江苏数字档案馆建设现状与展望

徐有法 安亚翔（江苏省档案局，江苏南京，210008；南京军区空军司令部直工处，江苏南京，210018）

江苏数字档案馆建设现状与展望

徐有法 安亚翔（江苏省档案局，江苏南京，210008；南京军区空军司令部直工处，江苏南京，210018）

近年来，江苏各级档案部门紧紧围绕“率先全面建设小康社会,率先基本实现现代化”的目标，认真履行“为党管档、为国守史”神圣职责，档案信息化工作取得了许多新的成绩，为数字档案馆建设打下了良好的基础。

一、档案信息化工作取得的主要成就

1.全省档案信息化建设初步形成了电子文件中心、电子档案中心、数字档案馆建设“三位一体”交互发展的建设格局。在全面推进档案信息化建设的过程中，电子文件中心建设进入了政府电子政务建设的一盘棋，电子档案中心建设进入了本地社会信息化建设的一盘棋，数字档案馆建设进入了国民经济和社会发展“十一五”规划的一盘棋。

2.全省信息化基础性、公益性、标志性的江苏省电子档案中心建设项目取得良好建设成效，全省各地开始建设数字档案馆，一些地区数字档案馆建设已初具规模。各级档案馆电子（现行）文件中心纷纷建立，数字档案馆建设已经形成良好势头。

3.全省档案数字信息资源建设成效显著，各级档案馆普遍建成目录数据库和专题数据库，共完成各类电子目录约9000万条、原文数字化约1亿2千万页、照片52万幅、影片音像39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库30多种。

4.档案数字化得到大力推进。各级国家综合档案馆根据实际情况，开始制订切实可行的馆藏档案数字化方案，本着积极、稳妥、实事求是的原则，量力而行，循序渐进，分步实施，在做好鉴定、整理、分类的基础上有序开展馆藏档案数字化工作。

5.贯彻实施《政府信息公开条例》，加快电子文件中心、政务信息查阅中心建设，努力成为本地区政务信息公开场所和永久利用电子文件的中心，为推进“五位一体”现代档案馆建设奠定了坚实基础。

二、江苏数字档案馆建设现状

1.标准规范先行，为数字档案馆建设奠定坚实的基础

2010年11月国家档案局在苏州召开《数字档案馆建设指南》宣贯会议，正式拉开数字档案馆建设序幕。2011年9月，江苏省档案局科技处研制的《数字档案馆建设规程》、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》、《档案数字化转换操作规程》三项地方标准，经江苏省质量技术监督局正式发布实施并报国家质检总局备案，积极为“十二五”时期江苏档案现代化水平的提升打下坚实的基础。2012年3月在全国率先研制下发《数字档案馆（室）等级评估办法》和《数字档案馆（室）评估细则》，对全省数字档案馆和数字档案室的等级评估工作提出了科学性、规范性的要求。

2.先进典型培育，全省首家5A级数字档案馆正式诞生

2012年4月6日，太仓市数字档案馆顺利通过江苏省最高标准5A级数字档案馆评估，成为全省首家获此殊荣的数字档案馆。太仓市档案局作为县级市档案局在五年内围绕数字档案馆建设完成了7个国家级和省级课题研究，破解了许多难题，培养造就了一批档案管理干部和科技人才，并在全国《数字档案馆建设指南》宣贯会上作了经验介绍，得到国家档案局领导的充分肯定。太仓市数字档案馆为全省各级数字档案馆建设树立了标杆、提供了样板，是学习的典型，全省各级档案馆以太仓市数字档案馆建设为参照，找出差距，明确目标，抢抓机遇，推进数字档案馆建设取得新突破。

3.示范效应带动，全省各级数字档案馆建设取得突破

常州市数字档案馆建设项目，作为“十二五”期间“智慧常州”建设规划的一个有机组成部分，率先贯彻硬件集约建设、资源充分共享的指导思想，围绕服务中心和服务民生主题，进一步提升档案部门的公共信息服务能力和社会影响力。作为常州市电子文件管理联席会议成员单位，参与研讨关于如何开展电子文件管理试点工作以及如何在常州市电子政务内网上建立一整套符合规范标准要求的电子文件管理系统等议题，为指导数字档案室建设奠定理论基础，积累了实际经验。

扬州市档案局积极推进数字档案馆建设，“扬州市数字档案馆”项目成为扬州市“智慧城市”建设和电子政务“十二五”建设规划的内容之一，作为2012年度扬州市政府信息化重点项目，在规划的编写过程中，扬州市档案局数次与省档案局沟通。省局也多次赴扬州市档案局指导，帮助扬州市档案局完善了方案。一是仔细研读扬州市数字档案馆项目总体建设规划，指导扬州市完善方案整体布局；二是帮助扬州市档案局完善方案中的技术部分，在技术支撑部分中加入了一些先进的符合国家要求的技术；三是对扬州市方案中的数据库管理提出了更高的要求，要求扬州市在方案中明确通过建立核心数据库对档案数据进行永久、安全保存并长期可用。

