试论建筑智能化工程建设中的合同管理

文│安徽四创电子股份有限公司 王维平 曾 杰

试论建筑智能化工程建设中的合同管理

文│安徽四创电子股份有限公司 王维平 曾 杰

建筑智能化工程建设中的合同管理是一项综合性工作，集技术、管理、经济于一体，其管理过程可分为招投标、合同签订、合同履行三个阶段。本文针对建筑智能化工程合同管理中所存在的若干问题进行分析，并就三个阶段中如何进行合同管控提出一些认识和建议。

建筑智能化工程 合同管理 技术协议 变更与签证 索赔

1 引言

建筑智能化工程目前正朝着系统多、技术新和管理难的方向发展。从招投标、设计、施工、试运行到投入使用，涉及到项目发包人、设计单位、承包人、监理单位、设备供应商、材料生产厂家等多个主体单位，其施工活动包含深化设计、工程界面确定、设备选型、排管布线、安装和调试、系统检测、竣工验收、维护保养等主要环节。

1.1 建筑智能化施工合同

建筑智能化施工合同是发包人（建设单位、业主或总包单位）与承包人（施工单位）之间为完成商定的建筑智能化工程项目而确定双方权利和义务的协议；同时也是工程建设方进行质量控制、进度控制、投资控制的主要依据。

建筑智能化工程项目的建设过程实际上就是合同的执行过程。

1.2 进行合同管理的必要性

合同管理就是对合同的签订、履行、变更和解除等进行筹划和控制的过程。伴随着国内智能化行业的发展，越来越多的企业将目光投向智能化行业市场，且建设投资呈多元化趋势，建筑市场竞争加剧，存在着“和约陷阱”的可能，同时履行合同的风险性随之增大。

加强合同管理既有利于承包商取得更大的经济效益，又有利于承包商实现合同中所涉及的预期目标，提高自身的社会信誉，从而更好地在工程市场中站稳脚跟，增强竞争力。

2 合同管理中存在的主要问题

主要表现在以下几个方面：

（1）招投标不够规范，为合同管理埋下隐患

招投标过程中潜藏着多种不合理的环节，如发包人对承包人提出一些苛刻条件，迫使承包人做出让步，给承包人增加额外负担，给履行合同带来障碍。另一方面，为顺利承包工程，部分承包人面对有欠公正的合同条款也只能委曲求全。甚至有的承包人恶意串通，造成不正当竞争，使施工力量强、管理水平高的承包人不能中标，导致项目不能顺利实施，建设质量得不到保证，给合同管理带来困难。

（2）承诺不能兑现，造成工程无法顺利实施

在工程建设过程中，某一方没有及时提供或所需资源根本无法提供，造成工程项目无法开展或实施被动或拖延工期。尤其是在分包合同中，有的承包方在实际施工过程中的人员资格和数量及所用设备的型号与数量等均与合同约定相差较大，承诺不能完全兑现，这对智能化工程项目的顺利实施造成很大的负面影响。

（3）合同条文欠完善，难以约束双方

所签的合同太过简单，不符合标准合同的要求。有的合同条款不全面、有明显缺陷或漏洞或合同文字不严谨，易发生歧义；有的业主在签发中标通知书之前，提供条件苛刻的非示范文本合同，把大部分风险转嫁给施工单位，缺乏对业主的权利限制性条款和对承包商的保护性条款。这些情况常导致合同难以履行或引起争议。

（4）存在违法转包或分包的现象

在工程建设中非法转包或分包的不端行为屡禁不止，工程进度与质量难以保证，容易出现债务纠纷，给合同的管理工作带来不必要的麻烦。

3 对建筑智能化合同管理的几点认识

上述问题可能是造成合同管理工作困惑的主要原因。依据笔者多年的工作实践和切身体会，做好建筑智能化工程的合同管理必须建立一套完整的合同管理机构，并配备高素质的合同管理人员，对合同内容、变更与签证、索赔等过程进行跟踪处理及审批控制，实行“静态控制、动态管理”的策略。从合同管理的全过程来看，可分三个阶段：招投标阶段、合同签订阶段、合同履行阶段。

3.1 招投标阶段

（1）加强投标前情报收集

对业主的信用程度及财务的考察应成为一个不可或缺的关键环节。投标前承包商要深入了解业主的资金信用、经营作风和签订合同应当具备相应条件及该工程的资金到位率，以减少信息的不对称。

（2）规范投标过程

要对招标文件进行深入研究和全面分析，要了解业主的意图和要求，并在响应投标文件实质条款的情况下，尽可能做出有利的选择以降低风险，防止“和约陷阱”。投标工作是合同管理中属于提前介入的基础性工作，它的水平高低与施工企业盈利有直接关系。要及时了解和掌握相关政策、行业规定、设备和材料价格等行情，这都是合同管理中不可缺少的基本措施。建议采用可预测、可调整的计价方法，使投标报价建立在科学合理的基础上，以消除合同规定的价款可能存在费用“先天不足”的现象。

3.2 合同签订阶段

（1）严密合同条款，尽可能规避风险

合同文件是合同管理的依据，是实施控制的源头。工程中标之后，智能化施工承包商应明确专门的合同管理机构负责施工合同的审查，减少合同签订过程中的漏洞。此时的主要工作是对合同文本进行逐项审查，特别涉及到费用问题，如工期、价款的结算方式、违约争议处理、索赔、验收组织形式等条款予以逐一商定或确认，并尽可能地了解各方面的可靠信息，结合工程实际情况进行合同风险分析。

