新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究

文/湖北省荆门市劳动保障信息中心 黄焱琳;湖北省荆门市第一中学 郑骅

随着科学技术的快速发展，我国高级中学的档案管理工作也不断完善，但时代的发展同时也赋予其更大的压力与挑战。现如今，高级中学档案管理信息化建设工作中还存在一些不利因素，但这一信息化建设工作却是档案管理工作的必然趋势。因此有必要研究新时期高级中学档案管理信息化建设的有效措施。

一、高级中学档案管理信息化建设的现状分析

近年来，不断进步的电子信息技术已逐渐运用于高级中学的管理与发展之中。不过其应用范围一般为教育教学、日常工作等，并未深入到档案管理工作。目前，高级中学档案管理的信息化建设发展相对迟缓，其中存在一定的缺陷与不足。

（一）领导缺乏足够重视

目前来说，高级中学的档案管理工作并未受到学校领导的足够重视。一方面，很多领导仅仅是用短期眼光来看待并制定学校的档案管理信息化建设方案，并没有了解这一工作对于学校发展的重要性。他们只是用敷衍的态度来对待档案管理工作，相关工作只是流于形式。另一方面，一些领导把全部精力都放在教育教学之中，完全忽视档案管理对于学校正常运作的重要作用性与便利性，继而将本该用于档案管理的资源全部抽离，使这一建设工作缺乏必要的经济与人员支持。

（二）相关理念不够正确

尽管有些高级中学已经建立了档案管理的专业部门，但是随着年龄的增长，相关人员的思想与观念逐渐失去了创新和发展。他们更希望安于现状，仍然沿用以往的管理方式，缺少进行档案管理信息化的动力。同时，相关人员缺乏对档案管理信息化的正确认识。一些人将信息化完全等同于数字化，而另外一些人单纯地将计算机的使用作为信息化的全部，而对档案管理信息化的流程知之甚少。

（三）管理人员素质偏低

为了满足新时期的要求，信息化建设要求相关人员具有较高的素质。但是很多高级中学缺乏高素质的专业档案管理信息化建设团队，专业人员也相对匮乏。甚至有些高级中学的档案管理人员是由其他人员所兼任的，他们缺乏必要的知识与技能，极大地妨碍了档案管理的信息化建设。

（四）基础设施相对滞后

高级中学对于档案管理工作的投入严重不足，相关的软硬件环境都无法得到充分的保障。很多学校缺少全套的档案管理设备，计算机、扫描仪以及档案管理软件等基础设施相对落后，基本不具备现代化特征。简单落后的基础设备明显制约着档案管理信息化建设的进程，阻碍档案管理的步伐。

二、新时期高级中学档案管理信息化建设的需求分析

通过将电子信息技术应用于档案管理工作当中，高级中学能够科学有序地保管广大师生在教育教学中所形成的价值不菲的信息与资料。档案管理涉及学校工作的方方面面，其信息化更是为高级中学各项工作提供经验与依据。

（一）资源共享的需要

在经济飞速发展的今天，信息成为社会上各个行业生存与发展的优势所在。没有信息优势的学校将逐渐在竞争中处于劣势地位，并最终被市场所淘汰。档案管理信息化是学校长久发展与社会进步的必然要求，是资源共享的实际需求。高级中学的档案工作涉及面广，具有高度服务的性质。而信息化的档案管理不仅有助于相关信息快速有效的查询、汇总以及管理，同时有助于实现信息拥有者与信息需求者的信息共享，从而达到互利双赢的良好局面。

（二）档案事业发展的需要

社会的快速发展与时代的不断进步都对高级中学以往的档案管理工作提出了新的要求和挑战。在高级中学中，档案管理主要是针对学校工作进行辅助的基础工作，对于学校的发展与进步都有着不可替代的作用。而信息化是在新时期背景下档案管理工作的必然趋势。为了更好的适应档案管理工作的新时期要求，就要摒弃以往的传统理念，逐步消除阻碍档案管理信息化的制度障碍。因此，档案管理的信息化建设是档案事业整体发展的需要。

（三）时代进步的需要

高级中学的档案管理是一个庞大的信息库，其中包含广大师生进行各种教学与活动的实际情况。人们可以通过查询高级中学庞大而有序的档案库来寻求自己所需的信息。但是在物质生活得到极大满足的今天，越来越多的人们开始寻求高效的工作方式，这就给档案管理工作提出了快速查询与管理的要求。档案管理的信息化正好适应了这一要求。同时，无纸化是信息化档案管理工作的一大特点，保证了相关工作的准确性与高效性。另外，时代赋予档案管理工作更大的作用，使其在保留原有查询与借鉴作用的同时，也对学校的育人工作起到了极大的促进作用。总之，档案管理信息化建设是时代进步的需要。

三、新时期高级中学档案管理信息化建设的有效措施分析

高级中学的档案管理工作涵盖面广，作用大，是其日常管理所不可缺少的工作。在新时期，为了更好的发展高级中学的档案管理工作，使其能够满足资源共享、档案事业发展以及时代进步的要求，应该从以下三个方面来进行高级中学的档案管理信息化建设。

（一）提高档案管理信息化建设的管理意识

从某种程度上讲，高级中学相关人员的态度决定事态发展与资源支持。为了有效地提高相关人员的重视程度，学校应该充分利用各种手段宣扬档案管理信息化的重要意义。领导应高度重视这一工作，并定期检查与监督相关人员的工作完成情况，以保证档案信息的安全与准确。其他人员要与校领导高度保持一致，转变以往的旧理念，用新时期的档案意识来服务学校的档案管理工作。总之，高级中学应该实现档案管理的管理共识，进而加强学校的管理工作。

（二）提升档案管理信息化建设的人员素质

在高级中学中，档案管理人员作为档案管理的直接执行者，其整体素质与管理水平直接决定着档案管理信息化建设的效率与进程。因此，高级中学应该重点培养或吸收专业人才，来提升相关工作团队的整体素质与技术。一方面，高级中学应该注重管理团队的知识构成与学历分布，为档案管理信息化提供充足的人力资源支持。另一方面，高级中学应该为管理人员提供培训与提升的机会，使他们有机会接触到更先进的管理技术，从而具备更强的工作实力。

（三）规范档案管理信息化建设

高级中学的档案管理工作很是复杂，相关人员不仅负责档案资料的收集、整理、归类以及录入，还有义务提高档案管理信息化建设的标准，规范其过程中的行为。相对于书面资料来说，电子资料的调整与管理更为方便，查找与修改也更为迅速。不过工作人员必须保证这一工作的规范性，才能有效提高工作效率，降低工作量。另外，功能强大、稳定性好的管理软件也是提高档案管理信息化所不可缺少的物质支持。

四、总结

总之，档案管理是高级中学进行管理工作的重要内容。而新时期高级中学的档案管理信息化建设是一个复杂而庞大的工作，它不仅关系着高级中学内部的各种管理工作，还会对档案管理事业以及整个社会的发展有着积极的影响。由于高级中学的档案管理信息化建设仍处于起步阶段，其中不乏非和谐因素的存在。为了更好地开展档案管理信息化建设，高级中学必须从管理意识、人员素质以及管理信息化的规范等方面着手，循序渐进地实现其档案管理信息化建设的科学发展。

[1]谢湘平.对中学档案管理信息化建设的分析与研究[J].经济研究导刊,2011,(13):212,227.

[2]张丽萍.对新时期档案管理信息化建设的思考[J].华章,2013,(13):315.