高校档案管理信息化建设浅议

吕忠泽

（西南政法大学档案馆 重庆 401120）

一、高校档案信息化建设的必要性及意义

高校档案信息化工作对推动学校的发展建设具有十分重要的作用，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量一所学校信息化水平、管理水平的重要标志之一。高校档案信息化建设的意义在于：

（一）实现资源共享的重要平台。高校集中了大量学术前沿信息，是知识积累、更新基地。如何共享这些学术、科研成果信息，使之转化为生产力，更好地服务于社会，是高校义不容辞的社会责任。高校档案管理机构作为这些资源的保存、管理者，必须加强档案资源的信息化、网络化建设，使其成为各类资源信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台，充分发挥高校的科研先导作用。

（二）提高档案管理工作效率的有效途径。高校档案实行信息化系统管理可使档案利用不再受时间和空间限制。凡经过档案管理系统授权的合法用户可随时检索、查阅利用，有效提高了档案管理工作效率；尤其是两地办学的高校，这种全天候、全方位的服务模式和利用率是传统型档案管理所不能及的。

（三）强化利用、保护档案原件的可靠手段。传统的档案查阅方式，需要通过纸质档案目录找出所需档案的档号，再根据档号查找、复印后放归原位，既浪费时间、容易出错，又不利于档案的保管。档案管理信息化后，可以通过计算机即时查询、检索出所需档案信息并打印，最大限度保护了原始档案的使用寿命。

（四）改变传统档案管理模式的有力工具。高校档案信息化管理系统配合OA办公系统的使用，彻底改变了档案人工收集的传统模式，由管理系统自动监控，提前介入电子文件和学校管理工作中形成的各类文件，使档案管理人员从“打字员和保管员”解脱出来，更好地从事档案的编研和利用工作。

（五）降低办学成本，节约资源的必然要求。传统高校档案管理模式是收集大量纸质文件，再由管理人员进行分类、整理、保管、利用，耗费人力、财力。实现档案信息化与办公自动化对接之后，绝大部份环节由计算机代替人工操作，节省了学校经费开支，符合建设节约型社会的时代主题。

二、高校档案信息化建设的内涵

档案信息化就是做到档案信息“三化”：即数字化，接收、传递、存储和利用一体化，网络化。高校档案信息化建设就是围绕“三化”的建设来实现，主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范化建设、应用系统建设和队伍建设等五个方面。

1.2.2 SW480结肠癌细胞株慢病毒过表达miR-454-3p将SW480结肠癌细胞株（中科院上海生物细胞研究所）接种于96孔细胞培养板中，置于37℃培养箱中培养24 h，当细胞密度达约50%～70%时进行转染操作，参照Lipofectamine2000试剂（Invitrogen）说明书将 miR-454-3p mimics及阴性对照转染SW480结肠癌细胞株，荧光显微镜下观察细胞状态及转染效率。以初步确定miR-454-3p的表达情况。

（一）基础设施建设。是档案信息资源建设及档案管理应用系统建设的基础和前提，决定了档案信息化能否实现及整体程度。如期刊文章分类查询，图书馆基础设施建设包含整个硬件平台及网络建设，主要由计算机、服务器、交换机、路由器、存储器，以及数据库管理系统、信息安全系统、操作系统、管理系统等组成，另外还有数字化所必需的扫描仪、相机、条码机、复印机、打印机等。其核心是计算机网络，只有先进的网络系统，才能保证档案信息化的先进性，才能发挥档案信息化的整体效益。

（二）档案信息资源建设。“巧妇难为无米之炊”，没有大量、翔实可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的建设及利用就无从谈起。档案信息资源建设就是档案信息的数字化，即将现有馆藏档案进行数字化处理和收集、接收各类电子文件，经整理集成到统一的档案信息系统数据库中。

（三）标准化、规范化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，使电子文件的归档，馆藏档案的数字化，数字化档案的采集、保管、存储、利用等工作都严格按照国家颁布的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子公文归档管理暂行办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范性文件执行。

（四）应用系统建设。学校购买技术先进、性能稳定、安全的适用于档案信息管理网络软件，是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，是保证学校档案资源信息化正常运转的重要支撑。档案信息管理网络软件应遵循国家档案标准，采用B/S结构，具备完善的电子文件管理功能、电子文件管理功能及授权功能、强大的目录打印功能、强大的远程数据备份恢复功能等，可以灵活管理各门类档案；还应根据用户要求，对各模块作必要的改进、扩展，预留与OA办公自动化系统对接接口，增强软件的易维护性、可靠性、安全性和兼容性。

