对党政机关干部人事档案管理的思考

文/上海市食品药品监督管理局宝山分局 孙婧 张伟

党政机关干部人事档案是按照政策在培养、选拔和使用干部等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和业绩等内容的文字材料，是国家档案的重要组成部分。公务员是党政机关干部队伍中的主要群体，在《党政领导干部选拔任用工作条例》和《公务员法》实施后，对选拔、考察和任用干部有了明确的规定，同时，对干部人事档案管理工作也提出了更高的要求。

一、基本情况

《干部档案工作条例》第六条指出：“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”。集中统一是指干部人事档案必须集中到组织人事部门统一管理，其他任何部门或个人不得私自保存干部人事档案。分级负责是指全国的干部人事档案工作，由各级组织、人事部门根据其管理权限——即管哪一级干部就管到那一级干部的档案，并进行指导、监督和检查。目前，干部档案管理主要有两种模式：一是按照干部管理权限管理。县以上（含县）机关、单位按照干部管理权限，设置档案处、科、室等机构集中统一管理干部人事档案。二是相对集中化管理。县以下机关、单位的干部人事档案实行由县委组织部集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部人事档案由上一级单位管理。

二、目前干部人事档案管理中存在的问题

干部人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记述和反映干部经历、德才能绩和工作表现，在组织人事部门考核、选拔、评价、使用干部工作中有着重要的作用。虽然多数单位都认识到了人事档案的重要性，但受到管理理念的限制，导致实际工作中仍存在一些问题，加大了管理成本，但成效甚微，主要表现在以下四个方面：

（一）干部人事档案管理人员意识不强

干部人事档案管理是一项默默无闻的工作，部分档案管理人员对人事档案不够重视，没有及时收集、转递和归档材料，往往在检查时才突击性地收集、整理，容易造成材料遗失、错漏、凌乱、范围不清、归档不完整等现象。此外，部分单位对档案管理人员缺乏系统的业务培训，导致日常的人事档案管理工作局限于“看堆式”，忽略了对档案材料的鉴别、审核。在实际工作中常常发现有的材料填写格式不规范、纸张不符合要求以及内容填写前后不一、记载不实、标准不一致等问题，不利于档案的保存和利用，不能充分体现干部人事档案的真实性、历史性、完整性等功能。

（二）干部人事档案管理人员知识更新缓慢

干部人事档案管理是一项专业性要求较高的工作，对工作人员的政治素质和专业水平有着严格的要求，如熟练掌握档案材料收集、鉴别、归档、整理、利用以及档案的保管保护知识和技能。实际工作中，部分单位的干部人事档案管理人员大不是档案专业或未接受过系统的档案专业学习，上岗前也未接受过专业培训和指导，影响了工作质量。

（三）干部人事档案管理方式跟不上形势发展的需要

目前，干部人事档案管理仍局限于传统的手工模式。主要靠人事干部手工收集、翻阅、查询，现代化管理水平不高，没有充分发挥电子信息技术的作用,完整的人事信息数据库尚未建立，从而造成人事档案管理信息化程度低，查询信息时间长，手工反复翻阅导致人事档案磨损快。

（四）保存环境不符合要求

干部人事档案作为档案管理工作的重要组成部分，其保管条件也有着严格的要求。如档案存放必需防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，专用库房需配备空调、去湿、灭火等设备，并做到档案库房、阅档室、办公室分开等。实际工作中，部分单位由于人员编制少、人事档案少、办公条件有限等原因，常将人事档案与其他档案存在同一地点，无法做到“三室”分开，不利于干部人事档案的保密性、安全性。

三、推进干部人事档案管理的建议

根据《干部档案工作条例》等规定，笔者认为，可以通过整合资源、配置设施、完善制度，建立人事档案集中管理中心来统一管理公务员的人事档案，实现集中存放、统一管理，以提高干部人事档案管理的规范性和专业性，促进效率的提高。

