浅谈高校捐赠档案的管理工作

鲍 戎

（南京理工大学档案馆，江苏南京，210014）

高校捐赠档案是高校教职员工、校友等相关人员或相关单位捐赠的反映高校教学科研成果、重要事件和日常事务等具有保存价值的纸质、磁质、光盘和以其它介质为载体的历史记录。随着高等教育事业的改革发展和深入推进，高校在科学技术和国民经济发展中发挥着越来越重要的作用，捐赠档案的数量和质量不断提高，捐赠档案工作在高校档案管理中的地位和作用也日益提升，成为高校档案管理工作的重要组成部分。高校档案馆的管理人员，必须主动适应这一新形势发展的需要，强化对捐赠档案的接收和管理意识，从而更加科学有效地规范高校捐赠档案的管理工作。

1.高校建立捐赠档案的意义

高校人文荟萃，校友遍布各行各业、世界各地，众多著名专家学者对国家科技、文化、教育等方面做过巨大贡献，他们收藏了较多的史实资料，藏品丰富。这些散存于相关社会组织、个人手中的资料及藏品涉及到高校乃至国家的历史方方面面，不仅是珍贵档案，也是对高校众多学科教学科研历史和教师自主教学科研成果的体现。收集这些资料、藏品，建立高校捐赠档案，将从侧面反映高校的教育科研活动和成果。

高校捐赠档案是一种专门档案，它除了具有档案的基本属性之外，还具有涵盖文书档案、基本建设档案、科技档案等其它门类档案的特点，收藏、管理和应用这些档案的意义重大。

1.1 有助于档案馆的特色建设，丰富和优化档案馆藏

高校档案馆以收集单位部门移交的档案为主，私人捐赠者较多地是捐赠收藏品（实物）。捐赠档案可以很好地改善档案馆的馆藏结构，填补馆藏空白，形成特色馆藏。例如：可以在高校档案类目基础上，根据高校的特色设立名人档案、教学成果档案、科技创新成果档案、文化和艺术档案等，形成高校档案馆自身的特色。

高校的教学、科研等活动大多是教师单独承担或自发进行的，有相当数量具有保存价值的材料，诸如教学讲稿课件、自制教具及科研研究手稿、学术交流记录、实验计划、现场照片、样品样机等，保存在个人和团队手中。将这些真实记录高校各项工作的档案捐赠归档，不仅能丰富馆藏，对高校档案资源体系进行有效且必要的补充，也能更全面客观地反映高校教学科研等各项活动，同时对保护高校自主知识产权也有积极意义。

1.2 有助于藏品保存和价值升华

散存于社会组织、个人手中的资料及藏品往往得不到妥善保管和传承。捐赠到档案馆不仅能使藏品得到很好地保护，使历史得以留存，还可以使其被更多需要它的人充分利用并展现其价值。这是国民崇高品格的体现，是爱心的传递。捐赠档案在使档案事业受益的同时，也使档案的价值和人的境界得到升华。

高校捐赠档案不仅有效地丰富了高校档案馆藏，更重要的是有助于传承高校优秀文化、理念和成果，有助于高校以史为鉴，调整、优化资源配置，提高办学水平。

2.捐赠档案的宣传组织

捐赠档案内涵丰富、载体多样、特色鲜明、作用巨大，如何能让更多的社会团体和个人认识到捐赠档案的重要性，积极向高校档案馆捐赠档案，是档案工作者首先要研究的问题。

2.1 完善捐赠档案管理办法，建立完善科学的管理制度

高校要规范捐赠档案的制度，明确捐赠档案管理方法，建立健全安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管好捐赠档案，避免捐赠档案的毁坏、遗失和泄密，保证捐赠档案的完整性和安全。只有捐赠档案管理制度化、规范化和科学化，捐赠者才会相信自己的收藏能在档案馆得到妥善的保存和利用。高校的档案捐赠工作才更易得到多方面关注，争取到更多支持，得到人们的极大信任，才会有越来越多的人愿意将珍藏捐赠给档案馆。

2.2 做好宣传工作，开拓捐赠渠道

档案馆应修正长期以来所遵循的以校内相关单位部门为中心的档案收集模式，不断拓展高校档案收集工作的视野。对潜在的捐赠者要积极主动上门拜访，进行宣传、引导和指导，以“走出去，请进来”的方式，使更多的人了解档案馆有着专业的保管技术、储藏条件好，馆藏是私人藏品的更好延续。鼓励社会机构及个人向档案馆捐赠档案，丰富和扩大捐赠内容及范围。使每个有档案意识、公益意识的人都有可能向档案部门捐赠有价值的档案资料。促使馆藏档案资源具有更为浓郁的文化气息，更可以优化与创新档案利用服务方式。

