浅谈社保档案管理现状和工作分析

郎淑琴

（阜新市企业退休人员档案管理中心，辽宁 阜新 123000）

1 档案管理的重要性

1.1 随着保险业务的逐步发展壮大，保险档案管理对维护社会的稳定与参保人员的权益越来越密切相关。档案涉及到参保人员的方方面面，而且与参保人员终身相关，在办理社保业务过程中产生的大量社会保险档案涉及每个参保人员的切身利益，关系到千家万户，是维护广大参保人员根本权益不可替代的重要依据。如果忽视社会保险档案管理工作，保险业务档案缺失，必然给参保人员及参保单位造成不便，甚至影响到企业退休人的正常退休，进而社会保险基金安全就不会得到有效保障，广大参保人员的合法权益就有可能遭受侵害，社会保险也就无法得到科学发展。因此，社保档案管理工作就显得犹为重要。

1.2 保险业务档案也是国家档案系统资源的重要组成部分，国家的有关保险政策修订、制定等也要参考保险业务档案中的基础数据，做详细的调查研究后，逐步出台合理的政策，最大限度的保障参保单位及参保个人的利益。保险职工的工作调转、患病报销医药费、缴纳保险费、个人账户资料维护等业务都需要完整、真实、准确的保险业务档案。保险业务档案管理的好坏，直接影响到参保人的切身利益。

2 社保档案管理的现状分析

2.1 由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，普遍存在。保险业务档案管理人员积极主动性意识差，保险业务档案管理的场所小，不能完全满足办理保险业务需要。着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬、人三者没有实现有机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能。

2.2 社会保险档案管理工作作为加强社保经办能力建设，提升社保经办管理工作水平的重要内容，积极推进本地区社保档案管理规范化、制度化、信息化建设，在为广大参保人员提供优质档案利用服务的同时，不断提升社保档案管理水平，使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展，保证了业务档案管理工作的正常开展。

3 社保档案管理的问题分析

3.1 社保经办人员科班出身的少，学历比较低，他们对社会保险业务档案管理知识和有关国家政策、方针、文件知之甚少。该归档的保险业务档案没有及时归档，业务档案随意保存、丢失的情况比较严重，不能认真执行保险业务档案管理、使用的具体操作规范，容易发生档案丢失、或者泄密现象，给国家或者个人造成不必要的损失。另外人的精力是有限的，这样的管理只能是泛泛的做些表面工作，将管理的纸质材料放入档案盒，电子文档直接拷贝入电脑，不能做详细的分类归档。

3.2 档案管理所需工作场地面积不足，社会保险档案管理部门必须建有专门的、相互独立的档案库区、办公区、查阅区，并对各个区域的面积有明确规定。部分地区在档案管理工作场地建设方面都没能达到标准要求，也没有做到档案库房、办公、阅览三分开的要求。

3.3 社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不同的部门管理，形成了多头管理问题，且各部门之间资讯沟通困难。不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，一个人的保险资料分别保存在不同的机构，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室，且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。保险业务档案没有按照具体的业务需要进行分类汇总，存档建立的目录非常简单，内容不具体，日常管理起来非常混乱，查询、更新非常困难，容易造成事倍功半的现象。

3.4 社会保险业务档案管理工作自启动以来，大部分地区先后制定了部分社保档案管理工作制度，部分工作制度已上墙，但与档案收集、整理、移交、保管、利用、统计、销毁等社保档案全过程管理的要求相比，档案管理各项制度还需进一步完善。各地启动社保档案管理工作的时间不一，起点不同，由于没有统一的标准，导致档案装具不一致，装具标识不规范。

4 规范社保档案管理意见和建议

4.1 在全社会加大社保档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社保档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社保档案工作的重视程度，加大资金及人力投入，切实解决社保档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社保档案工作创造良好氛围和有利条件。

4.2 人力资源社会保障部和国家档案局制定保险业务档案管理具体要求，对档案的日常管理的规章制度、经办人员的操作章程、业务管理的具体执行部门做详尽的规定，将保险档案工作纳入规范化管理、形成制度，并把此项做为考核该部门领导的一项指标。根据社保档案的特点和社保工作的发展，改进和完善我国的社保档案工作。

4.3 通过走出去、请进来的办法，加强现有档案管理人员的教育培训。尽可能的创造机会，提供便利条件，鼓励档案管理人员参加继续教育培训，提高他们的业务素质和工作能力。组织管理人员学习兄弟单位的先进的管理经验，培养一批高水平、业务能力突出的复合型人才。提高职工热爱保险业务档案管理工作岗位、钻研业务的积极性，提高自身素质和能力，适应社会的不断发展，满足社保档案管理工作的需要。通过典型示范引领，加强档案管理人员的思想教育工作打造阶梯形管理人才队伍，保证档案管理工作有稳定的工作团队，造就业务水平高、管理能力强、有亲和力的保险业务档案管理队伍。

4.4 大力加强社保档案的科学化、标准化、制度化、规范化建设，实行社保档案的管理科学规范。加强对社保档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社保档案管理规范，努力促进社保档案信息资源的整合与共享，提高社保档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。

4.5 工作中形成的文字材料、业务报表等及时归档，按照集中统一管理的工作要求登记造册。加强保险业务部门的沟通、交流、合作，避免各个职能部门间重复劳动，实现保险档案的统一集中管理。档案管理部门购买实用性强的办公设备，安排专门人员录入保险业务档案数据，建立保险业务档案数据库，实现保险业务档案信息资源的科学整合和有效利用。

4.6 推进社保业务档案管理信息化，实现社保业务档案管理信息化与社保经办业务处理信息化实时对接，做到业务档案归档实时化，管理电子化。通过采取自动化手段，在不断提高业务档案服务效能的同时，充分发挥业务档案主动防范风险、保证社保经办整体安全的职能，以实现建设统一的社会保险档案信息化管理体系模式，不断提高社保业务档案管理水平。

5 结语

和谐稳定的社会需要健康向上社会保障体系，这就需要广大档案管理人员付出辛苦，加强保险业务档案的管理，有效地遏制了社会保险基金的流失，提高保险工作效率。加强保险业务档案管理也为领导工作方针制定、工作考查、企业改制等方面决策起到指导作用，推进了社会保险事业的健康稳定发展。认真作好退休人员的档案管理工作，切实维护好退休人员的相关利益，对档案管理工作做到从国家到地方，再到个人，都能认真负责，以提升对社保档案管理工作的效率和质量，更好的促进社会保障事业的发展与进步。