常州市水利普查档案管理工作综述

刘 骏 张 翊 王 敏

（1.常州市水普办，江苏 常州 213000；2.常州市天宁区水普办，江苏 常州 213000；3.常州市长江堤防工程管理处，江苏 常州 213000）

1 水利普查档案的形成

水利普查档案是指各级水利普查机构在水利普查工作中形成的、具有保存价值的、各种形式与载体的历史记录。水利普查档案属于水利科技档案范畴，是水利普查的重要成果，是国家档案资源的重要组成部分。水利普查档案应真实、准确、全面、系统地反映水利普查工作的过程与结果。

1.1 水利普查档案内容组成

第一次全国水利普查主要包括：河湖基本情况普查、水利工程基本情况普查、经济社会用水情况调查、河湖开发治理保护情况普查、水土保持情况普查、水利行业能力建设情况普查6个综合调查以及灌区、地下水取水井2个专项普查（简称“6+2”）8个内容。主要是普查河流、湖泊、流域的水资源与水文特征，河湖的利用与保护情况，水利工程的数量、分布、规模、效益，社会经济用水及其水环境，水土流失与水土保持措施的特点、分布、数量等。

依据水利普查的内容可以预期形成水资源、水利工程、社会经济用水、水资源开发利用和保护、水土保持等方面的档案材料，以及水利行业能力建设、灌区基本情况、地下水取水井等专项档案材料。档案的存档介质既包括管理文件、调查汇总统计的纸质资料，也包括录入的电子文档以及数据库与相关专用软件资料。

1.2 普查档案形成过程

水利普查划分为四个阶段：①前期准备阶段。开展普查方案设计、试点、培训和宣传动员。②清查登记阶段。开展清查登记、台账建设和现场调查等工作。③填表上报阶段。开展填表上报、数据处理、审核验收等工作。④汇总发布阶段。开展普查成果验收、汇总发布和资料开发等工作。在这四个阶段中，水利普查要形成调查与同级表格、图件、文档、影像资料等基本调查材料，这些材料直接记载着原始的水利信息，是最珍贵的第一手资料，具有较高的档案保存价值；在第三阶段进行填表和数据统计分析，形成统计数据期间将会产生相关的电子文档，包括统计数据库和相关统计分析软件，是水利普查重要的中间成果；在前三个阶段材料的基础上所形成的不同级别的水利普查报告以及相应的分专业报告，是水利普查的最终成果。因此，档案工作要贯穿在水利普查的各个阶段，跟随普查的进展，帮助有关普查单位做好各种资料的归类与整理，不仅可以提高水利普查工作的质量与效率，而且可为普查完成后各类资料的有效归档、防止重要资料的差错遗漏奠定良好的基础。

2 水利普查档案管理

在水利普查档案工作开展前，要熟悉掌握一般科技类档案工作方法，尊重档案学的普遍规律，认真分析水利普查的任务和目标，熟悉普查档案的工作流程，了解普查的工作方法和资料获取的手段，根据普查工作不同阶段采取不同工作方式，结合水利工作的自然、社会和工程特点，在关键点与关键环节上与普查人员紧密配合协调，争取在水利普查中不断改进档案工作，以满足水利普查档案工作的要求。

常州市各级水普办高度重视水利普查档案工作，充分认识做好水利普查档案工作的重要意义，明确责任，健全制度，加强培训，强化督查，将水利普查档案工作与水利普查业务工作同步开展，以保证水利普查档案的完整、准确、系统与安全。

2.1 明确档案管理工作责任

明确普查档案工作人员的职责，是普查档案工作的根本保障。常州市各级普查机构按照有关要求建立了各项档案管理工作相关制度，例如：《档案室管理制度》、《档案工作人员岗位责任制》、《档案保管制度》、《档案保密制度》等。同时，明确水利普查机构是水利普查档案工作的责任主体，并明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入水利普查工作计划中，配备档案工作人员，统筹安排经费，为水利普查档案的收集、管理、保管、利用等创造条件，提供保障。