苏州工业园区档案管理中心积极推进数字档案馆信息平台应用，提升档案信息化建设水平。一是继续做好数字档案馆信息平台的推广工作。2012年上半年，档案中心重点开展了提供给各立档单位使用的“虚拟档案室”系统的指导和推广工作，解决各单位在实际运用中遇到的各类问题。二是依托数字档案馆信息平台，完成城建档案数字化扫描及验收工作，标志着馆藏档案全部完成数字化。三是结合江苏省5A级数字档案馆测评规范，认真学习和领会测评要求和标准，开展自检和自评，找差距，补不足，着手开展创建的各项准备工作。

南京市档案局召开了全市数字档案馆（室）建设工作推进会，传达省局会议精神和学习讲解《数字档案馆建设规程》、《江苏省数字档案馆（室）等级评估办法》等，确定了江宁区等6家数字档案馆和市国土资源局等11家数字档案室建设的试点单位，明确要求“十二五”期间，力争全市14个综合档案馆全部建成4A级以上数字档案馆。用两年时间，将市级机关11个试点单位全部建成第一批4A级以上数字档案室。同时将全市数字档案馆（室）建设纳入到局（馆）“三争一创”实践活动重点工作承诺书，指出将进一步完善信息化基础设施，加快馆藏档案数字化，努力构筑智慧化、网络化的服务平台，形成完善的档案现代化应用体系，不断丰富专题数据库的信息量，加快实现区域信息共建共享步代，为加快推进全市数字档案馆（室）建设确定了目标并明晰了实现路径。在分管领导带领下，完成了对全市14家综合档案馆数字档案馆建设情况和11家机关数字档案室建设试点情况的调研，并对照《江苏省数字档案馆（室）等级评估办法》及评估细则，在各单位自评的基础上，逐项逐条进行了初评并完成相关调研报告。通过调研，基本掌握了各家的建设现状，摸清了存在的薄弱环节，找出了共性的问题，为进一步服务指导全市数字档案馆（室）建设增强了针对性。目前正在积极与市发改委等相关部门沟通，完成编写“智慧档案”建设项目建议书等立项有关工作。在局领导的关心支持下，争取到部分经费用于开展数字档案馆建设前期工作，已经完成了《南京市数字档案馆项目总体建设规划方案》、《南京市档案馆数字档案室建设方案》。

江阴、靖江市数字档案馆建设通过项目验收，对照省局发布的标准和评估办法，以5A级数字档案馆为标准，认真调整和完善已有的应用系统。并积极与省局沟通，稳步推进数字档案馆评估准备工作。

宝应县地处苏中，属经济欠发达地区，政府财政比较紧张，可宝应档案人不气馁、不懈怠，努力工作、积极进取，争取政府财政投入300万元建设数字档案馆，这在苏中和苏北地区实属罕见。

三、全省数字档案馆建设方兴未艾

数字档案馆建设不能一蹴而就，要循序渐进，按照数字档案馆建设的客观规律，加强组织领导，长远规划。

一是理清工作职能，明确组织机构。各级档案行政管理部门应明确分管领导、工作机构和人员，加强工作的组织和业务监督、检查与指导。全省各级档案行政管理部门不仅要加强本局馆内部各部门的横向联系，更要加强各级业务部门的纵向联系、对口指导和业务交流。要转变思想、更新观念，要理清工作思路，积极推进档案信息化建设。

二是强化管理措施，推进备案工作。通过备案工作加强全省档案信息化建设过程中的宏观管理，确保国家档案信息资源的安全和国家利益不受侵害，建立档案信息化工作安全保密的长效机制，提升档案信息资源开发利用水平，更好地为档案事业发展服务。目前已有常州市档案局、盐城市档案局、南通市档案局、江阴市档案局、扬州市邗江区档案局和沭阳县档案局等单位积极向省档案局进行项目备案。

三是重视面上指导，提高建设水平。积极支持省监狱管理局、省海事局、省工商局、省质监局、南京市地税局、南京市审计局、南京市六合区国土局、溧水县国土局等单位数字档案室建设，做好指导和咨询服务；对扬州、常州、无锡、盐城、苏州、江阴、靖江、宝应等市县数字档案馆建设项目进行阶段性指导和咨询服务。总之要明确数字档案馆建设项目全过程的监督和指导方针，集中业务力量，帮助建设单位提高建设水平。

四是加强科研管理，促进项目建设。科研管理的核心就是要营造一种鼓励创造性思维，追求卓越成就的氛围，提供一个优越的环境，让科研人员最大程度地发挥潜能。加强数字档案馆（室）建设项目的研究与探索，推动项目的立项和实施，促进数字档案馆（室）建设。