高职院校学生档案管理存在的问题与对策分析

周向玲

（广东机电职业技术学院，广东 广州 510515）

21世纪以来，我国高等教育进入大众化时期，学生数量的增加以及学生就业方式的多样化，致使学生档案管理的方式受到挑战，学生档案管理工作也引起了档案工作人员和高职院校的重视，成为大家关注、研究的热点。胡锦涛同志曾经指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。”高职院校学生档案作为高职院校教育工作的重要环节和国家档案事业中的重要组成部分，不仅是学生在校期间的个人学习、经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，更是学生未来事业和人生发展道路上永久的“身份证”。因而对高职院校学生档案管理进行研究，分析存在的问题，提出相应对策，加强对高职院校学生档案管理的信息化、规范化和标准化建设，加强高职院校学生档案管理部门职能的服务化转变，提高管理人员的素质，具有重要的现实意义。

一、高职院校学生档案管理的重要性

（一）反映学生综合素质的重要依据

学生档案是高职院校教育工作中重要的组成部分，是学生在校期间学习、经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，由真实的原始材料和历史证明资料构成，同时也包含了高职院校学生在入学前以及在学校期间的德、智、体、美、劳等方面的真实记录，是大学生由学校走向社会的重要证明。它反映了每个学生学习成绩的优劣、能力的大小、实践活动的参与程度等，不仅真实地反映学生的综合素质，也是学校了解、教育学生的第一手原始资料，更是用人单位考查学生、了解学生综合素质的重要依据。用人单位通过查阅学生档案，不仅能够对学生的整体素质进行分析并作出判断，该学生是否符合用人单位所需人才的标准，是否是用人单位要培养的人才，而且通过分析档案，能够了解该学生的能力大小，为其安排适合其能力的岗位，一旦录用，也可为其制定合适的职业计划，从而促进学生就业的发展。

（二）影响学生日常行为的重要因素

学生档案真实记录学生的在校表现，在一定程度上激励、约束着学生的行为。每个学生都希望自己的档案记录的是自己最优秀的材料，因而会在学习实践中不断地展现自己最优秀的一面，这是档案的激励作用。而学生在受处分时，最担心的是处分材料是否会记入档案。学生为了自己档案内部的整洁，也会努力遵守学校的规章制度，约束自己的行为，避免档案中留有污点。档案通过激励或约束作用，有利于督促学生严格自律，在一定程度上促进学生积极表现，并获取良好的档案记录。

二、高职院校学生档案管理存在的问题

（一）内容材料多样化程度低

我国高职院校档案管理机制的缺乏，没有明确规定归档的范围，致使档案材料的收集具有随意性。总体来看，我国高职院校学生档案内容相对单一，主要以学生高考成绩单、入学报名表、学籍、成绩单、党团材料、体检表、毕业材料等为主，缺乏个性与多样化。能够反映学生综合素质的实践活动证书、技能证书等复印材料大多没有归档，缺乏对学生个体突出表现的关注，无法做到反映学生在校期间真实的生活、学习、实践等，也无法为用人单位提供丰富的真实资料。

（二）管理方式规范化、标准化程度低

我国高职院校的学生档案管理部门大多数是由学院和学生处或者就业处管理，不利于信息的流通和档案管理工作的稳定，更不利于档案管理的规范化、标准化发展。另外，由于档案管理人员数量缺乏，在新生入学档案的转入和毕业生档案的转出之时，很多高职院校会聘用一些学生助理负责档案的整理工作，这些临时档案管理员由于缺乏档案管理知识的培训，在一定程度上影响着档案管理的规范化和标准化进程。最后，由于缺乏档案管理监督机制，很多档案管理员在进行档案的查询或档案的整理过程中，难以对其行为进行监督，也不利于档案管理的规范化、标准化发展。

（三）操作手段信息化水平低

目前，我国高职院校的学生档案管理主要是依靠手工操作进行管理。随着学生数量的不断增加，档案管理工作任务加重，再加之学生就业的方式较以前更加多样化，学生档案的去向也由以前单一的就业单位流向人才市场等，使传统的手工操作进行档案管理的方式面临新的挑战，已经无法满足学生档案管理的需要，这在一定程度上推动着高职院校学生档案管理的信息化发展。

（四）管理人员的专业化素质低

目前，我国高职院校档案管理人员大多数并非档案专业出身，而是由一些主管学生工作的老师兼职管理档案。由于档案管理专业知识或相关职业培训的缺乏，致使一部分管理人员业务素质不高，信息化知识匮乏，服务意识不高等，在一定程度上影响着档案管理工作的发展水平。

三、高职院校档案管理的对策思路

（一）丰富高职院校学生档案的归档材料

健全档案管理机制，明确规定档案归档的大致范围，使档案的收集具有明确性。除了反映学生在校期间学习的学籍、成绩单、体检表、党团材料以及入学前的报名表等外，要有针对性地搜集学生突出表现的材料，如荣誉证书、获奖证书、实习或实践的证明材料等，不断丰富学生的档案内容，促进学生的全面发展。

