国际档案著录标准体系研究

王大青

（南京政治学院上海校区军事信息管理系，上海，200433）

国际档案著录标准体系研究

王大青

（南京政治学院上海校区军事信息管理系，上海，200433）

文章针对我国档案著录标准的建设需求，从宏观视角剖析国际档案著录标准体系的总体架构，提炼和总结其制定原则，并概括其基本结构、功能和特点，分析其启示作用。这对于我国档案工作者从总体上把握国际档案著录标准体系，认识各标准之间的关系具有重要意义。尤其是对于我国档案著录系列标准的顶层规划、建设路线具有很好的参考指导作用，从而为我国档案著录工作的发展奠定坚实的基础。

档案著录 国际标准 主要原则 基本框架 基本功能［分类号］G 272.6

档案著录是档案工作者对档案实施智力控制的过程，是关系“三个体系”建设质量的关键环节。档案著录的目标是为了确认和说明档案的背景、内容和结构信息，以便促进档案的检索和理解，同时保障档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。它不仅是档案信息资源体系建设的重要保证，直接影响着档案价值的发挥，而且对档案管理甚至是档案生命周期全程管控起着重要保障作用。在档案著录过程中，单一的内容著录标准是远远不够的，只有将档案著录标准作为一个系统来对待，从不同维度加以丰富和发展，才能适应档案著录工作的需要，为提高检索质量发挥应有的作用，推动档案管理工作的深入发展。

国际档案著录标准体系是国际档案领域最前沿研究成果的概括和反映，是无数专家、学者理论探索和实践经验总结的文字记录，具有很强的实践指导性。对国际档案著录标准体系进行研究，是加速推进我国档案著录标准体系建设的一个重要途径，是促进我国档案著录工作健康发展的理论保证，也是我国档案著录工作实践的迫切要求。

1.国际档案著录标准体系概况

目前，从著录内容控制来看，国际档案著录标准主要有4个［1］，其最新版本情况如下：《国际标准———档案著录规则（总则）》（General International Standard Archival Description［2］，以下简称ISAD(G))，1994年发布第 1版，2000年发布第2版；《国际标准——团体、个人和家族档案规范记录著录规则》（International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families［3］，以下简称 ISAAR(CPF)），1996年发布第1版，2004年发布第2版；《国际标准———职能著录规则》（International Standard for Describing Functions［4］，以下简称 ISDF），2007年发布第1版；《国际标准———档案保管机构著录规则》（In-ternational Standard for Describing Institu-tions with Archival Holdings［5］，以下简称 ISDIAH），2008年发布第1版。

从著录数据的规范化形式描述来看，现有3个档案置标标准已成为实践中的国际著录标准，被多个国家应用：《档案置标著录》（Encoded Archival De-scription［6］，以下简称 EAD），最初由美国档案工作者协会于1998年发布，2002年发布EAD2002版；《档案背景信息置标著录》（Encoded Archival Context［7］，以下简称 EAC），最初发布于2001年，2010年发布EAC-CPF 2010版（全称Encoded Archival Context-Corporate bodies, Per-sons and Families，档案背景信息置标著录———团体、个人和家族）；《档案保管机构指南置标著录》（Encoded Archival Guide［8］，以下简称EAG），最初发布于2001年（西班牙语），2008年发布EAG第2版。此外，还有2个各类信息资源通用的标准：《机读目录》》（Machine Read-able Catalog,简称MA R C，可用于解决档案信息与其它信息资源交换格式问题）；《元数据置标和交换标准》（Meta-data Encodingand Transmission Standard，简称METS，可用于解决跨语言数据交换格式等问题）。

2.国际档案著录标准体系的制定原则

国际档案著录标准体系是对档案著录的科学把握，强调著录是一个动态过程、是多维度的、时间上是延续的。它扩展了著录范围，不仅涵盖了档案内容和形式特征，还囊括了档案背景及来源系统的信息。它的制定体现了以下几个原则。