（2）建立谈判小组

进入合同实质性谈判阶段，承包商应组织专业人员成立合同谈判小组参与商签合同，增加谈判的实力，提高风险的识别能力。通过谈判及灵活运用政策法规力争对那些责任权利不平衡的、单方面约束性的条款做出修改或限定，使合同能体现出双方责、权、利关系的合理平衡，最终签订出有利的工程承包合同。

（3）合同评审

应在正式签订之前对工程合同文本进行严格的评审，忌把控不严或走过场。此项工作若做到细致有效，可减少或避免合同履约不顺或成本增加等情况发生。

严格按流程办事，选择高素质的专家进行认真细致的合同评审，并达到确保合同的合法性、有效性、可行性、完整性及确保合同条款表达清楚、无误，明确双方的责、权、利的目的。避免因合同条款之间的规定和要求相互矛盾。

3.3 合同履行阶段

3.3.1 合同交底

对合同的主要内容、要点及存在的风险作出解释和说明，使合同执行人员充分理解合同内容，避免对合同理解的不同导致工作上产生失误，更好地围绕合同目标开展工作，且所有活动过程都要形成书面记录。

合同交底的内容范围为项目所涉及的所有合同内容。在传统的工程项目管理中，人们往往只注重“图纸交底”而忽略“合同交底”工作，实际上合同交底更为重要，只有按合同施工才能在执行时不出或少出偏差。

3.3.2 合同的跟踪和控制

（1）健全合同管理的工作制度（如文件的审批、签字程序），完善合同文档管理体系，提升合同管理人员素质，及时预见和防止合同问题。补充的技术协议及至工地会议纪要、工作联系单等都应作为合同内容的一种延伸和解读，必须妥善保存并便于查询。同时注意有效证据应当是原件且与事实有关的、有盖章（或签名）的、有明确内容的保存。

（2）建立报告和行文制度。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示都应落实在书面上，使工程活动有依有据。一旦出现双方争议或纠纷，书面材料将是最有说服力的证据。

3.3.3 补充技术协议

该协议是由建筑智能化工程的特性所决定。因为在合同中关于技术部分一般只是简单地描述系统部分的技术参数，所附图纸也大多为原理性框图，工程界面的范围与内容并没有详细地阐述。智能化工程建设中有许多详细技术和施工图纸深化设计工作通常是在合同正式签订后才开始着手进行的。因此，有必要安排由项目发包人主持，相关设计单位、承包人、监理单位、设备供应商全体参加的设计审查和技术联络会议。其目的是：

（1）完善合同内容，主要针对合同技术谈判中遗留的问题进一步加以澄清和确认。即依据智能化不同子系统的特点和要求，明确深化设计的内容、要求、范围，使工程深化设计满足系统性能和使用要求，以确保建筑智能化工程的顺利开展。

（2）确定工程界面，含设计材料供应界面、设计界面、技术接口界面和施工界面。及时协调和处理技术问题，包括接口间通讯协议的协调、工期审核、技术文件的解答等。要形成书面会议纪要，并作为合同执行的补充部分，由业主和承包商等项目负责人遵照执行。

3.4 变更与签证

变更与签证是合同管理中最普遍的工作之一，在建筑智能化工程建设中，工程变更和现场签证是不可避免的。为减少和避免日后发生争议，承包商应随时注意因工程量的增减、质量与特性的变更、施工顺序的改变以及设备、材料和服务的变更等因素变化而引起的合同变更情况，及时收集相关变更资料，以确定变更后引起的工期和价格的调整，维护自身的权利及利益。

注意规避下列风险：

（1）并未做到及时变更合同。

（2）应当发出的书函未能及时发出。

（3）未能按时办理签证确认等。及时、有效地变更与签证工作，既是合同动态管理的需要，也是承包商自我保护的一种招数。

3.5 申请索赔

索赔是承包商要求补偿损失的正当方式，可增加收入、节约投资，理应作为一种企业经营上的管理活动。

要积极寻找设计阶段和施工过程中可能出现的索赔机会。当然考虑到索赔工作要涉及全局，应慎重处理，要学会选择合理时机办理索赔手续。如投资方若不能按时足额拨付工程进度款（或设备款），则可考虑在合同限定的有效时间内采取适当的方式提出索赔。

3.6 分包合同监控

作为总承包商有责任对符合资质要求的分包商的工程进行统筹协调，以保证总承包合同的实施。通过外派有经验、懂技术、责任心强的项目部成员到分包工程现场做督导工作，对合同实施情况进行跟踪，就分包合同履行情况作出诊断，纠正可能出现的偏差，以减少因分包而带来的整个项目进度、质量等风险。

综上所述，做好合同资料和相关工程技术资料的收集、整理和归档工作，不仅是工程竣工验收的需要，同时也是承包商执行合同、处理变更和申请索赔时所需的有力依据。

4 结束语

合同管理是一项综合性工作，它集技术、管理、经济于一体，贯穿于建筑工程的始终，直接关系到项目的实施能否顺利进行，自身利益能否得到保护。随着建筑市场法制化、规范化进程的加快，对合同管理而言，既是机遇更是严峻的挑战。建筑智能化承包商要想在竞争激烈的市场环境下取得更多的经济效益和社会效益，应做好三个阶段的合同管控，提高其效能则势在必行。

1 张晓峰.浅论建筑中弱电工程管理（J）.城市建设理论研究，2012（9）

2 任小玲.浅谈智能化施工承包商如何进行合同管理（J）.智能建筑与城市信息，2009（11）

3 苏保富.建筑智能化项目管理实战（J）.智能建筑与城市信息，2006（8）