关于搭建高培党校综合管理信息平台的构想

金 莉

（胜利石油管理局 高培党校，山东 东营257000）

目前，胜利石油管理局高培党校（以下简称高培党校）针对培训管理的信息化系统主要有两个：费用管理系统和培训管理信息系统。针对目前的培训管理形势，为实现高培党校建设一流培训基地的目标，有必要搭建一套适合培训管理一体化的信息管理平台，以此来提升学校培训管理的质量和水平。将高培党校原开发的其他信息系统进行融合，建立综合管理信息平台，加快整个学校的信息化建设步伐。由此，我们提出将高培党校培训管理信息系统与费用管理系统整合，搭建高培党校综合管理信息平台的构想。

一、费用管理与培训管理信息系统现状

1.费用管理系统。系统现状：高培党校费用管理系统已应用近6年。系统原是财务资产科牵头负责开发的，包括单班经费管理模块、归口费用管理模块、费用签批模块、合同申请管理模块和绩效考核模块。系统将各主营业务部门的收支数据及学校的归口费用数据、合同申请流程全部纳入网上管理，在各业务部门与财务管理部门之间建立起信息交流平台，为学校绩效考核提供了财务数据，同时也加快了办公自动化进程。

系统存在的问题：（1）该系统中涉及单班经费模块的班级录入功能与培训管理信息系统中的班级管理功能重复，致使业务人员重复工作，而且此模块没有相应的信息制约流程，导致班级信息录入不及时、不准确，致使单班经费管理从源头上不规范。（2）系统中涉及单班的收入、支出数据，需要财务人员在中石化会计集中核算系统中做账完成后，再手工重复录入到该系统，增大了工作量，而且某些费用归集到某一班级比较困难，致使单班经费管理模块没有实现真正意义的单班收支管理。（3）系统中缺少预算管理功能，财务部门无法实时掌握各部门的实际完成工作量、实际发生而未结算的成本费用、实际资金需求，导致各部门、各培训项目（班级）实际收支与预算收支脱节，没有按照管理局给学校下达的预算指标开展工作，只是走走看看，看看走走，走到哪里算哪里。（4）系统中的费用签批模块没有应用到实际工作中去。（5）系统中的绩效考核模块只是用于定时事后归集财务数据，提供给绩效考核部门及学校领导已结算的数据，没有实现真正意义上的数据分析、预警。

2.培训管理信息系统。系统现状：由培训管理部牵头组织开发的高培党校培训管理信息系统于2012年已正式上线运行。该系统将培训办班日常管理的各个流程节点，包括培训计划、培训方案、培训课程、学员信息、教师信息、教室信息等纳入网上平台统一管理，为培训管理规范化、科学化提供了良好的开端。

存在的问题：（1）系统中的费用管理模块没有真正应用到实际工作中去，无法实现真正意义的培训全过程网上管理。模块中设置的《高培党校培训班（项目）预算收支表》项目不全，没有全面囊括培训办班的所有收支项目，而且该表未实现网上签批，致使其在各部门中流转，增大了业务人员工作量。预算数据没有和财务部门的实际收支数据在同一信息平台关联，无法实现数据的网上实时自动管控和分析预警。（2）由于该系统开发人员工作原因，无法保证系统长期地优化改进与日常维护。

二、两系统整合方案

本着更好地规范培训管理流程、加强培训收支管理、实现信息共享的原则，提出将费用管理系统与培训管理信息系统合并整合为一个系统，实现从培训办班计划、培训班级日常管理、培训办班收支归集、预算预警、绩效考核的全过程一体化平台管理模式。

两系统在整合原有功能的基础上，通过进一步开发实现以下功能：

1.建立统一的数据库体系。将学校的组织机构、职工信息、教师信息、教室信息、机房信息等统一纳入系统的数据库体系，由专门人员管理并负责日常的数据维护，为系统正常使用提供准确、实时的数据基础。

2.将培训全过程纳入网上管理。以培训管理信息系统中的功能为基础将培训项目开发部的相关工作流程纳入网上管理，实现以单班（单项目）为管理对象，以过程控制为核心，以信息技术为支撑，集培训计划、培训经费申报、培训日常管理、办班收支归集、单班（单项目）考核和分析为一体的闭环管理模式，使涉及培训办班的所有信息在系统中实现全方位流转和共享，方便各信息使用部门的沟通协调。

