ERP系统中静态数据准确性研究

梁军

【摘 要】企业实施信息化的过程中，基础数据的质量己成为影响企业实施ERF系统能否成功的关键因素。在介绍了保障系统信息质量重要性的基础上，详细分析了静态数据质量控制难点以及解决方法，从而达到了保证ERP系统内的信息质量，降低成本，提高生产效率的目的。

【关 键 词】ERP系统；信息质量；准确性；库存管理

【中图分类号】F253.4【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0223-01

ERP（Enterprise Resource Planning）——企业资源规划，是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供了决策、计划、控制与经济业绩评估的全方位和系统化的管理平台。

物料库存管理信息系统作为ERP环境下的一个子系统，是ERP系统设计的关键部分.物料数据作为物料管理的核心基础，关系到企业各部门的业务操作，是各个部门保持正常运营最基本的数据。自程序设计开始，就着眼于系统体系结构的功能性、可靠性、易使用性、可维护性和可移植性，以面向数据开发为主，结合面向对象开发方法进行开发。这样，既满足了复杂的应用需求，也为今后系统的调整和升级留有余地，延长整个系统的生命周期，减少了系统维护的开销和难度。

在ERP系统的推广和应用过程中，系统数据的准确与否对于系统的实施运行起着关键性因素。但是如何才能得到及时而准确动静态数据是每一位ERP系统实施者都要遇到的问题，这是一个综合的、多方位的问题。要想得到高质量的数据，必须有统一而有效的收集、效验、录入方法和手段，这才能保证数据的及时准确。

1、静态数据

1.1 静态数据的定义

静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据。静态数据的特点是他在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟一性。基础数据涉及面广，涵盖了企业的所有可见事物信息和不可见信息。

1.2 静态数据质量控制的难点

对于静态数据来说最重要的是正确性，基础数据是许多程序计算和运行正确的基础，例如物料计划、生产计划的计算，就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等经过复杂计算得到的，如果其中任何一个数据与实际不符或者有微小的偏差，计划结果将没有任何指导意义。静态数据的这些特征造成了收集准备工作量大，难组织，一般需要多个部门协调，投入人力和时间多。

1.3 制定编码规则

ERP编码问题同样也困扰着企业实施ERP。物料编码一般贯穿整个ERP系统的实施过程，从BOM单据，到采购、库存、生产、销售整个环节，可以说，物料编码是动态数据建立，运行的基础。

物品基本信息主要包括：物品分类、物品编码、物品属性控制、计量单位、物品状态、物品关系、物品目录组、型号等。

ERP系统对数据的管理通过编码实现，编码可以对数据进行惟一的标识，并且贯穿以后的查询和应用中。在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。它既包含原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料分类则是根据物料的某些属性对物料进行归类，如产品、部件组件、零件、毛坯、刀具、量具、夹具等。作为系统基础元素，应首先将工作的重心放在物料数据的准备上。

所以，物料编码应遵从以下原则：

（1）惟一性。必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象。

（2）实用性。编码体系既充分考虑企业发展对信息编码的需求，又能兼顾企业的发展使用。要从实用性角度出发，注意编码的粒度，不易过粗或过细。

（3）统一的编码结构。编码由一个或者若干不同分类码构成，统一的编码结构，对任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。

（4）标准化。编码应提高标准化程度，充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与国家相关行业标准相吻合。

（5）便于ERP系统处理。由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现，故编码应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理。

（6）易用性。编码应尽可能的好记易用，常用的编码应尽量避免字母与数字混用。

2、系统设计开发方案

2.1 物品分类

目前物料分类已经在我中国有色集团层面形成了完整的体系，选择适当的分类标志，将物料集合总体科学地、系统地按物料的物理属性逐级划分为大类、中类、小类。

2.2 物品编码

物料编码标准就是将物料数据分类、规范整理为有效的信息，确保物料编码的唯一性和在各企业物料管理系统中的一致性。

物料编码示例：

第一层2位数字代码限定大类，第二层3位数字代码限定中类，第三层3位数字代码限定小类，第四层6位流水数字代码（000001-999999）限定具体物料，物料编码为14位等长度编码。（见图1）

2.3 物品命名

根据中国有色集团各出资企业物料管理现状，结合ERP系统先进功能，物料名称原则上采取“物料说明+型号+牌号、等级、材质+规格+（标准、备注等说明性信息）”的命名标准。如果此描述仍不能表达出该物料的准确信息，就应完整描述该物料的所有详细信息做为该物料的名称。

物料名称示例：

各字段间分割符号说明：用“|”分隔。字段内分隔禁用“|”。

圆钢 | |Q235|Φ10 |GB/T 702-2008

3、进行数据收集

3.1 编制物料数据收集模版。

3.2 制定数据收集流程。

我单位通过协同办公平台收集第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集中，利用统一制定格式的表格通过协同办公平台系统在各个部门间交叉流转，各部门将自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门。

4、 静态数据效验

数据检查，包含编码的数据需要进行认真的检查，检查应该包括数据的完整性、正确性和惟一性。完整性包括记录数量是否完整，可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，和历史的数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有的ERP软件都有必须输入的字段，这些字段如果缺少会造成系统的不稳定。正确性检查，可以由企业根据需要制定检查原则。例如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的错误在系统上线使用前必须发现并改正。惟一性检查，应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码也必须杜绝，此错误ERP软件是发现不了的。

5、 静态数据导入

完成检查后，就要将数据录入ERP系统，录入前应该将基础数据原始档案进行归档。电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本。如果是打印的纸介质保存，应该保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。

6 、结论

本文针对企业在实施ERP系统后存在的数据信息质量问题，首先介绍了保障系统信息质量的重要性；其次详细介绍了静态数据质量控制难点以及解决方法，同时对静态数据收集过程也进行了描述，达到保证ERP系统内的信息质量，降低成本，提高生产效率。

参考文献

[1] 罗鸿，王忠民.ERP原理·设计·实施北京：电子工业出版社第二版

[2] 罗鸿.ERP原理、设计、实施[M].北京：电子工业出版社，2002