（五）队伍建设。专业人才是高校档案信息化建设的重要保障，没有技术人才，任何先进技术和管理手段只能流于形式，高校档案信息化只能成为空谈。目前高校档案管理人员普遍存在专业知识单一，普通操作型管理人员多；既懂档案管理又懂系统开发、数据库维护等计算机知识的复合型人才匮乏的情况。高校档案管理部门应该把提高档案管理人员业务素质放在第一位，加强技术人才队伍建设。在做好现有档案管理人员培训工作的基础上，多培养懂档案业务、精通计算机网络、政治思想过硬的复合型人才，以满足高校档案信息化建设的需要。

三、加快高校档案信息化建设的措施

从1999年至今，国家对高校的投入和各校办学规模都有了长足发展，高校档案信息化建设也取得了显著成绩。各校档案管理信息化程度逐步提高，档案管理逐渐从传统管理模式向现代化管理模式转变。但是，这种转变还是初步的、尝试性的，部份高校档案管理的信息化程度仍然偏低，档案资源没有得到充分挖掘和利用，离国家建设高等教育强国的战略目标的要求还相差甚远。同时，各高校在档案信息储存和处理过程、数字化与传递的网络化过程、信息共享与信息安全等方面还存在许多亟待解决的问题。为解决这些问题，加快高校档案信息化建设，需要我们采取如下措施：

（一）转变观念，树立现代化档案管理理念

各高校在加速档案管理信息化建设的同时，每个档案管理者要树立从传统的档案保管模式向档案信息中心过渡的现代档案管理、利用意识，适应时代发展的要求。要充分认识档案信息化的重要性，认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性，切实把档案资源信息化提到战略高度来思考。档案工作重心要从过去以积累、保管为主转移到以档案编研和档案利用为主导上来，这是今后档案管理工作的目标和主线。

（二）加强档案信息资源建设

1.建立高校档案信息中心。档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，档案信息化建设的目的是为学校师生提供全方位的优质服务。利用现代化信息网络，使档案的信息资源得到共享，是档案管理走向现代化的必由之路。学校应抓好数据库和网络建设，构筑庞大、便捷的档案管理信息网，将档案馆、图书馆、计算机中心组合成多位一体的信息网络，实现图书、情报、档案信息资源共享的信息联网交流，充分发挥信息网络的辐射作用，实现档案信息在短时间内的异地传输与交流，使档案信息得到更好的综合开发和利用。

2.加大档案专业人才培养。要实现档案管理信息化，培养和造就一支掌握档案管理专业知识和现代化科学技术，具有较高的政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质的人才队伍，是适应高校档案现代化管理和信息化建设的需要。

3.建设信息网络以实现信息资源共享必须建立一个统一目录格式、统一编排的档案信息网络，实现资源共享，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。通过资源共享，实现档案资源互补，提高馆藏利用率，形成整体效应和规模效应，更好地服务于高校建设发展的战略需要。

（三）拓宽服务对象，解决信息资源占有不公矛盾

档案信息化建设的重点是信息库的建立和充实。对于高校档案管理部门而言，不仅要努力做到为信息找到利用者，同时也要为利用者找到所需档案信息提供快捷条件。档案信息化过程中必须解决信息资源占有方面的不平衡或不公平问题。例如，使高校档案信息管理职能逐步向服务转变，把档案信息化的建设与全体师生紧密联系在一起，克服强势群体与弱势群体之间存在“马太效应”，使资源分配和获益情况更为均衡。

（四）做好档案数字化工作，为信息化建设提供基础保障

实现高校档案信息化的基础是档案资源数字化，这是一项投入大、时间长、工作量重的工作，各高校应从自身实际出发，根据学校信息化建设及档案资源实际利用情况开展工作。

1.确定数字化的范围。综合学校的人力、物力、财力等因素，在现有馆藏档案资源中确定数字化范围。

2.完成高校档案信息化的途径。根据学校档案管理工作实际情况，可以选择由本馆工作人员（适当聘请勤工俭学学生）完成；对任务紧、财才充沛的学校也可选择请专门的数字化公司完成。

3.选择技术先进的应用软件。认真考察、论证档案管理系统软件，选择能够确保档案信息数据安全的应用系统，以保证档案信息管理系统的正常运行。

4.做好档案信息化建设工作规划。档案资源数字化工作应该循序渐进，由责任心强、熟悉计算机的档案管理人员按照档案资源的利用率、保管期限及时间顺序等等分阶段对馆藏档案资源进行数字化处理。

5.与学校信息化同步进行。结合“数字化校园”建设及OA办公系统建设，做好与OA系统的链接，真正实现资源共享，全面推进高校档案信息化建设。