水利工程档案管理存在的问题及对策研究

（华北水利水电学院 保卫处，河南 郑州 450011）

科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供可利用的资料，是实现水利工程档案自身价值的重要渠道，也是档案工作的根本目的，因此，加强水利工程档案管理就显得尤为重要。

一 水利工程档案管理存在的问题

我国对重点工程项目的档案管理出台了相关的规定和办法，这对于档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着社会经济的快速发展，国家对档案管理要求不断出现新政策，水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案的管理仍然存在着诸多问题。主要表现在以下几个方面：

1.档案管理意识淡薄，投入不足

水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作，应当给予高度的重视，但在现实中有些单位领导却忽视水利工程档案的重要性，在水利工程的实施阶段，往往将心思放在工程的进度和质量控制上，很少问津工程档案的管理工作。有的不愿配备专业档案工作人员或专职人员来管理档案，认为档案的管理人员就是在看守文件，不需要专业或专职人员来管理，谁都能干，只要不会弄错或弄乱就行。由于重视程度不够，导致档案管理人员疏忽大意，平时不注重工程档案资料的整理和归类，直到工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，致使档案资料复印件多、原件少。由于投入不足，设备落后，特种载体档案严重缺失。这样的管理方法既影响档案工作质量，又不能及时有效的将资料完整无误地归档，给管理上带来重大的影响。

2.缺乏高素质档案管理人员

工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，对档案专业知识比较缺乏，对水利工程档案就更加陌生，且身兼数职，在收集、整理、分编档案资料时不规范。而且水利工程档案管理人员流动性大、资料交接不规范，还有部分工作人员缺乏爱岗敬业精神，对深入收集和整理工作视而不见，导致档案资料长期堆压、更有甚者，在工程竣工验收的前几天，临时“抱佛脚”，甚至采取写回忆录、资料作假等极不负责的手段对工程资料突击整理，致使档案管理水平普遍较差，也给日后的工程维护管理带来很大影响。

3.档案管理制度不健全

随着我国市场经济体制的逐步发展，与工程建设有关的各个领域的制度也在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。有些单位虽然建立了相关的制度，但大数是流行于形式。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。在工作中出现随意查阅、把资料借出档案室等现象，造成部分档案不能及时归档，有的甚至出现丢失，致使水利工程档案达不到标准化、制度化、规范化管理的要求。

二 加强水利工程档案管理的对策

国家水利部2006年曾出台了水利工程建设项目档案管理的有关规定，明确要求要加强对工程档案管理工作的组织领导，落实好岗位责任制，加强检查指导与监督，提高工程档案现代化管理水平。根据这些要求，针对存在的问题，笔者认为应采取以下几点对策。

1.健全制度，进一步强化对水利工程档案的管理

要保证水利工程档案的齐全、完整和规范管理，一是要高度重视水利工程档案管理工作，从项目立项开始，就配备专职的档案管理人员，把水利工程的档案管理工作与抓工程进度、质量与成本控制一样抓紧、抓好。二是要建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制，并制订相应的措施，把档案管理工作目标分解、细化，层层加以落实，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收的全过程，做到职责分明，使档案管理人员明确自己的管理职责。三是要对项目档案的验收要严格把关，归档时应对文件进行全面、认真的检查，保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。四是要充化利用计算机和网络信息、技术，增加信息资源的存储，提高信息的广泛利用，充分做到资源共享，不断提高水利工程档案管理和利用的水平。

2.通过开发利用档案信息，促进档案管理工作上台阶

档案的生命在于利用，只有对档案开发利用，才能正真体现它的价值。做好档案资料的收集、整理、积累存贮是为了更好开发档案信息。水利工程档案的形成是水利工作者劳动和智慧的结晶，通过材料收集、整理、归档将它转化为信息资源。对于档案管理人员来说，假如某项新上的工程需要查阅相关资料时，能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者利用，为水利工作者提供很大帮助的同时，使他们亲身体验到档案信息的价值，从而激发档案管理人员对工作的热情，促使档案管理工作更上一个新的台阶。

3.加大投入，实现档案管理手段现代化

当今社会是知识经济和信息时代，信息已成为重要的战略资源，档案作为信息的重要组成部分，在管理中起着重要的作用。现代化的档案管理也是势在必行。要加大投入，增加新的设施设备，在保管条件、载体材料、翻拍、复印和装订手段等方面实现现代化，做到咨询业务的智能化，实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务，充分做到资源共享，不断提高水利档案管理和利用的水平。

总之，随着社会的不断发展，对水利工作也提出了更高的要求，这给传统的水利工程档案管理带来新的挑战，面对新形势，我们应该转变传统的思想观念，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的宗旨，注意档案管理人才的培养，不断总结和完善档案管理的经验，促进水利工程档案管理工作健康发展。

[1]崔爱君 水利工程档案管理的问题和对策探讨 黄河水利职业技术学院学报2011（1）.

[2]王文华论水利工程档案的管理人力资源管理学，2009（6）.