文书档案信息化与计算机管理

周 雅

(深圳市麒麟山疗养院，广东深圳 518055)

在日常行政管理中，将各种行政性公文，如请示、批复、决定、决策文件，经过档案工作者归档整理后形成文书档案保存。若按照以往传统方式，需要对每份文件进行检索、选取，再进行归档，整个过程完全手工操作，消耗大量的人力和时间，效率极低。而使用计算机对档案进行管理则方便、快捷，工作人员也将从高强度的手工劳动中解脱出来，做到人尽其用。根据文书档案管理业务量的大小，现有人员能很好地完成从发文、收文、整理直到文件归档等一系列工作，不用等到全部整理好后年底统一归档，计算机管理可以随时将审阅完的文件立刻归档。因此，如何抓住信息化发展机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

1 文书档案信息化管理的优点

信息化为档案管理工作发展带来新的发展机遇，加强档案信息化建设已成为档案管理适应时代发展的必然选择，是提高档案信息服务水平不可或缺的途径。

1.1 信息化管理省时、省力

传统档案录入只能是手工操作，从档案立卷到归档，包括文件分类、文件组卷、拟写案卷标题、填写卷内目标和备考表、排列案卷顺序、编写案卷号等程序。这些都要按一定规范严格书写，既耗费时间又浪费人力。而同样工作运用计算机操作，不管是起草文件、传输文件或统计分类、存储以及查询，都会变得简捷、有序，与传统操作相比大大地提高了工作效率。

1.2 信息化管理改变了存档方式

以往，档案管理是靠手工操作，纸制文件存放需要大量空间，归档和查询需要较长时间，这给档案管理者和档案利用者都带来了不便。而使用计算机管理后情况就不同了，文件归档方式有了根本的变化。文件可分散式归档，文件排序以部门为单位，按照时间顺序，随时进行编号归档。档案信息与载体实现了分离利用，还可与其它信息建立互联，能保证较高的查全、查准率。档案利用者能够在短时间内找到想要的文件。与传统手工操作相比较，信息化管理为档案管理和档案利用都带来了便利。

1.3 增强了文件的保密性

在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供，尽管查阅者只需查询卷中的一份或几份文件，也要把一整卷文件提供给其翻阅，查阅者就能够看到整卷档案内容，这样就不能保证文档管理的保密性要求。而信息化管理解决了这一问题，可以将整卷档案分为单份文件提供给查阅者，这样既节省了查阅者的时间，又增强了文件的保密性。随着计算机网络技术的发展，密码技术的使用、语音识别、指纹识别技术、电子文件资料真伪识别技术的发展与应用，为档案管理工作对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证，有了这些基本安全措施的保证，则增强了档案文书的安全保密性。

1.4 超大的存储量

在计算机网络中，电子文件的传递以及共享不再受到距离和时间的限制。计算机能够存储大量的电子文件，这样可以将档案室中所有文件信息全部存储起来。计算机超大的存储量是实际空间所无法比拟的，这也更加方便档案查阅。

1.5 提高了文件传递速度

原始文件传递方式是利用文件交换站，经过文书取文、发文、再收文等程序，传阅时间很长，传送时间受到约束，还有可能会由于一些人为因素造成文件丢失、毁坏而延误文件传送，影响了文件归档，给检索和查阅带来不便。计算机网络传递可采用多种形势传输，如群发、大量发送、指定发送、定时发送，即时发送等，网络传阅文件具有很高的工作效率，可以花很少的时间就能安全阅读和审批大量文件，真正做到事半功倍。

2 文书档案信息化管理的建议

虽然电子文件具有便于检索利用、方便查找、节省空间、存储量大、省时省力、效率高等优点，但是电子公文的法律效力还未得到确认，在目前情况下纸制文件有着继续存在的必要。

利用计算机管理档案，与传统档案管理相比有很大的优势。然而，只掌握计算机信息技术不能很好地对文书档案进行归档、检索和利用，同样只有很强的文书档案管理业务水平，不了解计算机网络技术也无法做到文书档案信息化管理工作。因此，要实现文书档案信息化管理，需要既懂得档案管理又懂得计算机技术的复合型人才。目前，既懂技术又懂业务的复合型人才比较缺乏，档案管理的信息化建设往往需要多人合作才能共同完成。因此，档案工作者需要加强对专业知识的学习，不断提高自身的理论素养，充实业务知识。通过组织定期培训、学习，能够使档案工作者的信息化管理能力得到整体提高，跟上时代发展的步伐，做一个真正合格的档案管理与高水平计算机管理的复合型人才。应加大对档案管理的重视程度，注重档案人员的培养，对内加强人才专业培训，对外吸收各方面人才，并善于发现人才，壮大、充实档案信息服务的人才队伍。

3 结语

文书档案信息化与计算机管理是档案管理发展方向，如何做好传统文件管理与计算机信息化管理相结合，是目前档案管理者需要探讨的问题。我们既可以用传统方法收集、归档、鉴定、整理文件，又可以用计算机进行录入、检索、查找等工作，档案管理人员不仅要掌握档案管理专业知识，还要具备较强的计算机操作能力。在工作中不断学习，使传统手工操作的档案管理与现代计算机信息化管理很好地结合起来，做好文书档案工作。

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