吴秀琴
(广东省地质局 第四地质大队,广东 )
内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。企业建立与实施有效的内部控制,应当包括下列要素:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。从内部控制的定义可以看出,地勘单位加强内部控制建设可以保护国有资产的真实完整;可以促使地勘单位认真执行会计准则,从而保证编制的财务报告真实、合法、完整;可以促使地勘单位科学决策,客观进行可行性研究,促使实现其发展战略。笔者根据多年的地勘工作经验,结合实际情况对地勘行业在内部控制建设和实施过程中存在的问题以及应采取的措施谈谈自己的一些体会。
(一)地勘单位控制环境不佳,造成内部控制的设计虽然趋于完善,但是建立的各项控制制度没有得到有效实施,流于形式。具体表现在:1.地勘单位领导层基本是上级任命,定期轮岗,每任领导的理念特别是对内部控制的理念存在很大差异。内部控制制度的变化较大,导致各执行人员无所适从,出现了很多的执行偏差;地勘单位存在很严重的裙带关系,经营管理人员特别是财会人员的专业胜任能力不够,不能正确理解和执行相关指令,有时甚至逾越内部控制,从而使内部控制失效。目前地勘单位所属企业的法人治理结构大多严重缺陷,很多下属企业未按规定建立法人治理结构或者已建立了法人治理结构,但董事会中高管人员占了较大比重,甚至占总人数的一半以上,在实际工作中,很少有企业的董事会能充分发挥职能。2.组织文化不健全。在良好的组织文化基础上所建立的内部控制制度,必然会成为人们行为的规范,得以很好地贯彻执行,能有效地解决单位治理和会计信息失真的问题。但地勘单位的组织文化建设状况却不容乐观,目前,大多地勘单位仍未建立组织文化,或者将组织文化理解为如8字、16字方针等这类的宣传口号。管理层对企业文化理解比较肤浅,认为企业文化不能对内部控制起到重要的作用和认为自己的文化不能促进单位的管理。3.激励机制不完善。健全、完善的激励机制,是促进企业内部控制制度有效执行的保障,但地勘单位由于受体制制约,却普遍存在激励不足的问题。传统的人事管理思想和人才激励措施在地勘单位市场化改革趋势中已不能很好地满足地勘单位的市场化进程和地勘经济的发展,所以如何解决各地勘单位技术人才断层,激励技术人才,增强他们的归属感,保持技术人才队伍的稳定和发展壮大,激发他们的工作积极性和创造性,已成为维持各地勘单位竞争优势急需解决的问题。
(二)内控系统存在断层、内控网络没有形成完整的体系。内部控制几乎简化为主要领导的意志控制和并不全面及科学的会计控制。内部控制是一项严密、系统、有机的管理工程,它需要各单位、部门的协同配合,更需要强有力的组织领导。在实施的全过程中,必须做到组织上统一领导,政策上统一制订,执行上统一安排,效果上统一检查,这样才能变部门行为为企业行为,变临时行为为永续行为,变领导行为为全员行为。只有这样,内部控制才能达到自己的预定目标。而我们的不少单位和个人,多少存在着认识上的不足和行为上的偏颇。一说内部控制,似乎只是领导班子和计财部门的事,甚至只是局(队)长和计财处(科)长的事,与其他人无关,这就是我们的内部控制系统缺失了除决策和管理以外的执行层,也是我们的内控网络缺失了除领导环节、管理环节以外的经营环节;另一方面,我们的内部控制对领导权力的制约并没有实质化,内控制度不够完整和严密,缺少一些重要的管理制度如经营方面的管理制度,因而导致内部控制的先天不足。主要表现在:1.完整性方面,财务会计方面的制度较多,经营管理方面的制度较少;业务执行方面的内容较多,监督制约方面的内容较少;而在内部控制五要素中,除“控制活动”外,“信息与沟通”及“监督”少有涉足,而“控制环境”及“风险评估”几乎没有反映,因而其完整性受到很大影响。2.严密性方面,由于缺少统一的安排、部署以及编审人员本身素质不高等原因,内控制度的严密性较差,给执行过程造成一些困难,也给执行效果带来不利影响。3.科学性方面,我们的内控制度方法简单、管理粗放,有的甚至与现行财经法规和政策相脱节,与本单位经营、发展、改革的实际相脱节。4.统一性方面,我局各地勘单位性质相同、特点相似、业务内容相仿、机构设置和管理方式相当,在内部控制上本应做到形式、内容、方法上的统一,但实际上是各唱各的调,各吹各的号,从而使内部控制的统一原则遭到破坏。