2.1 尊重全宗原则

从档案本质属性出发，无论载体形式特征如何，皆从档案文件源头开始，对其进行全生命、实时著录，反映了档案管理级次和整理体系，很好地体现了尊重全宗原则，维护了档案之间的有机联系和档案来源。著录条目联结规则，有助于将保管于不同机构的档案信息整合至一个系统，实现著录对象之间的链接和关联查阅。

2.2 兼容性原则

每个标准都最大限度地采用相应的国际标准。例如，在数据值的著录上，就引用了时间、国家代码等多个标准，并强调各著录标准与相应国家标准的结合使用。数据交换标准遵循XML规则，使其很好地独立于计算机软硬件，具有较好的自说明性、向后兼容性和可读性，便于数据移植、交换和长久保存，有利于实现档案信息资源共享和交换。

2.3 系统性原则

从宏观上来看，层次分明。从文件形成者到档案保管机构，从职能活动到所产生档案，从智力控制到机器实现，均有具体著录标准，动态地将它们相互关联，形成一个完整的档案著录系统；从微观上来看，每个标准皆由前言、介绍、术语、引用标准、结构、内容、著录规则、适用范围和实例等部分组成，自成体系，是一个个结构良好的子系统。依据国际档案著录标准体系，档案著录不易发生语义或语法理解的偏差。

2.4 动态性原则

整个标准体系密切关注实践和理论发展，以其严谨的科学精神，定期（或不定期）地进行修订。国际档案著录标准体系是一个开放性系统，具有良好的可扩展性，每一个标准从其设计、起草到定稿，都一直处于不断完善之中，具有较好的动态性。例如，文件连续体理论的运用，由S G ML至XML的变迁，由DTD至Schema的发展都体现了动态性原则。

2.5 注重利用需求原则

为了确保档案著录标准能够满足用户利用需求和检索效率，著录项的设置和检索点的选择均是面向用户的，将档案工作者的信息服务职责充分体现在著录系统之中。各标准中著录规则的应用方式，所产生的著录条目和检索点可以满足用户多途径检索利用需要，确保了普通用户对档案著录信息的准确理解。著录标准体系的建设以档案信息资源全球共享、乃至全部信息资源共享为目标，为实现用户无需考虑信息资源实体地点的“一站式”智能查询提供了可能。

3.国际档案著录标准体系基本结构

国际档案著录标准体系可以分为两个层次，如图1所示。第一层为档案著录数据内容标准，主要用于规范档案著录内容项目的设置。其中，ISAD(G)用于规范档案全宗、类别、案卷和文件等的著录，ISAAR(CPF)用于规范档案形成者的著录，ISDIAH用于规范档案保管机构的著录，ISDF用于规范档案形成者职能的著录。第二层为档案著录数据交换标准，即在当今利用计算机管理档案的网络环境下，为了实现档案著录信息的机器理解、存储和数据交换，而制定的形式化表述标准。其中，EAD用于解决档案著录信息即ISAD(G)著录条目的机读格式问题，EAC用于解决档案形成者著录信息即ISAAR(CPF)著录条目的机读格式问题，EAG则用于解决档案保管机构著录信息即ISDIAH著录条目的机读格式问题，用于解决职能著录信息即ISDF著录条目机读格式问题的标准尚未发布。

图1 国际档案著录标准体系框架

3.1 档案著录数据内容标准基本结构

档案著录数据内容标准针对文件连续体中所涉及的文件形成者、职能活动、文件、档案、档案保管机构等诸要素的著录进行了规范，如图2所示。

ISAD（G）设置了7个著录大项，即特征说明项、背景信息项、内容与结构项、检索和利用条件项、相关档案项、著录控制项、附注项。共设26个著录小项，依次著录从全宗、类别、案卷到文件的相应等级档案文件信息，逐级建立等级结构清晰的有序著录条目，直观地反映著录的层级结构及其相互关系。

