管除了设置好自动备份计划工作以外，还应该在磁盘建立一个账套备份文件夹，进行手动备份，如在初始化完成时、结账前等特殊时段需进行专项的备份。建账完成后依次启用各子系统。

五、各子系统初始化设置

各子系统初始化分工见系统初始化分工安排表，各系统要根据软件的特点和本单位的核算管理需求进行分析，充分发挥财务软件的功能，体现ERP会计信息化的优势，提高工作效率和管理水平。

1.基础信息设置

由会计主管负责，基础信息设置要在其他系统初始工作之前事先进行，因为其他系统初始化需要共享基础设置的内容。会计主管只需要进行公共部分的设置，如编码方案、部门档案、人员档案等。计算机内部处理是以编码来进行的，编码方案设置的是否科学合理，对整个初始化有决定性的作用，而且编码方案一旦使用不能再修改，因此要慎重考虑，在设置时要充分考虑到灵活性和扩展性的原则，要能适应业务的发展和变化。各岗位人员分工负责各子系统对应的基础信息设置，如应收、应付会计应设置客户分类、客户档案、供应商分类和供应商档案等内容，出纳负责收付结算方式的设置等内容。

2.总账系统初始化

由总账会计负责，账务系统是整个系统的关键。账务系统和各子系统都有数据传递联系，因此在初始化时要充分考虑到与各子系统的衔接。如启用了应收、应付系统后，应收账款等科目就应该设置受控系统为应收系统，否则应收账款就只能在总账输入凭证，在应收系统就无法制单，起不到系统数据传递的作用。在科目设置上要充分发挥财务软件的特点，如手工会计中没有辅助核算功能，而在ERP环境下利用基础设置中的部门、人员、客户、供应商、项目等档案来设置辅助核算，即能大大简化科目设置工作，又能进行有效的立体化精细管理，进行多种账簿的立体化查询。总账系统初始化中有些工作是业务必须的，有些是起到优化作用的，也要根据具体情况来设置，如常用摘要和常用凭证，这两项设置能大大提高凭证录入的速度，提高日常工作的效率。总账系统初始化的难点在于自定义转账凭证的设置，这个工作可以会计主管协助共同完成。

3.固定资产系统初始化

由总账会计负责，固定资产初始化主要工作是录入固定资产卡片，为了简化设置，可以将固定资产进行分类，相同属性的资产可以采用复制的方法进行批量录入，最后要和总账进行对账，对账平衡后方可进行日常业务。

4.薪酬系统初始化

由出纳负责，现金和银行系统的初始化工作量不大，主要是录入期初未达账项，加上平时业务不多，因此可兼管薪酬系统。薪酬系统初始化最好要设置多套工资，其中工资计算公式的设置是难点，工资数据录入要仔细，相同的工资项目数据可以用替换的方法批量录入。

5.报表系统初始化

由会计主管负责，报表系统不需要在工作开始就进行，日常业务开始后，会计主管再进行自定义转账凭证和报表的初始化工作。报表的格式设置可以直接利用软件中的报表模板生成，模板内部的计算公式需要根据单位的具体情况进行调整。如存货项目，各个单位的存货不一样，相应的取数公式也要进行修改。

6.应收、应付系统初始化

由应收、应付会计负责，应收、应付系统可由两个人分开完成，也可以把应收和销售业务由同一个人完成，应付和采购业务由同一个人完成。初始化录入后要和总账进行对账，对账平衡后方可进行日常业务。

7.核算系统初始化

由成本会计负责，成本核算不一定是照搬手工会计核算的方法，要根据本单位的生产的特点结合财务软件的功能来确定采用何种成本核算方法，

8.库存系统初始化

由仓库主管负责，库存系统初始化和采购、销售系统联系很紧密，在设置时要注意子系统彼此之间的衔接和流程顺序。库存期初数据可以和成本会计共同完成，可以相互取数，初始化录入后要和总账进行对账，对账平衡后方可进行日常业务。

9.采购、销售系统初始化

由供销会计负责，采购、销售业务也可由两个人分开完成，采购、销售系统和应收、应付、库存系统联系紧密，要注意系统彼此之间的衔接和顺序。初始化完成后要和应收、应付系统进行对账，，对账平衡后方可进行日常业务。

初始化工作是一个工作量繁重的工作，对日常业务的核算起到至关重要的作用。就象修建房屋的基石，基石不牢固，房屋有可能坍塌。初始化工作没做好，可能引起日常业务无法开展，只能重新进行初始化的后果，因此必须高度重视。在实训教材的编写、实训的安排上要做好充分的准备，才能让手工会计实训阶段顺利地过渡到ERP环境下会计信息化实训阶段。

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