正确处理人事档案信息知情权和隐私权的关系

刘 英

（山东理工大学，山东 淄博 255049）

一、人事档案信息知情权的内涵和现有规定

1.知情权和人事档案信息知情权

知情权又称为了解权或知悉权，是指社会公众或法人组织知悉、获取社会资讯、公共信息的自由与权利。就广义而言是指公民有依法了解国家活动、国家事务和社会事务及其他事项的权利；就狭义而言是指公民有权了解社会，有权知道社会发生的和本人有关的、或本人感兴趣的问题和情况。人事档案信息知情权主要是指在不损害国家和集体利益的前提下，公民有权从人事档案管理部门有条件地知悉与自己有关的人事档案信息，法人或其他组织有权了解其内部工作人员和即将成为其内部工作人员的有关信息。

2.我国现有档案管理法规中关于人事档案信息知情权的规定

人事档案是一种控制在单位组织手中的重要公共信息资源。我国现有的人事档案管理制度是在充分考虑我国人事档案管理具体情况的基础上制定的，是当前我国人事档案管理的依据，其中不乏人事档案信息知情权的相关规定。《干部档案工作条例》第五章第二十三条、《企业职工档案管理工作规定》第四章第十一条、《流动人员人事档案管理暂行规定》第四章第十二条均规定“收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入（干部）档案。”《干部档案整理工作细则》第三章第十条规定“审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。”从2008年5月1日起施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》第二章第九条规定“行政机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开：（一）涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；（二）需要社会公众广泛知晓或者参与的”。人事档案信息也归属于政府公共信息资源，条例的实施为保障公众对公共信息的知情权提供了更明确的依据。

二、人事档案信息隐私权的内涵和现有规定

1.隐私权和人事档案信息隐私权

隐私权是指公民享有的私生活安宁的权利，属于个人领域的，与公共利益、群体利益无关的信息不被他人非法侵扰、知悉、搜集、利用和公开的一种人格权。人事档案信息隐私权是指对人事档案中有关个人利益或专属个人特征的且当事人不愿为他人知晓或散布的私人信息，当事人要求档案管理部门保护个人利益的权利。人事档案信息隐私权主要包括：（1）隐私保密权，这是隐私权受到保护的前提，即档案中个人生活信息不被他人非法知悉的权利，公民有权要求自己与公众无关的个人信息和资料，不得对外泄露。（2）隐私维护权，即公民有权禁止他人非法知悉、收集和传播涉及个人隐私的档案信息，以维护自己的人格尊严和私生活的安宁，并且在受到非法侵害时，有权寻求法律援助。（3）隐私公开权，即公民对自己的隐私，不仅有静态的、消极的保密权，还享有以积极主动的行为公开和利用的决定权和实施权。（4）隐私修改权，即公民对档案中涉及个人隐私的与事实不符的信息有要求删除、订正的权利。

2.我国现有档案法规中对人事档案信息隐私权的规定

现有档案方面的法律法规越来越重视公民隐私权的保护。《中华人民共和国档案法》第四章第二十一条规定“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。”第二十二条规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。”《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制适用范围暂行规定》第七条规定“凡涉及下列内容的应当控制使用：（十六）涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案；（十九）机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案”。《公证档案管理办法》第四章第十七条规定“凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。”

三、正确处理人事档案信息知情权和隐私权的关系

人事档案信息知情权和隐私权是档案管理中一对对立统一的矛盾体，代表了对立的精神利益。如何既最大限度地满足档案利用者对档案信息的合理需求，保护知情权，又做到档案开放中个人隐私权不被侵犯，在人事档案管理工作实践中要正确处理协调好知情权和隐私权的关系。

1.建立健全保护人事档案信息知情权和隐私权的法律法规，实现两项权利充分性、有效性、公平性

运用法律保障人事档案信息知情权和隐私权是社会文明进步与现代法制发展的结果。我国人事档案法制是以《档案法》为先导以《干部档案工作条例》和各种《暂行规定》为主体的基本格局。《档案法》没有对人事档案做具体规定，人事档案主要由《条例》和《暂行规定》两个规章级文件调整。由于我国人事档案制度长期实行的是内向型封闭式管理模式，对档案的服务功能有所忽视。因此，需要在法律建设的不同层级、不同方面不断完善。

（1）要确定知情权和隐私权的法律体系。在宪法、民法、刑法等一系列法律体系中明确知情权和隐私权的法律地位，确定知情权和隐私权的具体侵权行为，明确民事责任，更好地体现对人的尊严和人的价值的尊重，设立侵犯知情权、隐私权的犯罪条款，规定相应罪名，惩治侵权行为。形成以宪法保护为核心，以民法保护为重点，以刑法等其他法律保护为辅助的全方位法律体系。