（二）提高高职院校学生档案管理的规范化、标准化程度

档案管理人员要重视档案管理工作的规范化、标准化，建立健全档案管理机制，规范档案查阅、整理程序；对档案管理人员进行教育，使其树立档案管理规范化、标准化的意识；对档案管理人员进行专门的档案管理知识培训；进一步完善档案管理的监督制度建设等，促进高职院校学生档案管理的规范化、标准化发展。

（三）提升高职院校学生档案管理的信息化水平

1.建设高职院校学生档案管理系统。新生入校时即建立统一规范的新生档案，并实现一次数据输入，多部门可重复使用的目的。学生在校期间，侧重丰富归档的资料内容，着重整理搜集能反映学生综合素质、特殊技能等方面的资料。通过针对不同类型的学生建立相应的数据资料，为今后的教育培养提供依据。如对于获得奖励的同学，可根据其获奖的内容，建立相应的数据资料；对于参与实践活动的同学，侧重于搜集其实践方面的材料，以便建立相应的数据资料等；对于勤工助学的同学，也要搜集其数据资料，着重强调其勤工助学的一面，进而实现档案内容的丰富化和多样化。

2.加强与其他教学管理部门信息系统的对接。学生档案管理部门可通过校园网，授予相应的权限处理数据和实现资源共享，将分散于各管理部门的学生信息及时汇总、整理。这样有利于解决学生档案分散管理而引起的学生档案资料丢失问题，也可以避免在毕业前整理档案时，出现的学生档案原始材料丢失、缺乏、难以收集全面、档案管理工作量大效率低的问题，进而简化了纸质留存档案时繁琐的传递手续。

（四）提高高职院校学生档案管理人员的专业化素质

高职院校学生档案管理人员自身素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。档案管理人员要做到认真负责、保密，更要具备一定的政治素质、业务素质，掌握一定的信息技术知识、具备服务意识。这样才能提高学生档案管理工作的质量，实现档案管理的信息化、规范化、标准化、服务化发展。

1.政治素质

学生档案管理工作是一项服务性的工作。它直接关系着学生的个人隐私，具有一定的保密性。因而，它的保密性要求档案管理人员具有高的政治素质和强烈的责任心，要求档案管理人员能够处事公正，真实地记录学生的真实行为等。

2.业务素质

档案管理人员应该具备一定的档案知识，包括与档案有关的文化、理论、科技知识，也要熟悉与档案有关的法律法规、政策等，更要具备做好档案工作的能力，熟悉档案管理工作的各个环节和步骤，掌握各类档案的分类方法和管理方法。同时，由于目前已经形成了档案学这一学科知识体系，可以通过培训等途径对档案管理人员进行档案专业知识的培训，达到提高档案管理人员自身业务素质的目的。

3.信息化知识

随着档案管理工作的信息化发展，以及办公自动化的普及，电子文件的大量产生使归档的文件日益多样化并且逐步数字化，这不仅对档案的常规管理提出了挑战，也对档案管理者提出了新的挑战。因此，档案管理人员要掌握一定的现代化信息管理技术，熟练使用计算机等现代化的管理设备，通过培训、自学等途径来掌握信息化知识，实现自身发展的与时俱进。

4.服务意识

档案管理部门的服务性职能，要求档案管理人员具备服务意识，不断完善学生档案管理方式；搜集、整理学生突出表现的材料，存入学生档案内，丰富学生档案的内容；通过多种方式简化学生查阅档案的手续，服务学生、服务用人单位等对档案查询的需求。

（五）提高档案管理部门的职能服务水平

高职院校学生档案管理工作本身就是一项服务性很强的工作。然而在大众化背景下，学生人数的增加及档案管理人员数量的缺乏，使档案管理的服务性职能相对弱化。传统的档案管理主要是纸质档案的管理，由档案管理部门按一定的顺序或标准存放，对外是不开放的。学生如有需求，则由专门的人员负责查看，学生本人是无法查看自己档案的。这既浪费了大量的时间、精力，也给学生或管理部门造成了不便。而信息化的档案管理，则更加强调了档案管理的服务性职能。通过高职院校学生档案管理系统，为学生提供一个信息查询平台。在确保档案信息安全的前提下，对一些可开放的信息，在学校授予学生一定的权限下，可通过档案管理系统来查看，从而调动学生积极完善自己档案内容的积极性。

[1]秦杰，郑宏范.全国档案工作暨表彰先进会议在京举行胡锦涛会见与会代表并讲话[N].人民日报，1999-12-08（1）.

[2]马洁，佟丞.高职院校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].石家庄学院学报，2012，（2）：115-117.

[3]李瑞.新形势下做好学生档案工作的思考[J].新西部，2012，（5）：147.

[4]黄启汇.论高职院校学生档案在就业指导中的作用[J].皖西学院学报，2001，（11）：78-79.

[5]黄敏敏.如何发挥高职院校学生档案管理的育人作用[J].科教导刊，2010，（9）：218-219.

[6]康增瑞，张洪玮.信息化背景下高职院校学生档案管理工作的新思路 [J].科技情报开发与经济，2010，（28）：127-128.

[7]赵淑琴.规范化与标准化是实现高职院校档案管理现代化的基础[J].经济与社会发展，2006，（1）：218-220.

[8]余琳.略论当前高职院校档案管理人员的素质建设[J].华中师范大学学报 (人文社会科学版)，2006，（S1）：32-34.