ISAAR（CPF）设置4个著录大项，即特征说明项、描述项、关系项、控制项。共设27个著录小项，分别从著录文件形成者实体名称、类型、特征、背景、活动、与其它实体间关系等，建立规范的形成者检索点，是实现关联检索和智能检索的重要基础。

ISDF设置4个著录大项，即特征说明项、背景信息项、关系项、控制项。共设23个著录小项，主要著录文件形成者实体名称、类型、职能特征、背景信息、职能之间关系等，以及定义标准化检索点，实现职能信息的准确描述。

ISDIAH设置6个著录大项，即特征说明项、联系方式项、描述项、利用项、服务项、控制项。共设31个著录小项，主要著录保管机构类型、名称、联系方式、历史沿革、馆藏结构、收集策略、检索工具、开放服务方式等，以及定义标准化检索点，以方便用户利用。

此外，档案著录数据内容标准中还提供数据链接模型，用于规范数据内容著录条目之间的链接。例如，ISAD(G)著录条目至ISAAR(CPF)著录条目、ISDI-AH著录条目和ISDF著录条目的链接。同时，还允许链接至其它相关资源著录条目，比如由同一形成者所形成的资料条目、以此形成者为主题的图书条目等。

3.2 档案著录数据交换标准基本结构

目前，EAD、EAC和 EAG选用可扩展置标语言XML，对著录信息进行全文置标，使其可被计算机理解，并形成语义链接。它们具有相似的结构，首先定义一系列元素及其属性，规定其层次和语义，而后举例说明其应用。主要区别是在具体表达著录信息的元素和属性的定义、使用上。其标准文件分别由可扩展置标语言模式定义（即XMLSchema，包括语义Schema和语法Schema，或早期的文档类型定义DTD）、置标标志词词典（Taglibrary）和使用指南（包含实例）三部分构成。

XMLSchema从语义和语法角度，定义若干层次的元素组合，以清晰的结构描述各元素之间的关系，它的作用是用于验正档案著录信息XML数据文档。置标标志词词典用于定义具体出现于XMLSchema中的元素和属性名称。使用指南以实例方式，说明XML Schema和TagLibrary的应用方法。在实际著录中，可依据此三部分编写具体的档案著录信息XML数据文档。

图2 档案著录数据内容标准逻辑结构图

4.国际档案著录标准体系基本功能

总体来说，现有国际档案著录标准体系较好地实现了下列4项基本功能：如实地记录和反映档案形成、保管和利用过程以及控制信息；为档案信息的组织和共享创造条件；满足数据交换需求；为整合来源于不同保管机构的档案信息提供便利。在网络环境下，规范档案智力控制，实现档案著录信息的全文表述，对档案文件进行全周期标准化管控，从而实现档案信息高效共享。

4.1 档案著录数据内容标准的基本功能

ISAD(G)基于多维控制的视角，对档案的内容、结构和背景信息进行确认和说明，方便管理和利用，可促进档案的理解，其著录条目是文件检索的主要入口。著录条目构成要素齐全、组织模式科学，建立了著录条目与档案实体之间的准确映射关系。实现了对文件整个生命周期的动态、全程著录，进而保障所著录对象的真实性、可靠性、完整性和可用性。

ISAAR（CPF）通过建立一致的、适当的和自说明的文件形成机构、人员和家族著录条目，支持档案规范记录共享，建立著录条目标准化检索点，其著录条目可作为文件检索入口。可以准确区分具有相同名称或相似名称的不同文件形成者，尤其是记录机构行政沿革或者人员变化信息。可将文件形成著录条目链接至多样的、物理分散的档案文件著录条目，帮助用户理解档案文件的形成、使用背景。

ISDF利用所生成的著录条目，控制检索点的创建和使用，其著录条目可作为文件检索入口。它可以记录不同职能之间的关系，以及职能与机构之间的联系，比其行政组织结构更具稳定性，可补充说明ISAD（G） 著录条目和ISAAR（CPF）规范记录。ISDF是文件整理、分类、鉴定和著录的基础，可作为文件检索和分析的工具。有助于将文件更加安全地置于其形成和使用背景中，帮助说明文件创建、使用方式和原因，明确文件拟完成的组织目标或功能，反映一份文件是如何与机构所产生的其它文件进行关联的。