（2）要完善档案法规政策中对知情权、隐私权的保护。为有利于保护公民对自身人事档案的知情权，建议在今后修订《保密法》等相关法规时，应适度确定公民个人信息的保密范围和密级。我国人事档案管理工作与保密工作紧密相连，如果把不属于国家、组织或个人秘密事项的信息也划为保密信息，不仅妨碍了信息的交流，给工作带来诸多不便，同时也阻碍了公民对人事档案信息知情权的实现。在人事档案法规政策中可以按照档案信息的收集、存储、传播、处理和利用的流程展开，把档案工作中涉及隐私权的问题加以详细系统地阐述，避免档案开放中知情权和隐私权的人为性和随意性。同时，为保证档案开放利用中知情权的实现，允许当事人对自己不利或可能危害其利益的表现、评价、处分、解聘、辞退等材料，在放入人事档案之前，提出意见，做到有理、有据、有节。在正式放入档案后，当事人应收到这类材料的一份副本。

2.档案管理者依法主动或依申请提供档案信息，自觉保护人事档案信息知情权

依申请公开是我国政府为满足公民知情权的一项积极举措，也是国际上信息公开制度的通行惯例。在《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》中都明确规定对当事人自身人事档案信息知情权的尊重和保护，人事档案管理部门应该认真学习，严格按照有关规定的要求对人事档案进行有效管理，提高人事档案管理的透明度，不要再以“管理需要”、“保守机密”等借口侵犯公民的知情权，应允许当事人有条件地获知自己人事档案管理情况和有关信息记载，使公民的信息知情权在人事档案管理制度中得到应有的体现。

3.及时审核反馈人事档案中的问题，确保信息的准确性，保障知情权的落实

人事档案记载的是个人年龄、籍贯、社会关系、文化程度、工作经历、健康状况的自然记录和单位组织对当事人政治面貌、思想品德、技术水平、工作表现、奖惩情况的考量纪录。对在人事档案审核中出现的主要材料缺少，各种信息前后记载不一致的，要逐一登记，及时向当事人反馈，不允许档案管理者单方面对人事档案信息及材料进行改动。当事人对档案中有关的不实内容提出有证据支持的合理修改请求，有关部门应当在认真核查的情况下，对不正确的人事档案信息予以更正，同时保留相关的申请材料和更改依据材料，保证人事档案信息的齐全真实。

4.提高人事档案网络化管理水平，维护知情权，保护隐私权

利用先进的计算机技术和网络技术对人事档案信息进行存储，建立人事档案信息通用数据库是人事档案信息化管理的基础。档案信息向网络环境迁移，简化当事人利用档案程序，是当事人查阅人事档案的技术保障。对人事档案信息数据库中的一些非保密信息，如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等向个人开放。个人在提出申请并得到人事档案管理部门批准并授权后，可以在人事档案信息数据库查看自己所需要的信息。当然，这些信息个人只有查阅权，没有修改权。有关部门建立人事档案全文数据库，通过扫描仪把人事档案材料数字化输入计算机，当事人可以根据需要从全文数据库中调出有关内容，充分实现人事档案信息知情权。由于获取个人档案信息的手段越来越先进，公民更加注重保护个人的隐私，同时人事档案信息利用中的知情权和隐私权的矛盾也越来越尖锐。因此在网络传输等现代化开放利用中更要加强隐私权的保护。要对涉及个人隐私的档案统一管理，通过数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术、访问控制技术等为人事档案信息的安全保护提供技术支持，保障人事信息的真实，不被窃取、泄露、丢失和随意传播，保护人事档案当事人的隐私权，维护档案利用者的知情权。

5.保持知情权与隐私权的有机平衡，发挥档案服务社会政治经济的作用

人事档案利用是人事档案工作存在和发展的动力和源泉，一切信息资源都是有用的，离开了人事档案利用，人事档案工作就失去了存在的意义。人事档案工作必须强化公众服务和以人为本的理念，向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。笔者认为在利益平衡的前提下，为满足社会公共利益，下列对于利用者的合理利用权利，隐私权主体要配合和尊重：（1）单位组织因工作需要常规使用人事档案信息，如干部选拔任用过程中公示干部的年龄、学历、个人经历等；（2）配合人口普查提供人事档案信息；（3）为单位提供作为统计研究用途的不具有个体特定性的个人档案信息记录；（4）向修史编志部门提供具有历史价值和特殊意义的档案信息；（5）为执法目的向国家安全、公安、司法部门提供个人档案信息；（6）为保护他人健康和人身安全而提供使用个人档案信息；（7）其他紧急情况下，为了国家利益、公共利益提供个人档案信息。

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