推进档案管理现代化的认识与思考

褚海燕 贾树行

（潍坊工程职业学院 山东 青州 2625000）

当今社会已迈入瞬息万变的信息时代，信息成为比有形资产更为重要的战略资源。档案作为基础性信息资源的一个方面，在生产和生活的各个方面正发挥着越来越重要的作用。面对新科技浪潮对档案工作带来的强大冲击和深远影响，如何加强档案现代化管理，促进档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范社会各部门的工作秩序、提高办事效率和质量、促进良好风气的形成起着重要的作用。档案管理现代化，科学地开发和利用好档案资源，促进经济社会更好更快地发展，是档案管理人员面临的新课题。

一、加快推进档案管理的科学化

凡事预则立，不预则废。建立完善的档案现代化管理制度是做好现代档案管理工作的重要基础和前提。

l.建立现代化的档案管理制度。遵循《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，依据档案管理的客观规律，按照经济社会发展的阶段性要求，从各单位各部门的实际情况出发，修改完善各项规章制度，建立符合科学发展要求、适应档案工作规律的现代化档案管理制度，确保档案管理各个环节的职责、权利及义务明确，做到各负其责、协同配合，保证档案工作的渠道畅通、高效运转。

2.促进组织管理的科学化。这是提高档案管理工作质量和效率的重要保障。要准确把握档案工作的客观规律，以现代管理科学为指导，本着“符合实际，方便简捷，科学严谨，易于操作”的原则，按照“绩效挂钩，权责分明，职责量化”的要求，制定可操作性强的现代化档案工作组织管理方案，把重点工作分解到岗位、明确到个人，用科学的组织管理协调各方面关系，调动各层面积极因素，统筹安排、统一指挥、有效协调整个档案工作的各个部门和环节，使各方面的工作运转协调、流畅高效，加速档案管理现代化步伐。

3.推进档案管理标准化、规范化。档案管理标准化、规范化，就是对档案管理业务、技术活动中的重要事物和概念制定科学统一的规则和技术规范，作为档案管理共同遵守的准则和依据。具体工作中，要以案卷组织及其著录、标引规则为核心，重点加强和完善包括分类规则、著录和标引规则、文献编纂规则、保密和降解密规则、缩微规则及其他技术、设备方面的一系列标准，使各部门同类业务、技术在基础特征、功能甚至形式上具有统一性、规范性、互换性，提高档案管理水平，为档案信息资源的开发利用创造条件。

二、加快推进技术装备的现代化

信息化是新时期档案工作发展的重要趋势。现代化的技术和设备是实现档案管理信息化、现代化的必要条件。一是要加快档案信息处理的自动化进程。档案管理现代化的主要内容和核心是在档案管理中广泛应用计算机技术。把电子计算机引入档案管理工作，实现档案的收集、保存、编目、检索、统计、借阅等工作的自动化，不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，而且可以提高档案的查全率和查准率，同时还能大幅度节省存放空间，真正提高档案工作效率和服务质量。二是要加大档案缩微化力度。通过档案缩微技术，利用缩微复制品对档案进行存储、传递和使用，不仅能如实反映档案文献的原貌，而且具有保存寿命长、规格统一、通用性强、提供利用多样化等特点，既方便档案使用者，又有利于保护档案原件、延长档案寿命。三是要加快配备现代化的科技设备。高标准配备计算机、扫描仪、缩微仪、管理软件和程序等，加快建立计算机局域网，采用现代化通信技术将档案检索提升至联网检索，实现从文书处理、技术图样设计到档案管理的一体化，从而优化档案管理工作流程，提升档案工作层次和水平。

三、加快推进档案工作队伍的专业化

档案工作专业性强、涉及面广，对工作人员的素质要求很高。要顺应档案管理现代化的形势和要求，切实加强档案工作队伍建设。

1.强化档案管理意识。档案管理工作的特殊性，要求管理人员必须具有高度的工作责任感、良好的职业道德、严谨细致的工作态度、无私奉献的敬业精神。要引导他们牢同树立档案质量意识，认清档案管理工作的重要性，用高质量的工作成效来提高档案管理质量。要不断提高档案法律观念，真正做到依法治档。要切实提高档案的利用效率，本着便于服务和利用的原则，为经济社会发展提供及时、准确、周到的服务，实现档案管理的经济价值和社会价值。

2.提高综合素质。档案工作的性质决定了档案工作者既要具有一定的政治理论知识，又要具有扎实的文史知识、科技知识和档案业务知识。越来越多的现代化办公设备和信息处理技术在档案管理中的广泛应用，要求档案管理人员不仅要熟练操作各种设备，而且要懂得它们的工作原理和维修、保养知识。所以，要注重对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训、现代科学技术训练及档案专业培训，不断强化他们的创新意识，着力培养一支适应档案管理发展需要和转方式、调结构要求的现代化档案管理队伍。

3.严格管理考核。通过完善相关规章制度，根据不同时期的工作重点，科学合理地设定考核指标，加大考核评估力度，建立起符合档案工作规律的激励约束机制，用鲜明的考核导向引导档案工作人员不断提高工作效能，加快推进档案管理工作现代化。

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