加强区域档案资源整合之对策思考

蒋丽芳（无锡新区档案馆，江苏无锡，214023）

加强区域档案资源整合之对策思考

蒋丽芳（无锡新区档案馆，江苏无锡，214023）

科学地整合、合理地利用档案信息资源，是档案部门更好地服务于党和国家中心工作、服务于经济建设的一项重要举措。为此，我们对无锡新区档案资源情况进行了调查，并在调查的基础上做了一些分析与思考，对提升全区档案工作水平有着十分重要的意义。

一、无锡新区档案资源现状

无锡新区1992年启动开发建设，经过几次区划调整，区域面积从5.45平方公里扩大到220平方公里。现辖无锡（太湖）国际科技园、无锡空港产业园、吴文化博览园、工业博览园、无锡新加坡工业园、无锡出口加工区等若干功能园区和六个街道，居住人口近65万。

无锡新区经过这二十年的发展，目前以占全市6%的人口、土地，创造了全市15%以上的地区生产总值、25%规模以上的工业产值、40%的服务外包产值、45%的高新技术产业产值以及50%的到位外资；累计批准注册外资突破100亿美元，实际到位外资80多亿美元，世界500强跨国公司已有80多家投资了100多个项目。传感网研发应用跻身世界先进行列，光伏太阳能电池组件制造技术和产值居世界首位，集成电路制造技术和产值居全国第一，成为全国最大半导体生产基地。无锡高新区的综合实力和创新能力跻身全国各类国家级高新区的先进行列，是江苏省唯一国家火炬计划实施20周年先进开发区，江苏省唯一首批进入中央命名的海外高层次人才创新创业基地，江苏省唯一与科技部合作共建的国家创新型园区。经济社会的快速发展，为档案资源提供了丰富的来源。

无锡新区档案馆于1998年成立，2002年从党政机关内设档案管理部门上升为综合档案馆。现有馆藏档案63876卷122313件。新区有近百家各级党政机关直属单位和数千家企业、科技事业单位，其中分属各个业务主管部门的库藏量在三万卷以上至数十万卷不等的（公、检、法、工商、税务、房产、地籍、交通、人才、社保等）档案室就有十多家——这些档案室已构成了全区庞大的档案资源网络。

近十年来，通过无锡新区各级各类档案部门的共同努力，全区建立了完善的档案法规体系，社会档案意识有了很大提高。工作领域不断拓宽，建档覆盖面陆续扩大，不仅是国家机关、企事业单位有比较健全的档案体系，一些新兴行业、民营企业也建立了颇具规模的档案系统。许多反映本地区本部门重大活动重大事件的档案资料被接收进馆，馆藏结构有了显著改变。现代化管理手段的运用，使档案利用效率和利用方式都发生了变化。各级政府增加对档案基础设施的投入，各级档案部门档案保管条件的明显改善，这些都为档案资源建设打下了良好的基础、提供了一定的保障。

在调查中我们可以看到，本区域内虽然有庞大的档案工作网络和丰富的档案信息资源，但从档案资源整合的要求上看还存在许多问题，主要表现在：

——档案资源分散，条块分割，各自为政，信息不通。涉及公民个人权益的教育、医疗、征收、社会保障等档案，由相关业务部门建档、保存和提供利用。对于他们的档案信息情况，档案管理部门难以掌握。

——管理水平参差不齐。一些专业性较强的档案不能按照《档案法》的规定向国家综合档案馆移交。这样，每个部门都要有相应的管理人员，也需要配置必要的档案柜等档案设备，很容易造成重复投资建设。另外，由于领导的重视程度、人员素质和掌握技术标准的能力及水平等各种因素的限制，各个单位的档案管理水平、信息开发利用、现代化管理等诸多方面存在着较为明显的差异。

——综合档案馆的馆藏结构单一，不够合理。主要以本地区政府机构的档案为主，而反映本地区传统文化、特色经济等方面的档案还不完善。这大多是由于历史遗留因素的关系，在档案移交和接收中档案馆不自觉地将一个单位的档案人为地进行了分割，只接收文书档案，忽略了对科技、专门档案的接收。长此以往就造成了这样的后果，致使馆藏结构单一，内容不丰富。国家档案资源效用得不到有效发挥，妨碍了档案信息资源的社会共享。

——现代化管理程度不高，难以实现信息共享。目前，各个单位都在搞信息化建设，虽然工作手段有较大改善，但由于对档案信息的要求和标准滞后，信息的交换和共享暂时无法实现。

二、加强档案资源建设的对策思考

（一）统一认识，树立信心，坚持依法整合档案资源

档案是人类社会活动的真实记录，档案工作是人类社会的记忆工程。保护档案的安全，管好用好这有限的人类记忆的资源，为现实服务，为后人留下一笔财富，这对于档案部门来说责无旁贷。