2.2 开展多层次的培训

水利普查档案工作人员是在水利普查工作中被临时任命的，有的完全没有档案管理的基本常识和经验，为此，开展水利普查档案管理培训工作是水利普查档案管理的重要环节。常州市水利普查档案管理培训班专门聘请档案局及水行政主管部门有丰富理论知识和实践经验的科技档案管理专家为学员授课。授课内容包括：水利普查档案工作保障体系，档案文件的完整、准确、系统性，档案归档、移交与档案接收后的管理，档案验收等，并结合实际，讲解卷皮、档案封面、卷内目录、卷内备考表等项目的规范制作。通过培训，档案管理人员可熟悉和掌握水利普查档案收集、整理、归档等各个档案业务工作环节的实际操作技能，为水利普查档案管理工作顺利开展打下较好的基础。

2.3 加强沟通交流

水利普查由于涉及的范围广，文件资料类别比较多，档案管理工作人员不一定对水利普查各阶段、各专业的内容了解详细，必须和水利普查专业负责人及时沟通了解获取相关资料和内容，以满足水普档案完整、系统的要求。常州市各级水利普查办在档案管理工作过程中，邀请档案局、水行政主管部门专家，现场讲授档案管理基本知识，介绍档案管理先进经验，检查指导档案管理工作，为水普档案建设特别是档案信息化管理提供有力的技术支持，进一步完善水普档案的系统性，确保水利普查档案满足要求。

2.4 加强档案管理督查

常州市水普办每次召开水利普查工作会议均要求各级普查办认真做好档案管理工作，在水利普查业务检查同时，检查水利普查档案资料收集、整理情况，检查整改过的数据内容是否及时更新、完善，以保证水利普查档案资料真实、准确、有效。常州市水利普查办还联合市档案局、市水行政主管部门档案管理人员分几个阶段开展水利普查档案管理专项督查：一是在水利普查档案整理期间进行档案管理质量督查；二是在上报验收申请后进行验收前的质量督查；三是验收后针对验收中发现的问题进行抽查，进一步督促整改。通过督查，及时发现和整改存在的问题，确保水利普查档案管理工作规范、有序。

2.5 创新普查档案管理

水利普查档案属于水利科技类档案的范畴，常州市各级水利普查办在档案工作中不断研究，创新改善工作方式，做到纵横结合、条块相通、资源共享。武进区水普办在水利普查初期，让下级普查办按专业类型收集整理普查资料，资料盒做到统一格式、统一标准、统一内容，并由下级普查办的水利普查指导员集中领取，水利普查业务工作结束后再收集上来，确保水利普查数据能够有效利用。金坛市水普办联合市档案局积极做好水利普查档案的整理、编码等工作；新北区水普办结合自身特点，创新应用，在水利普查资料收集的同时，及时布置水利普查成果的应用，编制水利资料汇编材料等，为水利相关工作提供基础数据资料。

2.6 积极开展档案管理预验收工作

水利普查档案专项验收有严格的验收标准，开展预验收工作对水利普查档案顺利通过验收具有重要的作用。常州市水普办在水利普查档案专项验收前，联合档案局、水行政主管档案管理专家，开展水利普查档案预验收工作。并通过预验收，推广好的做法，积累好的经验，探索好的方法，确保水利普查档案工作顺利通过专项验收。

3 水利普查档案专项验收

水利普查的成果是以后普查工作的基础，同时也是珍贵的历史资料。水利普查工作应严格执行有关档案验收质量标准，遵守档案检查、验收制度。完整、准确、系统、规范的水利普查档案是水利普查项目验收的必备条件，凡是水利普查档案验收不合格的单位或项目，不得进行水利普查工作验收。按照规定，常州市水普办负责对县级普查机构档案的验收工作。常州市根据规章制度建立与执行情况，档案管理设备设施及装具情况，履行档案监督、指导职责情况，对档案的完整性、准确性、系统性、规范性进行验收，于2012年11月在全省率先完成对县级普查机构的档案验收工作。同时，市级水利档案于2012年12月13日以优良等级通过省级档案验收。