(三)缺乏完善的内部控制监督机制。内部监督机制有利于保证内部控制机制的有效执行。目前,我国地勘单位大多没有建立相应的监督机制,忽视单位内部审计的作用,同时也未能建立有效的内部控制评价和激励机制,使大部分内部控制制度流于形式。受传统事业单位的影响,地勘单位内部审计机构多数处于被控制对象的领导之下,独立性较差,甚至由财务部门领导担任内部审计机构的负责人,财务人员兼任审计人员,内部审计不能充分发挥应有作用。部分内部审计机构的监督工作仅局限于审查会计账目,属于事后监督,对内部控制制度执行过程中产生的问题不能实现事前和事中监督,监督效果不理想。另一方面,由于外部监督功能和标准不一,监督未能按照既定目标进行,或是相应的会计师事务所操作不规范等,使得地勘单位外部监督效果不尽人意。
针对上述存在的问题,要向使内部控制真正实现预期目标,笔者认为应当从以下方面入手:
(一)从单位的领导层一直到基层员工应强化风险意识,建立健全的风险管理机制。随着我国地勘单位企业化进程的加快,单位所面临的各种经济活动和外部环境的复杂性越来越大,单位在经营过程中遇到的风险也会随之增加。目前,虽然大多数地勘单位已意识到这个问题,但在风险防范上投入的精力仍十分不足。现阶段地勘单位所面临的风险包括合同风险和投资风险,地勘单位应建立起相应的风险管理机制,采用科学的方法对单位所面临的各种风险进行识别、分析和控制,尤其是对于财务风险的预防和控制,保证单位抵御风险的能力。例如,聘请专业律师对单位合同的起草、审批、签订和违约等作出明确的规定,严格控制合同形成过程的各类程序。同时,建立单位网络信息系统,为单位正确进行各项决策的风险预防和控制创造条件,定期检查和评估单位运行的内外部环境的变化,将地勘单位的经营风险降到最低。
(二)完善内部监督机制,加强内部审计。完善内部审计建设和强化外部监督是地勘单位内部控制有效执行的重要保证。因此,根据地勘单位内审建设过程中存在的种种问题,地勘单位应建立独立的内部审计机构,机构应被赋予足够的权力,接受直接上级的领导,并配备适合的内审人员,加强对审计人员的能力素质和职业道德的培养,以保证内部控制的监督检查工作的顺利开展。内部审计机构的主要任务是检查单位信息系统资料,确保相关财务记录和报告的真实性和完整性;监督单位各经营管理过程是否存在违纪违规现象,是否有越权行为;审查地质项目是否按预定计划进行,其结果是否与既定目标一致等。地勘单位在充分发挥内部审计监督作用的同时,也应完善相关的外部监督机制,通过财政和审计两部门定期或不定期对单位内部控制进行检查,或是利用中介机构及相关专业人士来设计或评价单位的内控体系,充分发挥中介机构和政府监督部分的外部监督作用。
(三)在地勘单位内部控制过程中,可以通过计划、政策、标准以及其一切科学有效的手段和工具来完善内部控制。首先,地勘单位内部控制措施,要保证科学性、有效性以及准确性,针对本单位的各项经济活动,开展管理工作,可以通过法律手段,强化对各项管理活动的制约作用和调节作用,加大对违法行为的处罚力度,提高信息的可靠性与安全性。其次,内部控制措施要与本单位的管理制度相吻合,要突出重点和核心,明确责任,确保目标的实现,避免机构重置现象的发生,创新控制技术,建立一套行之有效的内部控制制度。第三,要建立完善的沟通机制,确保信息的有效传统,要求每一个人清楚知道自己的职责和义务,严格执行各项管理制度。
(四)建立科学合理的考核机制。内部控制的建立和实施的主体是人,人的因素在内部控制中具有决定性作用。在地勘单位内部控制管理过程中,要想保证良好的管理效果,就要建立完善的评价机制,切实提升本单位的控制能力。首先,地勘单位可以结合本单位的经营情况,建立相应的考核制度。从战略高度,看待考核机制,使得内部控制执行力提高。其次,地勘单位要针对内部控制的执行情况,给出结论,并且要写出评价报告,增强内部控制执行的有效性和科学性,并且要反映到系统中,通过系统反馈,进而加强对内部控制的调整与修正。第三,要建立合理的激励制度和奖惩制度,加强制度约束,充分调动广大职工的工作积极性和主观能动性,真正落实内部控制,提高单位效益。
总之,内部控制是一项系统工程,要想使内部控制真正发挥应有的作用,坚持形式和内容的统一,兼顾整体和局部的利益。同时,要为内部控制的实施营造一个好的氛围,包括治理层和管理层对内部控制的态度、认识和措施,充分发挥内部审计等监督机制的力量,使内部控制作为约束常规和例外行为的手段。
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