ISDIAH可提供识别和联系档案保管机构的信息，编写档案利用服务指南，生成档案保管机构目录和管理机构列表，在地区、国家或国际层面上建立和记录档案管理机构之间联系，对档案保管机构进行相关统计。准确记录保管机构与所保管档案之间的联系，实现保管机构著录条目与档案其它著录条目的链接。帮助用户了解档案保管机构的基本职能，增进用户对档案的综合理解。在目录系统、档案信息系统或者网络内，档案保管机构著录条目可作为文件检索的辅助入口。

4.2 档案著录数据交换标准的基本功能

档案著录数据交换标准（EAD、EAC和EAG）是既适合档案工作人员（或用户）理解，又适合计算机理解的新一代档案著录标准，是结构化和形式化的档案著录信息描述规范，是XML在档案领域的具体应用。它们分别实现了档案著录信息、背景著录信息和保管机构著录信息的XML表述，以其规范性本质确保著录信息乃至档案的长久保存。有助于高效获取档案,了解相关信息,更好地理解档案内容。它是支撑档案信息交换的关键性条件，有利于跨平台、跨机构、跨区域、跨语言、跨资源地实现档案信息交换、共享和利用，为实现世界范围内档案保管机构之间数据交换、档案著录信息的网络传输和共享奠定基础。

档案著录数据交换标准以XML语言实现了对档案著录条目及其相互关系、档案之间相互关系、档案实体与著录条目之间映射关系的准确描述，是实现智能检索的前提条件，是本体理论在档案领域的重要应用。基于此，可实现档案信息组织模式的重要创新，推动知识服务的发展，为档案信息融入整个社会信息服务发挥作用。

5.国际档案著录标准体系的特点

国际档案著录标准体系是一个逻辑结构合理、层次清晰和功能齐全的规范系统。国际档案著录标准体系对档案著录的理解具有时代气息，紧密融合技术发展，从整个标准体系到各项子标准，都体现着科学性、理论性、前瞻性和应用性等特点。

5.1 科学性

国际档案著录标准体系的各项标准均有深厚的实践基础，对档案著录需求和实践问题作了科学的理性思考。负责标准制定的各国专家严格遵循科学思维的一般原则，在拟定初稿后，多次征求意见并修订完善，用科学研究的思维方法确保了国际档案著录标准体系的整体科学性。

5.2 理论性

各项子标准的制定者均是本领域的理论权威，他们将档案工作中的前沿理论充分体现在标准之中，从总体上确保了国际档案著录标准体系鲜明的理论特征。例如，ISAD（G）对全宗理论、多级著录原则的体现，EAC－CPF对本体理论的体现等等。

5.3 前瞻性

国际档案著录标准体系中的各项子标准不但充分运用了国际档案著录的前沿知识，而且具有前瞻性地解决了档案著录中的实践问题。在考虑时代发展和技术进步等因素的前提下，将档案信息共享和知识服务的长远目标充分体现于标准中。

5.4 应用性

各项子标准具有很强的针对性和指导性，分别承担某一方面信息的著录或形式化表述。每项子标准中既有对规则的详细描述，又有应用实例，从档案信息著录到实现机器可理解的形式化表述，均有实践检验标准的适应性，因而具有很强的应用性。

当然，国际档案著录标准体系在展现其完善性的同时，也带来了另一个问题，那就是专业性———对其理解和把握需要有较高的专业理论知识，普通档案工作者难以进行准确而系统的把握，这就造成了其普及和推广应用的障碍，如何克服这个困难，是时代赋予研究者的重要课题。

6.启示

在世界上，我国属于较早制定档案著录规则的国家，但随后的发展进展缓慢。尤其是随着电子文件的大量涌现和档案信息共享的迫切需求，我们的著录标准滞后了。作为档案工作者，我们需要系统地思考档案著录标准体系框架，建设和完善以我国《档案著录规则》为牵引的系列标准，为规范档案著录，进而为科学地管理和利用档案、实现档案的智能检索发挥作用。

