浅谈高校干部档案的管理和利用

王玉武

佳木斯大学

1 高校干部人事档案管理和利用现状

1.1 现阶段高校干部人事档案的管理方式

目前高校人事档案管理模式各有不同，主要有组织、人事部门管理的，档案馆管理的，人才中心管理的，高校干部人事档案归应归哪个部门管理更为科学合理，对于是否并入高校档案综合管理，还没有定论。笔者认为，高校干部人事档案的管理不应并入高校档案馆管理，一是按《干部人事档案工作条例》规定，其业务主要是与组织、人事部门联系的更为紧密；二是人事档案动态性的特点与其他档案比较有特殊性；三是查、借阅档案有特殊要求；综上所述干部人事档案不应归档案馆管理。

1.2 高校干部人事档案管理与利用存在的主要问题及成因

1）档案材料不全，可参考价值低

按干部人事档案材料收集制度的规定，人事档案材料主要为十大类，这十大类材料主要是为组织、人事工作服务的，而反映高校教师教学水平、科研水平，论文、论著、业务专长的材料较少。档案中缺少反映新时期商品经济条件下，人们在社会生活中的银行信用等材料。

档案意识薄弱，有的教职工进修学习的材料、硕士、博士等材料不能及时归档，学习培训结束后，部分教师将档案材料放在自己手里，伺机跳槽。绝大部分教职工，档案意识不强，对年度考核等档案材料填写不认真。个别领导对鉴定等评价材料不认真，致使年度考核、鉴定和评价材料后悔缺少参考价值，很难准确反映教职工的真实工作情况。严重影响了干部人事档案的质量，使档案失去了应有作用。

2）查、借阅手续繁琐，利用率较低

现阶段绝大部分高校教职工的人事档案是参照干部档案来管理的，按《干部档案工作条例》的规定：查、借阅干部档案，利用单位必须派二名以上中共党员干部，持《查阅干部人事档案审批表》和工作证，到干部人事档案管理部门办理查阅手续。对持行政介绍信或调查证明材料介绍信查阅档案者，干部人事档案管理部门不予受理。不得擅自拍摄、复制档案内容，对于确因工作需要利用档案材料取证的，必须经过干部档案处（科）负责人审批后方可复制提供。干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用时须申报理由，经主管部门负责人审批同意，方可借阅。任何人不得利用任何理由查（借）阅本人及其亲属的档案。较为复杂、严格的手续，有利于干部人事档案的保密，这种干部人事档案在保密状态下的管理模式，在客观上既缺少群众的监督，为极少数造假者提供了便利，也为干部人事档案材料信息的合理利用设置了障碍。

3）信息化水平不高，工作效率较低

现代社会计算机技术在许多行业部门已经得到了广泛的应用，但在干部人事档案管理部门，应用水平不高，信息化程度较低，许多高校虽然使用了计算机，但仅仅是建立了查阅的索引目录，没有使用干部人事档案信息化管理系统，未能实现干部人事档案的数字化管理，没有建立个人的电子档案，查、借阅干部人事档案时仍采用手工操作方式，反复使用原件，这样既浪费了人力物力，效率低下，又直接影响到干部人事档案的完整与安全。

4）档案管理人员配备少，素质差次不齐

按《干部档案工作条例》规定：每1000卷档案配备1名专职档案管理人员，此规定为1990年中组部的规定。在当时条件下，能够满足工作需要，现今，人事档案归档案材料增加，利用频繁，高校教职工继续学习的学历及短期培训材料，每一年的职称评聘、年度考核、表彰奖励材料、干部任免材料等都需要进入人事档案，整理工作任务繁重。职称评聘、工资改革、房补、干部任免、离退休、高校人才流动等工作，使干部人事档案利用频繁，原有管理人员配备标准已不能适用工作需要。

档案专业人员缺乏，由于历史原因，高校配备的干部人事档案管理人员多为老、弱、病等，档案专业毕业的人员较少，素质较低。对干部人事档案的收集、分类、整理、归档等业务不熟悉。此外，由于个别档案管理人员不安心档案工作，总是伺机跳槽，队伍建设相对较差，也就很难提高业务水平。

2 搞好高校干部人事档案的管理与利用问题的主要途径

2.1 拓宽干部人事档案的收集渠道，丰富档案内容，增强可用性

按干部人事档案材料收集的要求，把应归档材料收集归档，而且更应体现和侧重高校特点，将反映教学、科研水平成果的材料，本人的业务专长、科研项目的材料以及教职工的社会兼职、银行信用等材料收集归档，使干部人事档案材料内容更丰富，更具有参考价值，增强干部人事档案的实用性。

2.2 增强档案意识，严格审核，保证档案材料的真实准确

准确真实是干部人事档案存在的价值，如果档案不准确、不真实，档案也就失去了存在的意义。应加强档案法规普及宣传教育，增强高校教职工特别是各级领导的档案意识，对进入干部人事档案的材料进行严格审核，对年度考核、鉴定、政审、干部任免等容易形成简单、雷同或带有主观倾向性的材料，实行层层把关。明确责任，对于提供了虚假人事档案材料的部门领导实行问责制，加强处罚力度，避免人事档案造假，保证人事档案的真实准确，使档案真正具有遴选人才依据的价值。

2.3 区分级别，分类管理，拓宽干部人事档案利用渠道

现高校干部人事档案是在较为封闭状态下运行的，基本上是组织、人事部门经常查、借阅干部人事档案，这种管理方式已经不能更好地适应现阶段国家人事制度改革的需要。应改变干部人事档案的查阅制度。一是按干部级别将档案查阅权分为厅级、处级、科级、普通干部（教师）等几个等级，实行不同级别不同的查阅审批管理办法。二是将现有干部人事档案材料实行区别对待，对于不需要保密的学历、学籍、职称、职务、科研水平等材料可以适当开放。而对于政审、干部任免考察材料等政治性较强仍然实行保密来管理。这样实行分级分类管理、适当开放干部人事档案，开发档案信息资源，使干部人事档案真正发挥其应有的作用。

2.4 提高档案管理水平，强化干部人事档案信息化建设

应提高认识，增加投入，配备相应设备，开发较为完善的人事档案管理软件，将人事档案材料整理录入计算机，建立并完善干部人事档案电子档案及数据库系统，实现档案纸质与数据格式并存，避免反复调用档案原件，提高干部人事档案管理的工作效率。

2.5 加强干部人事档案管理人员队伍建设，提高管理人员素质

根据新形势干部人事档案工作的需要，按要求配齐档案管理人员。应注重选拔思想政治素质高，具有一定档案专业知识，年富力强的党员干部充实到档案人员队伍中。要加强对现有人事档案管理人员队伍建设，分期分批培训，进行学习提高，强化对干部人事档案管理过程中的疑难问题进行研究探讨，提高档案管理人员的整体水平。要加强对干部人事档案工作的检查、指导，切实把档案管理人员的日常工作与年终考核、提职晋级相结合，从而督促档案管理人员提高自卫身素质。

总之，高校干部人事档案应拓宽收集渠道，丰富档案内容，保证人事档案材料的真实准确，拓宽干部人事档案利用途径，为高校及社会发展提供快速、准确、全面的干部人事档案信息，实现档案的真正价值。

[1]程越峰，温晓玲.高校人事档案管理模式的改革探讨与理性思考.山西广播电视大学学报，2004（05）

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策.科技风，2008（24）