信息时代下的医院档案管理工作研究

文/苏州市相城区人民医院 薛晓晨

现代工业文明的发展促进了信息化文明了产生和蓬勃发展，计算机通信技术和计算机网络技术已然成为现代文明发展不可缺少了一部分。信息技术的运用无疑极大的改变了当今社会的经济活动、商贸运用以及人民的生活方式。作为公共服务组织的医院单位，每天的信息量巨大，只有合理的借助现代的信息化技术才能适应当今社会的发展需求。

一、医院档案管理信息化建设的必要性和意义性

（一）必要性

现代医学的发展使得医学在各个学科的分支越来越细，相对的医院部分也越来越多，对各种信息量的存储日益加大，信息包括医院的经营性文件、病人的病例文件、药物资料文件、参考文件、医院工作人员的个人档案、病人的就医各个环节的跟进性文件等等。传统档案管理的人工信息记录，和书面式文件管理使得管理人员面临的工作量与信息存储效率低的矛盾日益明显，书面式的文件管理与医院库房有限的矛盾日益加大，从而限制的医院的正常、顺利运行。计算机信息系统的发展可以在解决档案管理信息处理、信息存数、信息查找上提供了革新性的便利性，极大的缓解医院库房不足所造成的资料无处存放的尴尬处境。通过计算机信息数据库的建立，可以系统的对数据进行对比分析，在为医院研究人员进行课题研究、技术创新提高了大量可实时查询的第一手宝贵资料。为医院决策层制定合理的发展技术和运营模式提供重要的决策性参考资料。

（二）意义性

现代化信息技术使医院档案管理工作有序化、科学化、规范化、效率化。档案管理的信息化是指应用现代计算机、扫描仪、投影仪、打印机、电子设备等结合计算机处理原件将医院各种档案文件转换为可以进行再实时编辑的电子文件，实现文件的存储、复制、粘贴、输入输出、统计、分析等活动的一种现代化处理手段。①现代信息化的经济运行体制的建设，传统的纸本形式的档案记录与存储和查找模式势必受到发展的淘汰，其管理的运作消耗了大量的人力、物力和财力，然而效率却得不到提高。传统的档案管理模式使相应资料信息的查找十分麻烦，而且容易造成资料的丢失与混乱。应用现代计算机信息化处理模式可以消除传统管理模式所带来的弊端，而且使用者可以更智能的检索所需要的档案资料，在提供档案利用率的同时和保障了信息存储的安全。②

二、信息时代加强医院档案管理的措施

（一）加快信息化管理体制的建设

档案管理的信息化建设在硬件设备条件支持的前提下，还必须需要医院管理体制与之相匹配，才能保证信息化档案管理的实际运作。档案管理的信息化建设通过信息的便捷化操作，处理和再编辑等基础可操作方式，实现信息的共享与流通。信息化的档案管理其目的总结性的归纳为流通性、便捷性、可操作性。在实际的医院档案管理的信息化建设中要使各个部分组建成一个有机的信息可共享、流通的有机整体。如果各个部门之间对信息进行分别式管理，缺少良好的信息共享机制，变称不上档案管理系统的信息化建设。同一个医院的各个部门各自处理各自的资料，造成人力和物力上的浪费，又降低的了工作的效率，导致无法建立系统的档案管理数据库，不利于数据的统计分析和分类检索。因此，医院要实现档案管理的信息化，就要摒除以往的科室概念，使得医院结构建设从封闭式、分散式、复杂繁琐式朝着开放式、共享式、一体化、简单化的方向发展，提高医院档案管理的效率和机动性。使医院各个部门的信息能及时、高效的汇集到档案管理部门，并使得档案管理部分对信息的科学系统化分类和检索的高效化反过来服务于各个部门，从而使得医院成为一个有机化的可操控整体。同事，医院单位要为医院管理机制的科学化实现提供资金上的支持，完善信息化设备。根据实际情况的需要，为档案管理工作配置满足管理需求的先进设备，促进档案管理逐渐从传统的笨拙式操控模式向现代化、智能化、信息化模式转变。③

（二）保障档案信息的安全性

档案管理的信息化建设也为系统带来了潜在的信息威胁。互联网和电脑技术的发展也为电脑黑客和计算机病毒带来了有机可乘的机会，可能带来档案信息被盗取和被修改或者被删除，甚至造成整个信息化系统的瘫痪。档案管理人员必须掌握足够的计算机安全防范知识，懂得如何配置计算机和安装杀毒软件和系统的检修和维护，防止木马病毒的入侵。设置计算机管理员身份，未经授权的个人或部分却不允许擅自访问档案管理文件资料等。定期联系专业的信息维护服务公司对系统和软件就行维护和更新，以确保整个系统和安全、正常运作。

（三）加强人员培训

科技以人为本，优质的管理模式需要优质的管理人才的匹配。实现档案管理的信息化，医院单位在对专业人才的选拔、培训、考核方面严格控制和管理。不符合业务需求的人员坚决不能选用，在职期间玩忽职守的工作人员及时解雇。医院档案的信息化管理工作需要综合性的高素质人才，既需要掌握系统的医学基础知识和医院工作的技术需求，又要具备相应的计算机信息系统操作知识，并且需要高尚的职业操守和道德素质，使得医院工作能够造福于人们的生活，造福于社会服务。

（四）强化硬件建设

在医院的实际建设过程中，要落实好医院的硬件设备，运用新的科学技术例如计算机和档案管理系统专用软件进行相关工作，完善医院档案管理工作的编目、检索、统计、借阅等工作内容，提高工作效率，强化使用档案资源的服务功能。

（五）完善监督管理机制

有了信息化的全部档案资料，就必须建立起合理的档案管理的规范机制和监督机构，全面落实病例档案的所有规章制度，加强病案记录并对管理人员进行规范化的培训和教育，明确医院各部门的监督职责，采取科学规范的监督程序和方法，进行严谨的检查工作，以纠正医院档案管理工作的违规行为，强化管理的力度。④

（六）强化法律宣传

要加强医院档案管理部人员对档案管理信息化建设的正确认识必须强化档案管理法律、法制的教育和宣传，使全院各部门能依法建立起各种档案资料，利用档案资料的作用更好地为医院管理和医疗工作服务。

注释：

①王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息,2010(09).

②周萍.论信息化条件下的医院档案建设[J].临沂大学学报,2011(04).

③张金花.浅议医院档案信息搜集与利用的重要性[J].山西统计,2001(07).

④李晓玲.医院档案管理存在的问题与对策[J].华章,2011(07).