如何有效提升工作效率

文雷宇

你是不是每天都很忙，却老是忙而无功？是不是感觉付出很多，得到的却只是老板的责骂？是不是没有一刻空闲，到总结时却说不出所完成的成果？如果你已身心疲惫，但是一无所获，那么，你可能不是工作不努力，而是没有掌握提高工作效率的正确方法，在无意中做了太多“无用功”。在实际工作中，我们要想真正做到事半功倍，就必须有效提升工作效率。

1. 把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类，分别对待

所有的工作无非“事务型”和“思考型”两类：“事务型”的工作基本不需要你动脑筋，只需要按照所熟悉的流程一路做下去，期间也不怕干扰和中断；“思考型”的工作则要求必须集中精力，一气呵成。所以，对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下循序处理；而对于“思考型”的工作则必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是事先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想、睡觉前想、在路上想，甚至坐在马桶上时都要去想。当你的思考累积到一定量后，再安排时间集中去做，你会发现灵感汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！举例来说，近期公司新推出一系列镜架，需要你做推广方案。你要做的不是立刻着手写策划，因为没有思路的一边写一边改，只会无限占据你的时间而得不到最好的效果。首先应该做的是收集该新品的相关资料，然后根据其特点做一些简单的市场调查，再根据当下的社会热点整理出宣传重点和方式，这时再开始着手策划，你就不会因为想不出好的方案而没日没夜地加班了。

2. 每天定时完成日常工作

你每天都需要做一些日常工作，以和他人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境，这些工作包括查看电子邮件、和同事或上级的交流、浏览你必须访问的网站、清理昨天没有做完的工作等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成其他的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理主要事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来干扰。

3. 列出工作计划，并且用明显的方式提示你完成的进度

工作计划必不可少！这种计划并不是为了向某人汇报，而是为了让你记住有哪些事情需要去做，不被无形而又说不清楚的工作压力弄得头晕脑涨，烦躁不已。首先，在每周开始列出本周的计划，除非是外界有严格时间限制的任务（例如周五必须完成多少销售业绩），否则周计划无需设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示，让你不会忘记本周要做的工作；然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成；列出所有需要打的电话和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，随时告诉你下一步工作的内容。

还要随时随地进行工作计划的总结：用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去，把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去！制定计划的根本目的不是施加任何压力，而是给你一个有序的、有准的工作安排。因此，不要为未完成预定的任务而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行。同时，工作计划和还会给你带来自信和成就感：看我这一周多么充实啊。

4. 安排好随时可进行的备用任务，以不浪费你的时间

我们常常会遇到这样的情况：需要打开或下载某个网站内容，连网速度却慢得像爬虫；离预定好的约会还有半个钟头的空余时间；焦急地等待某人或某物，却不知道他（它）什么时候会到来；心情不好或情绪不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任务都已完成，而下班的时间还未到来。通常，人们遇到这些情况时，会采用两种方法去对待：或者百无聊赖地等待，或者随便拿起一项工作来做。其实对待这样的空白时间最好的方法是：预先准备备用的任务，而利用这样的时间去进行（不是完成）它。这样的备用任务要求具备的特点是：不需要耗费大量的脑力去思考；随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以继续进行；没有时间的压力，不必在某个时间非完成不可；能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有：浏览报刊杂志、阅读有行业相关的书籍、查看网络新闻、随意访问自己工作有关的网站、对自己已完成的工作成果进行美化加工（例如整理文档、修饰绘图设计）、整理文件、将客户名单整理归类等等。如果你安排好了这样的任务，你不光可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来，并且你还可以有额外的惊人收获：更广泛的知识面、整理有序的客户资料、比同事更完美的工作成果等等。

5. 不要犹豫和等待，立即行动

这一条是对以上4条的重要补充：不要犹豫和等待，立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失，没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择，只能去面对，只能去迎接任何挑战。记住：世界是属于那些善于思考，也善于行动的人的。o