浅谈加强档案利用体系建设

张红梅

【摘 要】概述了档案利用体系建设的政策保障、制度规范以及措施方法，建议档案部门加强档案资源建设、优化检索工具、重视档案研编、强化宣传工作，开发档案信息与利用系统，提高档案的利用率，实现档案管理的价值。

【关键词】档案；利用；建设

档案利用是档案业务工作的中心环节，主要是通过档案资料的阅览、复制和摘录，最大限度满足社会各方面对档案信息的需求。要真正做到档案服务于社会的职责，就要有强力的政策保障、严格的制度规范，还要有相应的措施和方法。

一、建立档案利用体系的政策保障机制

（一）加强组织领导，为档案利用体系建设提供坚强的组织保证。要配齐配强档案工作领导班子，配备档案工作管事、议事机构，切实把档案工作纳入当地文化事业发展规划。要理顺档案管理的领导机制，行政一把手领导都是专职，而作为档案工作是是“两办”工作不可分割的一部分，档案部门归口党委，但主要业务针对政府部门，应在“两办”都设有档案的领导机构，行政一把手领导应兼任“两办”副主任，切实提高档案工作位置。作为基层档案部门，人才和经费是制约档案事业发展的最大“瓶颈”，各级档案部门领导要积极主动向主要领导汇报，积极争取领导的高度重视和支持，在政策、人才和经费方面予以倾斜，为档案利用体系建设提供政策、人才和经费方面的保证。

（二）完善法规体系，为档案利用体系建设提供有力的法制保障。作为档案立法部门应对《档案法》、《档案法实施办法》等法律规章进行相应的修改和完善，制定新的法规体系，增强档案法的现实性和可操作性。各级档案行政主管部门根据相关的法律法规，加强档案工作的执法力度，联系相关执法部门，对档案的违法案件做出强力的制裁。档案部门在管好当地党委政府各部门的档案外，还要主动配合相关部门，对关系民生的社区建设、移民开发、城乡低保、社会福利、优扶救济、三农扶贫、林地房地权属、婚姻登记、民事诉讼等重要的专门档案制定规范的科学管理制度。为确保档案利用体系的建立，必须在工作思路、工作内容、工作手段上进行大胆创新。要在实践中不断探索和建立领导保障机制、法制保障机制、政策保障机制、考核评估机制、人才保障机制、经费保障机制、设施保障机制、宣传教育机制等一系列新机制，使档案利用体系建立得以顺利推进。

（三）突出以人为本，为档案利用体系建设夯实深厚的群众基础。建立覆盖人民群众的档案资源体系，是档案资源建设指导思想的重大转变和重大突破。新的档案资源体系，要体现鲜明的时代特征，那就是突出以人为本，一切为了人民群众。就目前而言，各级档案部门要加强对档案资源体系建设的调查研究、科学论证、业务指导；加快民企建档、社区建档、村级建档、家庭建档的步伐；要整合各类档案资源，将各类涉及民生的档案实行统一的规范化管理；要优化馆藏资源结构，充实涉及个人档案储备。新的档案利用体系，既包括档案查阅室、档案公开栏、档案展览、咨询业务、书信查阅、编史修志、撰文著书等传统形式和方式，还应包含报刊登载、网络公开、新闻发布、电话热线、主动上门服务、远程服务、免费开放、现行文件利用中心、电子政务信息公开平台、爱国主义教育基地等多种新载体新形势。新的档案利用体系，应具有时代性、公开性、主动性、时效性、多样性、广泛性、便利性、服务性。一切方便人民，应当成为新型档案利用体系的本质和灵魂。

二、建立健全档案利用体系的制度规范

档案是是党和国家的宝贵财富，本着既要确保国家机密和文件的安全，又要简化手续，方便借阅者的原则，建立健全档案利用制度规范。

（一）利用范围

本行政区内部单位及个人都可利用馆藏或室藏档案以及公开的现行文件，不属于开放范围档案，一般不对外提供利用。

（二）利用手续

1.馆藏档案外单位来人查阅，须凭单位介绍信，个人查阅要有相关的证件，经档案有关部门批准后，方可查阅，档案资料限于在借阅室查阅。室藏档案原则上不借出，特殊情况下需要借出，须办理借出审批手续，方可借阅；涉及本单位重大事项的有关文件材料，一律不得借出档案室，并且只能与本单位工作人员一同查阅。

2.档案利用者，需要复印档案资料，须由档案工作人员办理，摘抄的有关档案材料，必须经档案工作人员校阅并加盖办公室印章。

3.按照档案密级规定，各部门产生的密级资料，在草拟审签过程中要同时确定密级和保管期限。密级档案只限有关部门负责人查阅，且须上级或档案部门主管领导批准，并注明利用目的。

