江苏省水利普查档案管理工作实践与思考

丁 虎 朱 玮 韦锁兰

（江苏省第一次全国水利普查领导小组办公室，江苏 南京 210029）

1 档案工作概况

江苏省第一次全国水利普查自2010年5月正式启动，历时3年，于2013年5月30日正式发布《江苏省第一次水利普查公报》。在3年的普查工作过程中，我省始终将普查档案工作摆在重要位置，认真贯彻落实水利部和国家档案局联合下发的《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办〔2011〕161号），严格按照 2011年6月15日全国水利普查档案培训的内容及《水利科学技术档案管理规定》，扎实做好档案管理工作。

2012年8月27日国务院水利普查办在兰州召开第一次全国水利普查档案验收工作座谈会，对档案验收进行了全面部署。江苏省积极贯彻落实会议精神，于9月28日召开了全省水利普查档案验收工作座谈会，积极推动普查档案收集整理验收工作。10月份省水普办对13个省辖市和部分县水利普查档案工作进行了督导检查，11月份起，省水普办会同省水利厅办公室对13个市水利普查档案工作进行验收，并委托市水普办对所辖县水利普查档案工作进行验收。截止2013年1月29日，全省13个市、105个县（市、区）全面完成了水利普查档案验收，累计整理归档水利普查纸质档案18432卷，照片16281张，光盘1060张。从验收的情况看，市县水利普查档案著录项目字迹清楚，书写材料符合耐久性要求；案卷题名拟写简明扼要，案卷目录编制符合规范化、标准化的要求，建立了水利普查归档文件材料的案卷级和文件级目录及重要文件的全文数据库，部分市县还对除书本外的所有文档以PDF格式进行了全文扫描，实现了所有档案的全文数据库。

2 主要工作措施

2.1 加强组织保障

从水利普查工作开始，省水普办领导对普查档案管理工作十分重视，要求各级水利普查机构明确分管档案工作的领导、成立档案管理工作机构，并配备专职档案人员，建立相应档案管理网络，保证普查档案整理与普查各项业务工作同步开展。全省各级水利普查机构能够明确专人负责档案管理，积极主动联系所在地水行政主管部门和档案管理部门，争取当地档案管理部门的业务指导和技术支持，省水利厅和省档案局就加强全省水利普查工作提出了指导性意见。在经费保障上，省市县三级普查办在编制水利普查经费预算时，专门将档案管理经费列入预算，并按照要求配置了符合安全保管条件的专用档案库房、办公与库房的设施、设备及档案装具，以满足工作需要。

2.2 加强制度保障

省水普办在水利普查初期就制定档案接收、保管、利用、安全、保密等各项档案管理工作制度，将档案管理工作纳入水利普查日常工作计划，统筹安排经费，为水利普查档案的收集、整理、保管、利用创造条件，提供保障。省水普办还专门制定了《江苏省第一次全国水利普查档案验收工作实施方案》，并以正式文件印发，进一步明确了档案验收程序与范围，确保档案验收质量。

2.3 加强档案业务培训

2011年11月，省水普办组织13个市，105个县，共计161人的水利普查档案培训，邀请档案专家详细讲解了标准规范及具体操作方法。授课内容包括：水利普查档案工作保障体系，档案文件的完整、准确、系统性，档案归档、移交与档案接收后的管理及档案验收等，并结合实际，现场讲解了卷皮、档案封面、卷内目录、卷内备考表等项目的规范制作。各市县根据实际情况，也以多种形式组织相关人员进行档案培训。通过培训，档案管理人员掌握了水利普查档案收集、整理、归档等各个档案业务工作环节的实际操作技能，为水利普查档案管理工作顺利开展打下较好的基础。

2.4 加强沟通交流

在档案管理工作过程中，各级普查机构主动协调系统内档案管理部门和地方档案行政管理部门，寻求技术支持与指导。全省通过QQ群快捷沟通交流，部分地区还组织了异地交流学习活动，有效促进了档案工作。同时，以启东市为典型，组织全省各市县水普办到启东市学习水利普查档案的先进经验，极大地促进了我省水利普查档案工作水平的提高。

2.5 加强档案管理督查

省水普办每次召开水利普查会议时都要求各市县认真做好档案管理工作。省水普办还结合水利普查台账建设情况专项检查、水利普查填表上报督查、水利普查质量抽查等活动，对全省13个市和部分县（市、区）的普查档案整理情况进行了督查调研，真正做到将普查档案的管理工作与普查各项工作同步进行。在档案验收阶段，省水普办联合省水利厅办公室档案管理人员分三个阶段开展水利普查档案管理专项督查20余次：一是在各市开展档案整理工作时进行档案管理质量督查；二是在上报验收申请后进行验收前的质量督查；三是验收后针对验收中发现的问题进行抽查，进一步督促整改。通过督查，及时发现和整改存在的问题，确保水利普查档案管理工作规范、有序。

3 确保水利普查档案完整、准确、系统、安全

3.1 档案的完整性

省水普办注重在水利普查期间产生的管理类、专业类及特殊载体类（水利普查电子、音像、实物类等）的应归档文件材料收集齐全、完整，具体按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则开展工作。省水利普查各技术支撑单位严格按照水利部和国家档案局制定的《第一次全国水利普查档案管理办法》，依据水利普查文件材料归档范围和自身工作职责，切实做到了职责范围内各类应归档文件材料的完整收集和整理归档。

3.2 档案的准确性

一是纸质归档文件材料记录和反映的内容清晰、准确，图纸编制符合规范要求，各项审核签字手续完备，反映同一问题的不同档案记载保持一致；二是重要阶段或节点的电子数据，有可供直接利用的电子数据显示形式和相应的纸制档案。

3.3 档案的系统性

省水利普查办档案共分：水利普查管理文件类、河湖基本情况普查类、水利工程基本情况普查类、经济社会用水情况调查类、河湖开发治理保护情况普查类、水土保持情况普查类、水利行业能力建设情况普查类、灌区专项普查类、地下水取水井专项普查类、空间数据采集与处理类、水利普查音像、实物类等11大类。各类归档文件材料的整理符合系统性要求，做到了分类科学、组卷合理、排列有序。

3.4 档案的信息化管理

建立了水利普查归档文件材料的案卷级和文件级目录及全部水利普查文件的全文数据库，确保存储安全且能够实现相应的检索利用。

4 结语

经过不懈努力，省水普办共形成水利普查档案258卷，其中，管理文件类178卷；河湖基本情况10卷；水利工程基本情况8卷；经济社会用水情况调查4卷；河湖开发治理保护情况8卷；水土保持情况14卷；水利行业能力建设情况11卷；灌区专项6卷；地下水取水井专项6卷；空间数据13卷；照片696张，光盘90张。2013年2月21～22日，江苏省第一次水利普查省级档案验收会在南京召开，江苏省水利普查档案以优良等级通过国家级验收。