基于WEB的高校科研经费管理系统研究与实现

陈小健，宋承继

（陕西工业职业技术学院 陕西 咸阳 712000）

随着我国科技体制改革不断深入，高校以科研项目带动学科建设提高核心竞争力的意识日益增强，国家和政府相关部门对高校科研经费的投入也逐年加大。目前高校科研项目来源主要是院级科研立项、纵向科研立项、横向科研立项，经费来源除高校自身、教育主管部门和各行业主管部门之外，还有社会各企事业单位。科研项目来源及合作单位的多样化，科研经费组成的多元化，科研经费审批和使用的过程的复杂化，成为科研经费信息化管理工作日益突出的难题。

1 高校科研经费管理现状

1.1 管理制度不完善，项目管理与经费管理脱节

项目负责人、科研管理部门和财务管理部门对科研经费的管理采取各自为政的传统管理模式，缺乏有效的沟通配合，项目立项后，项目负责人对经费使用的合理性考虑较少[1]。科研管理部门和财务管理部门作为两个独立的职能部门，缺乏有效、及时的信息沟通手段。科研管理部门有经费的审批权，但无法及时掌握经费的到帐情况，从而在经费审批上一定的盲目性；财务管理部门对科研经费到帐及支出有一个笼统的管理，缺乏对具体每个项目主持人主持的每一项科研项目合同额及支出的详细管理和监督[2]，项目资金无法统筹安排，综合使用效益没有得到充分发挥。其结果是部分科研项目结题不结账，经费一直挂在账上造成未完成科研项目经费大量沉淀，使会计报表不能真实反映每个项目科研经费实际收支情况。

1.2 科研经费使用前缺乏全面准确的预算

在高校科研经费管理中，一些科研项目负责人往往认为经费申请下来以后就可以自由支配，且随意性大，经费预算不及时、不准确，也常常导致在后面项目进展过程中出现某项经费偏多或超支的现象，另外，许多高校科研管理部门或财务部门对科研预算的管理都属于事后管理，即在项目结题后对所有的开支进行清算，但是这时再发现预算与实际开支的差距已经为时太晚导致财务部门按会计核算提供的信息与预算相比差别较大。

1.3 科研经费拨款流程管理较为松散

科研经费的拨款有的通过财务处直接入账，有的通过上级部门与其他事业费用一起划拨，财务管理部门仅能掌握划拨科研经费总额，而不能落实到具体项目的具体费用额度，由于科研经费拨款流程管理较为松散，科研部门与财务管理部门难以实现数据共享[3]，科研管理部门每年对科研经费的统计数据与财务部门汇总的数据存在着不一致，核对起来非常繁琐，这给科研经费管理工作带来困难。

2 科研经费管理系统的设计

2.1 系统功能结构分析

科研经费管理的主要核心业务包括：项目合同管理、科研预算、账簿管理、账户管理、统计分析、报表管理等模块。高校科研经费管理工作主要由三类人员完成，一类是科研管理管理部门的经费管理人员，主要负责合同管理，预算管理、账簿管理和对经费支出的统计分析；另一类是财务部门的财务管理人员，主要负责对项目经费的账户和账务处理；还有另一类是参与科研工作的人员，他们是实际上的经费使用者，主要是通过系统完成对项目合同的提交和项目经费支出明细的查询。系统功能结构如图1所示。

图1 系统框架图Fig.1 Block diagram of system

2.2 系统业务需求分析

从科研经费管理工作的实际情况考虑，理顺科研经费管理工作流程，明确各类人员分工。首先对科研经费管理的各个环节尤其是核心业务进行分析，其中在各业务活动中各类人员主要分工如图2所示。

图2 系统用户分工Fig.2 Users division of system

科研部门用户专注于项目获取前的项目组织、合同的审核、管理、预算的审核、汇款认领、拨款并及时查看各项目的账务信息，对科研经费使用情况和项目收益进行分析和监督并生成上报国家的各类统计报表；财务部门主要负责执行预算、执行拨款指令、经费账务管理、科研经费使用过程管理以及台账维护等；教师参与项目的获取、进行项目的研究与执行、提交合同和提起预算申请，并可以随时查看本人的项目账务收支信息。