2.3 诚心对待每位捐赠者，提高捐赠积极性

要从多方面体现档案部门对捐赠者的尊重，对捐赠品的重视，以诚相待。比如，可以为每一位档案捐赠者颁发捐赠证书、赠送纪念品，在档案馆宣传栏或档案馆网页上介绍捐赠者及捐赠档案。对重要的捐赠档案可以制作各种形式的副本赠送给捐赠者保存留念，避免捐赠与个人收藏之间的矛盾。同时档案馆还应该对捐赠档案进行价值鉴定、挖掘利用、编缉研究，部分捐赠档案经保护性处理后可向公众开放，对突出的捐赠者要进行宣传表彰。

这些举措会使捐赠者得到人们的尊敬，也能增强捐赠者的荣誉感和责任感，提高捐赠积极性，使捐赠者个人乃至社会公众树立起自觉、科学的档案观，积极认同高校档案工作在现代社会中的重要地位和存在价值，更好地树立档案工作在社会公众中的良好形象，谋求与社会公众更为直接的亲和力，以聚集人气，丰富和弘扬独具特色的档案文化。

3.捐赠档案的科学管理

捐赠档案是档案馆藏的重要方面，由于其来源的特殊性，需要档案工作者精心管理。

3.1 把好筛选登记关

馆藏资源要合理配置、科学管理，首先要做好捐赠档案的筛选和登记工作。捐赠者由于文化背景、职业身份、捐赠动机等不同，加之受捐赠的馈赠性等影响，捐赠时往往有很大的不确定性。档案工作人员应当按照捐赠制度的要求对捐赠资料进行验收登记与筛选整理工作，接收人员不仅要鉴定资料的真伪、可靠性和质量，考量其是否具有作为档案的价值，还要根据档案馆馆藏建设的方针和原则进行筛选、分类。在确定捐赠档案后，档案馆应与捐赠方签订捐赠档案协议书，明确捐赠档案材料的所有权以及相关问题并登记造册。

3.2 做好捐赠档案的整理和保护

捐赠档案包括纸质材料、音像材料和实物证据材料等。由于此前一直由私人或相关组织保管收藏，难免有污染、破损和残缺，档案工作人员在接收捐赠档案后必须细心整理，按规范修整被污染破损的档案，做好保护工作，以利于长期收藏。

另一方面，捐赠档案形式上的多样性也要求我们保证捐赠档案的系统成套性，并考虑不同材质档案的特殊保管环境，需要积极引用先进技术，创造优越的馆藏条件。

3.3 科学组卷和系统归纳

捐赠档案因其来源的特殊性，其整理与其它档案又有所区别。捐赠档案应使用明显标识，比如加盖“捐赠档案”图章、登记捐赠者和捐赠方式等信息。这样有利于统计捐赠档案情况、方便档案利用，也可达到激励捐赠的效果。捐赠档案一般是以捐赠者为单位来组卷的，都是由一整套具有内在密切联系、不可分割的档案材料所组成，具有成套性，需要按照捐赠档案的形成程序来进行收集和整理，以保证捐赠档案全面反映客观事实。

与此同时，捐赠档案又与高校各项工作环环相扣，不可分割，具有不可或缺的史料价值。必须科学地建立捐赠档案的索引方法，加强与学校档案整体的有机联系。在方便按捐赠者检索的同时，能够有效地形成对学校相关事件档案的支撑。反之，通过将捐赠档案和学校档案进行整体联系，可以发现校内档案收集的一些缺漏，进而可以引导捐赠，或定向征集相关的捐赠档案，实现正常档案和捐赠档案之间相互促进的良性循环。

3.4 正确利用捐赠档案

捐赠者是怀着对档案馆的信任和盼望自己的珍藏能够发挥最大限度的利用价值而捐赠档案的。档案工作人员应当将捐赠档案当作档案馆的珍贵馆藏，珍惜和爱护捐赠档案，对捐赠档案进行充分的开发利用，这样才是对捐赠者的负责和尊重。

在捐赠档案公开、公布和利用方面，应该严格按照《中华人民共和国档案法》的规定执行。“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。”特别要注意的是，对没有超过著作权保护期限的捐赠档案，版权依然归捐赠人所有，不能直接转化为社会档案信息资源。档案馆在捐赠档案的公开、公布及利用过程中，必须遵循《中华人民共和国档案法实施办法》 第二十六条的规定，“不得违反国家有关知识产权保护的法律规定”，充分维护捐赠人的合法权益，注意保护捐赠者的著作权。

随着捐赠档案数量的增长，捐赠档案已经成为高校档案馆藏中不可缺少的重要组成部分，在高校教育改革与事业发展中正发挥着越来越重要的作用。高校档案馆要不断建立健全捐赠制度，在实践中改进捐赠档案的接收、筛选和整理、保存方法。档案工作人员也要以高度的责任心，不断学习、总结经验，深入思考、勇于创新，积极做好捐赠档案的管理工作。

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