6.1 重新审视档案著录理论，不断提升其科学性

我国著录标准发展较慢的原因之一，就是将著录工作仅仅看作是建立检索工具的手段，而忽视了著录对于档案收集、保存、管理和利用的保障作用。理论来源于实践，理论的发展离不开实践的推动，但理论又必须体现其对实践的引领性。基于此，我们应认真开展实践调研和分析，增强档案著录理论研究工作力度，促进档案著录理论的发展，确保其蕴含时代特征和符合档案工作现实需要。

6.2 从顶层设计视角，构建脉络清晰的档案著录标准体系构架

档案著录系列标准建设离不开科学的顶层规划，否则极易出现标准实施过程中的合力不理想现象。我们可以充分借鉴国际档案著录标准体系框架的构建理念，在健全和完善档案著录数据内容标准的基础上，制定档案著录数据存储和交换标准。这个架构的建设需求应体现档案全程管控、智能检索、知识服务和信息共享等具体目标，在科学论证和聚合各类需求的前提下，构建档案著录标准体系框架，包括明确其微观结构。

6.3 以与时俱进的发展眼光逐步丰富我国档案著录标准体系

档案著录标准体系建设是一个动态的系统工程，不会亦不可能一蹴而就。档案著录标准体系应符合实践发展需要（如电子文件著录需求），及时对社会需求和实践发展做出快速反应，以发展的眼光前瞻性地体现档案工作的实践特点。唯有如此，才能科学地、准确地、有针对性地始终指导档案著录实践工作。例如，信息共享的社会需求和档案信息数量的日益增长、云计算服务模式对档案业务流程影响等等，都对档案著录标准提出了适应性需求，为此，我们应有计划地对各项具体标准进行修订、丰富和完善。

注释

［1］赵芳. 国际档案著录系列标准述评［J］.标准科学，2009（3）：24-26。

［2］InternationalCouncilonArchives.ISAD(G)-General InternationalStandardArchival Description［S］. 2000. ［2011-11-20］. http://www.ica.org/sites/default/files/ isad_g_2e.pdf.

［3］International Council on Archives. ISAAR(CPF)-International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ［S］. 2004. ［2011-11-20］.http://www.ica.org/sites/default/files/ isaar2en.pdf.

［4］International Council on Archives. ISDF- International Standard for Describing Functions［S］, 2008. ［2011-11-20］. http://www.ica.org/sites/default/files/isdf%20eng.pdf.

［5］International Council on Archives. ISDIAH- International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings ［S］. 2008. ［2011-11-20］. http://www.ica.org/sites/default/files/isdiah%20eng_0.pdf.

［6］EAD-Encoded Archival Description［S］.［2012-01-10］.http://www.loc.gov/ead/.

［7］EAC-EncodedArchival Context［S］.［2012-01-10］.http://www.eac.staatsbibliothek-berlin.de/.

［8］EAG-Encoded Archival Guide［S］.［2012-01-10］.http://www.archivschule.de/uploads/forschung/retrokonversion/vortraege_ kolloquium/ 13_desantes.pdf.

Study on the System of International Standards for Archival Description

Wang Daqing(The Department of Military Information Management of Shanghai Branch of Nanjing Political College, Shanghai, 200433)

From the top-layer view, this paper analyzes the general framework of the system of international standards for archival description. Then, it generalizes the basic structure, functions and the main features of the system, summariz the developing principles and revelations between the standards.It is very important for the archivists to fathom the system of international standards, understand the relations between the standards. Especially, this paper can serve to the design of top-layer and the construction route for our national standards system.

Archival Description; International Standards; Primary Principles; Basic Framework;Basic Functions

王大青，男，南京政治学院上海校区军事信息管理系博士生，主要研究方向：电子文件管理、信息安全、云计算，已发表专业论文30余篇。