（三）利用要求

1.借阅档案人员必须严守国家机密和单位秘密，不允许私自将档案转借他人，不得擅自转抄或复印、拍照、否则一经发现，将视情节轻重给予纪律处分和罚款。

2.利用者要自觉爱护档案，不得随意折叠、拆卷、抽页、不准在档案上圈点、划线、涂改，违者视情节的轻重给予行政和经济处罚。

3.档案查阅过程如果摘抄应通过档案管理人员同意，如需复制应经本部门负责人批准，不得抄录或复制与查档目的无关的档案。复制件要编号并盖上档案室印章，再次复制要重新报批。

4.档案查阅完毕，要及时归还，档案人员应当面查对验收。丢失档案资料必须及时报告主管领导组织追查，对严重危害国家、单位利益者，应向上级有关部门报告，根据有关规定将追究当事人法律责任。

三、建立档案利用体系的措施方法

档案利用是直接或间接通过获取档案信息来完成，档案是人类社会的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，最大限度在开发利用档案信息资源，创造经济效益和社会效益，成为档案利用的最终目的，档案信息资源的开发是一项系统工程，需要社会各界的高度重视和大力支持，要切实加强档案的基础业务工作，注重档案的收集，不断丰富室藏。在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，实行多渠道、全方位、多层次开发利用档案信息资源。

1.加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础。开发利用档案信息资源，拥有档案是基础，最大限度地收集是最大限度利用档案的前提和保证，所以说档案资料的收集是档案资源开发的基础，是首要工作，要扩大征集和接收档案的范围和标准，以国家档案局9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》为依据，认真制定并切实落实档案接收计划，确保到期档案及时、规范进馆。要做到接收和征集并重。纸质档案与其他载体档案并重，档案与资料并重。不但接收到期档案，还要征集本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案，还可以通过接收捐赠、购买等形式对本行政区内社会组织、基层组织、家庭和个人形成对国家和社会有利用价值的档案。档案管理部门充分发挥监督职能及业务指导，在档案资源形成后做到应收尽收、应归尽归，最大限度在做好档案资源的原始积累。

2.优化检索工具，是从浩瀚档案中迅速提取档案的有效手段，是开发档案信息资源的一项基础工作。从传统的手工检索到计算机现代化检索，目的都是方便、迅速、准确地提取档案原始资料，为广大利用者提供信息资源。档案管理基本“四号”（全宗号、目录号、年代号、案卷号）的填写、排列以及案卷目录、全引目录编制，是档案检索最基本最重要的工作，这项工作做不好，其他工作都是错误的进展。通过原始档案的全文扫描、档案目录的著录链接，建立原始档案数据库，是计算机现代化检索的基本途径。对档案工作而言，这是一项基础性而又繁重的任务，一定要认真细致，建立高质量的档案数据库，利用者才能准确迅速检索档案，满足广大利用者对档案信息资源的需求。

3.重视档案编研工作，是档案信息资源开发利用的间接途径。档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工整理，综合制成信息半成品，向社会提供服务，使利用者直接获得信息，缩短收集信息的时间，提高利用效率。档案编研质量对深层次开发利用档案信息有着重要影响，搞好编研工作，档案工作者必须参与社会活动，了解用户的档案要求，从中确定带有普遍性的需求，下功夫潜心编写一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资源编研成果，最大限度地满足各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

4.强化舆论宣传工作，为档案利用体系建设提供可靠的思想保证。要通过多种途径、借助各类媒体，大张旗鼓地抓好档案宣传工作，为档案事业的发展提供强有力的舆论支撑。既要充分利用自身业务部门的报刊网络，更要主动与大众传媒加强合作，建立档案工作尤其是建立档案利用体系相关信息的定期通报机制，让全社会了解档案事业、认同档案事业、支持档案事业。要采取各种有效教育方式，增强全员服务群众意识，增强全民档案主体意识。通过卓有成效的宣传教育，统一思想，深化认识，营造氛围，鼓舞斗志。

档案资源来自于生活、来自于实践、来自于人民大众，是基础；档案利用即服务于生活、服务于实践、服务于人民大众，是目的。档案资料的收集，坚持机关团体和民间个人相结合，重视民间个人资料，重视民生档案收集；档案管理，坚持传统方式和现代手段相结合，重视现代手段管理；档案服务，坚持领导机关和基层群众相结合，重视基层群众的服务。为档案创造更多的社会效益和经济效益而建立完整全面的档案利用体系。