（一）明确统一的组织机构，负责日常管理

根据人事档案业务归口管理，建议由地区组织人事部门统一负责人事档案管理中心的日常管理工作，包括建立初期的人员配备、管理制度、设备场地、档案管理系统等硬件配置，确保中心业务的正常有序运转。在人员管理方面，根据干部人事档案的数量，以及干部人事档案管理的收集周期性特点，配备相应的专职或兼职的档案管理人员。

（二）建立健全管理制度，规范归档工作

制度是确保各项工作开展规范性的有力抓手，干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，容易出现无章可循、无所适从的现象。根据《干部档案工作条例》对干部人事工作的要求，结合干部人事档案产生的特点、规律，通过建立《人事管理档案管理规范》《人事档案管理范围》《人事档案查阅规定》等制度，为人事档案的归档、整理利用、收集等作出制度上的规定。此外，为提高被管理单位与中心的归档交接效率和质量，可以通过建立人事档案管理联系人工作机制和人事信息数据库，同时为确保干部人事档案信息的安全性和保密性，可按照中心及各单位的档案查询、使用需要设立不同的人事信息系统登陆权限。

（三）完善干部人事信息系统，以便查询

鉴于下属单位日常查询、职务晋升、工资调整的需要，在人事档案实施信息化前，各单位运用现有的人事信息系统，完善在职、离退休人员基本信息、工资、学历、职务晋升等情况，确保信息准确无误。按需形成干部信息一览表，以便于查询、考核时使用，为单位制定相关人事政策提供依据。

（四）加强培训，提高管理队伍的专业性

干部人事档案管理的好坏，很大程度上取决于干部人事档案工作人员。要不断强化干部人事档案管理人员的素质，使之树立强烈的事业心、责任心和政治责任感，以高度负责的态度，投入到干部人事档案管理工作当中。作为干部人事档案人员，要主动加强学习，提高自身政治素质和专业水平，要增强责任感，坚持原则、严守纪律、遵守制度。各单位可定期开展理论与实践相结合的档案管理培训，包括岗前培训、继续教育、更新知识培训等，以提高人事干部及档案管理人员的业务水平，促进形成一支分工明确、衔接顺畅的干部人事档案管理队伍。

在实现集中化管理后，各单位人事档案人员主要负责平时干部材料的收集、鉴别、整理、递交归档，要按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，对收集的档案材料认真鉴别、严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案，严把干部人事档案材料的“入口关”。而中心的人事档案人员相对专业性更强，平时负责接受人事材料，鉴别和分类、整理归档、日常维护等工作。要按照《干部人事档案接收标准》的规定，验收新入库档案，严把干部人事档案的“入库关”。在管理过程中，要注意发挥好联系人的作用，增强各单位与中心之间的沟通，共同做好人事档案管理工作。

（五）利用信息化技术，实现对现代化管理

随着信息化社会的到来，干部人事档案不能满足于简单的收集、整理和保管，必须立足于人事档案资源的开发利用，为组织人事部门全面完整地了解每一个人的工作、发展经历，考察、使用干部提供便利条件。借助计算机建立系统统一的人事档案管理信息数据库，结合实际需求将每份干部人事档案“三龄两历一身份”①等重要信息，通过扫描方式录入计算机并加密，针对不同等级的单位，开放检索系统和信息利用系统的查询权限，逐步实现各单位查阅干部基本信息原则上只在计算机上查阅、打印，进而减少卷宗磨损，提高工作效率。

注释

①“三龄”是指年龄、工龄、党龄；“二历”指学历、工作经历；“一身份”指干部身份。

[1]谢丽娜.新形势下档案管理的现代化研究[J].办公室业务(理论研究),2012,10.

[2]档案管理工作存在的问题与建议[J].办公室业务(理论研究),2012,10.

[3]公务员人事档案管理工作的现状和思考[DB].www.henan.gov.cn,2008-11-4.