档案资源整合不是一个单纯的业务问题，它涉及到体制、机制，涉及到方方面面，牵一发而动全身，不能一蹴而就。因此我们要有充分的思想准备，要提高认识、统一思想、树立信心，做好打攻坚战的准备。在档案资源整合工作中，必须坚持依法治档，按章办事，制度先行，健全和完善档案管理法规体系。要实事求是，结合本地情况，有针对性地分步进行。

（二）强化职能，理顺关系，明确档案资源归属与流向

在档案资源整合中，一定要强化档案局的行政主管职能。新区作为高新技术产业密集区，经济活动和公共事务中形成的文件、资料和数据量庞大，需具有较强的管理和技术基础。要加强辖区内的档案事业发展的统筹规划，推进档案信息化建设，更好地发挥社会服务功能。要通过转变和增强职能，使新区真正形成以档案行政管理部门为指导，以综合档案馆为主体，以基层档案室为基础，管理有序、服务到位且具有新区特色的档案事业管理体系，从而更好地为新区各项工作服务。

各级综合档案馆是国家档案资源的保管基地和利用中心。应采取积极有效的方式，整合本地区的国家档案资源，强化综合档案馆的主体地位。一种模式是将辖区内专业档案馆的档案归并到综合档案馆，充分发挥综合档案馆的专业优势，进行集中保管、统一规划、科学配置、有效利用，既方便百姓查阅利用，又能有效克服资源的重复配置。如安徽巢湖市和县档案管理模式就是有效整合档案信息资源，充分发挥档案整体资源优势，为社会提供全面优质高效的模式典范。另外，也可尝试建立中心档案馆体制，“以综合档案馆为中心档案馆，专门和部门档案馆为分馆，并且在业务上受中心档案馆的管理和指导”，充分发挥综合性档案馆地区信息中心的作用，倡导档案管理的集约化、规范化、标准化，保证档案馆在社会上发挥服务功能。

（三）统筹规划，合理布局，为档案资源整合工作打好基础

馆库建设是档案资源建设的硬件保障。馆库建设与资源建设关系重大，相辅相成。“十二五”期间，我们要把馆库建设作为重要基础性工作加以推进，积极争取各级领导的支持。要按照面积达标、设施完善、功能齐全、具备档案安全保障能力和公共服务能力的新型公共档案馆的标准，全面规划档案馆新馆建设，为资源整合的顺利开展、档案资源的永久安全保管，提供基础条件保障。

（四）改善结构，注重特色，调整档案接收征集范围

综合档案馆结构的不尽合理，制约着其社会服务功能的发挥。因此，档案局（馆）应重视加强档案资源建设，努力优化馆藏结构。一是要建立和完善征集工作机制，加大向社会征集档案资料的工作力度，认真分析本地区档案资源情况，全面掌握档案资源信息，大力拓展档案征集渠道，建立征集网络，积极主动、卓有成效地开展征集工作。二是要注意接收不同门类、不同载体的档案资料，特别要注意接收本地区名优特新的产品和反映地方特色的人物、自然、经济、文化、历史状况的档案资料，以优化馆藏结构，增加馆藏档案特色。三是要注意收集与人民群众生活密切相关的档案信息，如婚姻登记、房产交易、社会保障等方面的档案，优化馆藏档案结构，提高馆藏档案信息的实用性，增强为社会公众提供档案信息服务的能力。四是加强重大活动档案的征集进馆工作。

（五）加快档案信息化建设进程，实现档案资源社会共享

档案的信息化建设，为档案资源共享提供了可能。特别是当前，政府电子政务系统平台的构建，企业O A、C A D和E I P等系统的运用，都为档案信息资源建设提供了便利。目前无锡新区档案信息化建设的核心工作，应该是加快实现档案资源数字化和管理手段网络化。要用最丰富的数字信息资源作为保障，保证信息通道的快捷通畅，用现代信息技术提供档案信息服务，实现档案信息资源共享。因此，目前应做好以下工作：一是加强馆藏档案数字化，使之转换成可联机上网的数字信息。二是要加快专题数据库建设。要以婚姻档案、土地档案、房产档案等民生档案专题数据库建设为重点，尽快启动一批查阅利用率较高、社会影响大、有一定工作基础的民生档案信息专题库建设工程，努力实现计算机检索，提高民生档案利用效率。三是要积极介入本地区、本部门电子文件形成过程，加强对电子文件积累、著录、归档等环节的监督、指导，加强对电子档案的管理。

总之，合理整合档案信息资源是档案工作一项长期而又艰巨的系统工程，困难大、任务重，我们档案人只有积极探索，坚持创新，才能走出一条行之有效的路子来。