关于水利工程档案收集的探讨

陈建华

（中水珠江规划勘测设计有限公司，广东 广州 501610）

水利工程档案不但记录了工程项目从立项到批准，从设计到施工，从竣工到验收等各方面文件材料，还记录了技术人员的科技思想、科技方法和科技配套成果，真实地反映了工程项目勘测设计实践活动的历史过程，其中的设计档案除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。是技术人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现为计算书、技术图纸等。在许多行业和地方建设行政主管部门对水利工程勘测设计进行质量大检查时发现。有些应该归档的许多文件材料没有归档。这种现象在工程勘测设计单位屡有发生，并且多是一些查考价值较大的基础资料、计算文件以及设计修改文件等，没有归档或没有全部归档。

1 水利工程勘测设计档案的完整性

水利工程勘测设计档案的完整性关系很广，不同专业的设计人员、勘察人员按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，一项工程设计全部设计和勘测文件材料的总和，包括从项目立项批复、开工令、基础资料、设计依据、中间设计成品和最终提交的技术成果以及下一步施工过程中的更改设计文件、监理材料等，到最后竣工验收材料，按项目将它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一本算计书、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性、完整性。按工程项目进行配套整理，可以如实地、系统地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的过程，按项目完整、系统地归档保存，有利于水利项目的生产建设、运营维护和以后的借鉴使用。

2 归档材料后缺失的原因

分析归档材料不完整的原因，发现是由于目前工程勘测设计市场竞争激烈，工程设计单位接到设计合同时,建设单位有时为了赶工期，有时为了赶立项，规定工程设计单位的设计时间非常短，设计单位申请测绘资料所需的时间往往比设计时间都长。设计单位只要竞争到某一建设项目的设计任务之后，经营人员直接向建设单位索取设计基础资料后，往往连合同还没有签订就开始进场查勘，索取回来的文件材料往往不经过文书收发途径交付，直接交给专业设计人员。结果是设计任务已经完成，设计基础文件还没有归档。在水利水电工程建设项目的施工图设计阶段，经常涉及非标准设计：主坝、副坝、船闸、泄水闸、水轮发电机等土建结构和构件等重要的设计，设计人员都要反复进行计算，经常是边设计、边施工、边修改。随着施工图阶段的完成,还会产生各专业的设计计算书和自查记录、校审记录等材料，这些材料必需及时整理归档，然而，项目完成后，由于没有及时、准确、完整的归档，或设计人员又忙于赶下一个项目的设计任务，往往把上一个项目的设计材料、计算书、设计图纸和施工现场发生的设计变更等等搁置起来，做成很多重要的材料丢失，使归档材料不完整。由于一些设计单位科技档案管理制度不严谨，或者有制度而执行到位，设计修改文件形成、发送和归档都比较随意，导致档案材料的缺失，一旦发生责任事故，追究起来对责任的认定就无法进行。

3 制订管理制度

要改变这种状况，首先，应强化科技管理制度，提高科技管理水平。对哪些文件材料必须归档要做出硬性规定，并明确有关人员的职责。要将归档制度同有关的管理制度衔接起来。以我单位为例，我单位制定了《科技档案管理制度》，明确了工程设计的归档范围，并制定了归档保证金制度，对不按规定要求归档的设计单位用经济手段给予惩罚，保证金制度对工程设计档案的收集确实是一种比较有效的经济制约手段，但是它的作用并不是万能的，而且随着市场经济的不断发展，保证金制度逐渐产生了一些弊端。一是由于建设工程竣工档案保证金的收取比例是有限的，对于档案意识不强的设计部门来讲，他们根本不在乎区区几万元保证金，因此，对于相当一部分建设工程来讲，保证金制度就根本起不到制约作用；所以现在我们采取的方法是在下达总体计划时，同时下达归档任务，把归档任务当作项目工作的一部分来完成，效果不错，近年来归档的完整率不断提高。

4 严把归档材料的接收关，加强档案资料的补充收集

我们也建立起兼职档案员制度，让各专业设立一名兼职档案员，负责档案资料的收集和初步整理立卷，并根据设计工作的基本程序，对项目建议书阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工设代工作，按专业分阶段，将形成的设计文件整理归档，将档案工作收集前移，这样能更好、更快的掌握项目完成的情况，及时跟踪应归档的材料动向，从而提高归档材料的完整率。同时还根据ISO质量管理体系建立科技文件更改制度，对更改程序，更改原则，更改权限，更改方法等作出规定，更改后的文件应达到符实、完善、一致、清晰的要求。由建设工程的项目设计总工把关，负责对在设代工地现场形成的设计修改补充文件进行确认，敦促相关人员主动到档案室送交设计修改文件。并对归档的材料数量、内容进行审核并签署，把责任落实到个人；档案部门按归档制度接收技术人员归档材料后，在业务工作中要注意发现散失在外的文件材料线索，及时跟踪收集。如接收某工程项目设计合同，即可了解该项目设计基础资料是否全部归档。因为设计合同一般都规定了建设单位应向设计单位提交哪些基础资料。

要对工程设计归档材料的内容核查。一个建设项目的设计任务完成以后，应请该项目设总或设计质量管理人员对归档设计档案的完整、准确情况进行检查，发现残缺，及时到有关单位或找有关人员进行补充收集，即使是复印件也比没有强。档案部门还可以为设计工作开展补充收集工作。如定期派出档案人员到建设工地，指导设计设计代表或监理代表积累、整理在现场形成的有归档价值文件材料，将有保存价值的文件材料及时收集归档。

5 展望

随着档案工作法制建设的逐步完善,会走上规范化、制度化的道路。作为档案部门要有甘当配角、热心搞好服务的思想。档案人员要刻苦学习本单位各专业的基本知识,业务职能范围,做到不但熟悉工程设计文件材料形成的全过程和内容,而且还能看懂各专业的文件、图样;以便更好地做好基建工程设计档案收集工作。建设工程是百年大计，其中大江大河的水利水电建设工程，是兴利除害、造福人类的基础建设工程，加强工程建设档案管理工作，也是基础工作之一，通过几年来的实践，我们发现把把归档工作列入年度考核，比单纯用归档保证金制度约束更有效，更能让技术人员的档案意识加强；另外，我们还建议在项目报奖时和职称评定的过程中，也把归档工作列入考核内容，让完成归档工作成为必备条件，从而让建设工程设计档案的收集更及时、更完整。工程设计单位为科技型企业，更应重视档案的收集、建立与保存，我们档案部门逐步探索出工程设计档案的管理方法，通过不断完善，以促进了档案工作水平和提高，并结合计算机辅助管理，使档案管理将更加规范化和标准化，必将推动工程设计单位档案事业进一步发展。