2.3 系统业务流程分析

目前大部分高校科研经费管理主要通过EXCEL电子表格记账的方式或单机版的科研经费管理系统来完成。科研经费管理过程不健全，主要体现在以下几个方面：1）科研管理部门对合同审核、经费认领、记帐均为手工完成，效率低。2）缺少事前预算填报、审核流程，经费与预算相脱节，不利于监督经费的使用情况。3）从科研管理部门对合同审核到财务管理部门将经费划拨到教师帐户没有形成闭环[4]，教师无法及时查看经费到帐和使用情况。4）出现项目已结题，而经费没有结转等现象。鉴于以上因素，首先对经费业务流程进行分析。高校科研经费管理主要围绕科研管理部门、财务管理部门和教师三者之间展开。通过对科研经费管理流程的优化，主要解决科研管理人员、财务管理人员和教师之间的数据一致；科研人员可以随时了解自己课题经费的各项开支情况；科研部门、财务部门可以随时了解各项课题的经费使用情况，对科研的经费使用进行有效监管。优化后的科研经费管理流程如图3所示。

图3 科研经费管理流程分析Fig.3 Management of research funding process analysis

优化后的科研经费管理流程主要体现在对科研经费预算的“事前管理”。在科研合同生效时，对于需要进行预算管理和控制的合同，科研管理部门和财务管理部门共同约定必须有预算信息才能为项目拨款，这样就在拨款及项目经费支出前就对其预算进行了定义和约定，使得教师和财务部门在日后的经费支出中有章可循，减少了后续的许多不必要的麻烦。

3 科研经费管理系统的实现

3.1 系统实现平台

根据目前高校网络环境，系统采用当前主流的软件环境。服务器操作系统采用Windows2008 Server版，客户机操作系统可采用Windows XP/7系列和IE7.0版本以上的浏览器；数据库系统采用Oracle11g企业版，Oracle是一个企业级关系数据库系统，易于管理，操作简单，在Windows平台上具有较高的整体性能。考虑到系统安全性、稳定性要求高和满足业务的可扩展等需求，开发环境选用Java EE平台，WEB服务器选用Tomcat1.6版本。Tomcat服务器具有效率高、稳定性好、方便部署等特点，可以极大提高系统的运行效率，方便系统维护[5]。

3.2 系统架构实现

系统采用SSH多框架实现，即：用户表示层，逻辑业务层，数据持久层。SSH框架的每个层在软件功能结构中都有明确的责任，在功能上保持独立性，它们之间通过接口可以实现。SSH多框架可以使设计层次更加清晰，功能更加完善；并能提高组件的可复用性，降低各层之间的耦合度，有利于系统维护和扩展。如图4所示。

图4 系统组合架构图Fig.4 Picture of system combinative framework

3.3 多数据库之间的配置访问

在系统设计过程中，还涉及了与人事管理系统和财务管理系统等其他现有系统数据库间的数据共享。通过对Hibernate框架的简单配置就可以实现不同数据库之间的数据访问。

Hibernate框架中的Configuration是hibernate的入口。在实例化一个Configuration的时候，hibernate会自动在环境变量（classpath）里查找 Hibernate配置文件 hibernate.properties。configure（）方法默认是通过访问hibernate.cfg.xml的＜mapping＞元素来加载对应的映射文件，hibernate会将提供的class的全名自动转化为文件路径，还可以用addFile方法直接指定映射文件。例如：

这样，就可以通过多个XML配置文件实现多个关系型数据库的配置和访问。我们可以把其xml文件定义为“mysql.cfg.xml” 和 “oracle.cfg.xml”。 则 用 Configuration 类 获 取SessionFactory。代码如下：

通过以上的代码就可以在hibernate框架中实现Mysql和Oracle两种数据库的配置工作，从而实现对两个数据库中数据的共享访问。

4 结束语

科研经费管理系统经过一段时间的调试运行，为学校各级用户提供科研经费检索、查询、分析及调控功能。系统实现了信息共享，为科研人员、科研管理部门、财务管理部门之间搭建平台，一方面减少科研管理部门和财务管理部门反复核对的次数，规范了科研预算管理，实现了科研管理部门和财务管理部门对科研经费的闭环管理。另一方面实现了科研人员、科研管理部门、财务管理部门3方面对科研经费的使用情况实行有效的监控，真正的实现了“事前管理”机制[6]，从而保障高校科研工作的顺利进行。

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[2]常笑霓，王心雁.高校科研经费管理监督中的问题及对策研究[J].北京航空航天大学学报：社会科学版，2006，19（3）:77-80.

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CHEN Xiao-jian，SONG Chen-ji.Research and realization of the college scientific research management system based on SSH frame[J].Electronic Design Engineering，2011，19（16）:8-12.

[6]谢海波.高校科研经费管理存在的问题与对策[J].燕山大学学报：哲学社会科学版，2011，12（2）:135-138.

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