网络环境下的档案信息服务

陈 利

（鸡西市档案局 黑龙江 鸡西 158100）

当今的社会信息需求量日益增长，信息与科技共同推动社会向前迅猛发展，人们对信息的索取和利用的急迫程度超乎想象。档案作为最具原始性，最具真实可靠性的信息资源，其大众需求已远远超出档案馆现有的服务范围，档案馆传统的服务理念和服务方式已满足不了大众的需求。在科技日新月异的时代，档案馆必须拓展职能和强化服务，推陈出新，迎合时代发展，通过计算机网络技术，实现信息共享，塑造档案信息服务的新形象，让档案信息服务切实步入老百姓的学习、工作和生活当中。

一、重视档案信息服务观念的创新

档案信息利用与传播面临着如同何网络环境下开展服务的问题。档案部门必须从解放思想、更新观念入手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重宣传档案信息，为档案信息开发与利用创造良好的外部环境，更好地为档案信息开发与利用服务。

在国民经济和社会信息化发展的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，充分认识信息化建设所引发的理论与方法的突破与变革；积极应用实践；利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，档案部门要在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究我国档案信息利用服务的现状，客观分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，深入研究利用者及其利用需求特点，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。

二、网络环境下的档案信息服务的优点

计算机网络技术的应用给档案现代化事业的发展带来了诸多好处。

1.为档案信息利用者提供方便、快捷的服务

在互联网上建立公开文件信息网，将档案以数字化的形式传输到计算机网络，档案信息利用网络传输。网络档案信息服务实现数字化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化的多功能作用。档案信息利用的网络化，发挥了在其信息传输上的分散性优势，使众多用户可利用网上终端，跨时空、跨地域利用档案信息。避免了传统查阅档案时带来的繁琐，大大节约了档案利用者的时间，提高了档案服务工作的效率。通过网络，网上办展览，网上公布档案编研成果。使利用者可以足不出户，就可以通过网络对档案信息进行查询、检索和利用，真正实现档案信息的社会共享，为档案信息利用者提供了极大的方便。

2.为档案工作者提高了工作效率

网络环境下，档案全文数字化，档案工作者的工作几乎完全在计算机上进行。传统查阅档案方式是用户与档案工作者面对面进行直接交流，先确定保管期限，再查目录，最后才能找档案，又或是通过信函、电话等形式提出咨询要求。而网络环境下，在关于档案信息的网站上可以设立一个小板块儿，专门用来解答有关档案工作的问题或档案信息的咨询，减轻了档案工作者的工作量。送稿单位可以利用网络将所需内容传送到档案局，档案编研工作者可以直接采用计算机网络上的信息，减少了档案工作人员把稿件向微机录入的环节。并且避免了向各单位催稿的繁琐，也减轻了送稿人的负担。缩短了《年鉴》、《大事记》、《市志》等重要书籍的出版时间，必要时也可直接发表在网络上，让利用者先睹为快。

3.档案信息的公开有利于提高档案馆的地位

利用网络传播档案信息，可激发社会档案意识，提高档案的社会开放与利用程度，强化社会化服务功能，实现档案的社会价值和经济价值。档案信息的公开不仅是社会对档案馆的要求，同时也显示了档案馆的开放程度。允许部分档案信息公开，满足了档案利用者的需求，必将受到广大群众的认可，档案也就创造出了社会价值。档案信息服务工作将不再是一项可有可无的例外工作，而是代表机关的工作效率与服务水平的工作，从而使领导重视档案工作，有了领导和社会对档案工作的肯定，档案馆的地位将会不断提高。

三、做好网络环境下的档案信息服务

档案信息的安全问题是值得关注的大问题。网络是一个开放式系统，许多应用系统处于不设防状态，具有极大风险性和危险性，计算机系统的自身安全和自我保护功能又非常薄弱。计算机系统不安全的一个主要方面是计算机病毒的危害。它具有很强的传染性、潜伏性、破坏性以及主动攻击性和衍生性等。因此保护好档案信息安全是当务之急。

1.制定相关档案信息利用制度

档案部门在网上向社会公开发布的档案信息，必须是依法确定为对外开放的档案。国家档案局公布的《中华人民共和国档案法实施办法》对档案的开放原则作了具体的规定，中华人民共和国成立以前的档案及中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年的向社会开放；经济、科学、技术、文化等类档案，可随时向社会开放。档案开放原则确定了人们有利用档案信息的权利。档案馆不能只为了自身的利益，拒绝公民与其他组织的合理利用要求，将该开放的档案未开放，损害了利用者的利益。但对于不允许开放的档案信息，要明确指明。防止将不该开放的档案信息开放出去，造成泄密，损害个人利益或集体利益。

2.建立信息检索网页和数据库

为了便于众多用户在网络信息资源中搜索到所需的档案信息，需要建立一个科学的、系统的、结构合理的配套档案信息检索网页，实现业务工作上的自动化，制作一个有特色的档案宣传专栏，吸引更多的网络用户浏览。数据库要体现馆藏的特点，全面介绍档案部门保存的档案成份和内容，更加方便、快捷地为社会提供全方位、高质量的档案信息服务。建立方便查找的目录数据库，将有关的档案目录先行数字化上网，为利用者查找、检索提供便利。目录内容记载要详细，使利用者一目了然，减少不必要的环节，节省查阅者的时间。

3.完善网络监控、检测手段

网络的维护工作是保证网络正常运行的关键，操作系统安全检测是一种基于主机操作系统的安全评估分析，通过对被检测主机操作系统进行漏洞检测、安全配置检测以及文件完整性检测，能够帮助安全管理人员及时了解主机系统的安全状况和潜在的安全风险，并利用检测系统提供的检测结果和安全建议堵塞这些安全漏洞，从而有效地保证主机系统的安全，保证主机上运行的核心业务应用和核心数据的安全。

4.档案信息利用的安全措施

在网络环境下，除了要对计算机自身做好日常维护工作以外，还要对档案信息采取安全防范和保护，以便不影响正常的工作进程。

（1）信息访问权限控制。它主要是为了保证档案信息不被非法访问和非法利用。

（2）信息加密措施。信息加密是为了确保不公开档案信息的安全，使非法查阅者达不到他们的目的。

（3）信息防改措施。是将档案信息设置成为“只读”状态，使用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何恶意篡改或打印。

（4）建立网络系统备份和恢复功能。建立完善的全方位的系统备份功能，对系统形成了防护，不仅能够有效地防止物理损坏，也可以在系统遭受攻击损害时，帮助系统尽快地恢复数据。

5.提高档案工作者的业务素质

档案馆的工作已与从前的工作方式有了很大的不同，档案工作不再是默守陈规，已经变成互动式的交流工作。虽然档案工作者对信息技术应用的熟练程度较往年有了一定的提高，但与网络时代下的网络服务相比，还是有一定的距离的。造就一支多方面高素质的档案干部队伍，是档案人才培训工作中的重中之重。要努力培养网络服务需要的系统分析与设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。他们既要掌握档案信息理论，对档案工作有透彻地了解，又要能熟练地运用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术。因为现在的档案工作，处处离不开计算机、网络通讯技术和信息技术的应用。今后的档案工作是否得到档案利用者的认可，网络环境下的档案信息服务的满意程度，在很大程度上取决于档案工作者运用现代信息技术的程度。因此，在今后的工作当中，如何提高自身的综合素质，也是从事档案工作人员的重要任务。