3.真正实现培训单项目考核。以原费用管理系统的构思为基础整合两系统中培训办班收支的相关功能，使系统更加方便、准确地归集各项收支信息。

收入方面：计划内班次的收入由各培训部门每月20日之前定期通过系统录入上报培训项目开发部，财务部门及相关领导也能通过系统实时掌握学校办班收入的实际完成情况，通过系统反映出进度收入。经费拨付后，将拨付表导入系统实现单项目（单班）的收入拨付对应，自动增加各部门对应单项目（单班）的收入数据。计划外班次的收入由各培训部门根据班级学员的单位性质确定结算方式（现金、汇款或内部结算）提交到系统，系统将此信息自动流转到财务资产科，财务人员根据系统中的提示收款方式结算收入。如此，免去了财务人员在账务系统中无法归集部分收入真实来源信息、单独建立台账的工作量，也使收入来源信息在最大程度上真实、全面地反映在系统中，弥补了中石化会计集中核算系统中无法全面反映收入来源的弊端。

支出方面：各培训部门的间接成本继续采用各归口费用负责人集中通过系统归集上报分摊到各部门的方式。各培训部门的直接成本由各培训部门费用发生人在系统中对应培训项目（班级）录入支出信息，信息经系统传到财务资产科后，财务人员依据原始单据及相关资料审核后由系统自动生成《高培党校费用审批单》，交由经办人后进入线下费用审批程序。其他机关、后勤等部门发生的直接费用也采取同样的方式处理。通过这种方式实现成本归集即时化，即逐步树立“发生及归集”的核算理念，通过一定的技术措施，将当期已经发生或应承担的各项费用，全部计入当期成本，保证成本归集的准确性和及时性。如后勤负责水电的业务人员，每月签认的水电气量、金额，在系统中及时录入，方便财务人员及时了解签认情况，掌握结算进度。

4.建立公寓管理模块。学校现有一个公寓管理系统，由于系统开发时间较早，各项功能无法满足公寓现在的日常管理需求，多年来闲置不用。公寓承担学校培训学员的住宿任务，负责学校住宿费的收缴工作，是培训管理工作的重要补充。将其日常管理纳入网上平台十分必要，能方便各部门、学员及时了解房源情况，合理安排学员住宿。将住宿费收缴情况与培训班（项目）建立链接，实现培训班（项目）的住宿费网上统计，使培训单项目考核更加全面。

5.建立切实可行的预算管理体系。建立各部门收支预算和培训班 （项目）收支预算两条线预算管理模式。各部门收支预算要求各部门按月及时上报次月收支预算，以便财务人员及时了解汇总收支预算情况，上报管理局。培训班 （项目）收支预算要求各培训部门在开班之前填写，以便各培训班结束后实际收支归集数据与预算对比，掌握各种班次（项目）的盈利、亏损情况。学校争取在系统与管理局预算系统之间建立接口，从局预算系统中按时提取管理局平衡后的年度、季度、月度预算指标，按照预算分解精准化的要求下达分解指标到各部门。主营业务（收入）部门，即培训部、职业与继续教育发展中心、公寓管理部落实收入预算指标，其他部门落实经费压减指标。该模块通过与办班收支模块的对接，按季度、年度对培训部门的预算完成情况做出分析、预警，对运行过程中超预算平均指标的部门实行预警制，进行重点监控，及时修正不规范行为。对超出预算的部分，各培训部门说明超预算的原因，启动预算追加程序。预算模块中包括资金预算小模块，该模块要求各部门每月及时上报次月资金计划，财务资产科根据各部门上报情况结合管理局拨付的资金额度平衡各部门资金需求。

6.建立完善、合理的绩效考核体系。系统设立绩效考核模块，在原费用管理系统绩效考核模块的基础上，将学校开展的经济活动分析数据表纳入系统，实现部分分析数据自动提取、自动归集，省去了业务人员的工作量，实现数据从录入、归集到分析的全过程网上管理。绩效考核部门及相关领导依据该模块提供的数据严考核硬兑现，实现考核激励差异化、分析改进常态化，使之成为学校激励机制的重要推手。

三、综合管理信息平台的搭建

高培党校除了上述两个主要应用系统外，还存有其他一些应用系统。如办公自动化平台、公寓管理系统、工资查询系统、教师信息查询系统等。各个系统的存在使学校信息资源存在重复、分散等弊端，形不成合力，很有必要在费用管理系统和培训管理信息系统整合的基础上将上述系统功能纳入，并积极收集其他部门信息化管理需求，如人力资源（劳资）部有开发绩效考核系统的意向，将学校日常办公、培训管理、考核体系全部纳入网上管理，逐步建立起一套适合高培党校经营发展的综合管理信息平台。

综合管理信息平台的建立能够为基层管理人员提供实时准确的数据信息，为中层管理人员提供详细的管理信息，为高层管理者提供决策信息，提高整个学校的办公效率和管理水平，最终实现“数字化校园”的构想。