信息经济时代化工企业档案管理工作研究

文/山西晋丰煤化工有限责任公司技术中心 胡珺华

随着企业化工生产经营活动领域的日益扩大，档案的种类和数量呈现爆发式的增长，这些文件见证了化工企业在生产、经营、建设和发展等各个历史时期形成的设计文件、合同证书、图纸等档案文献，为企业的技术创新、科学管理决策提供一手的原始资料文献。

企业档案做为企业的宝贵财富，它具有不可再生性，信息技术的发展，为企业档案管理提供了软硬件发面的支持，在线检索、信息资源共享、方便快捷的存贮、复制等功能，已经成为企业档案管理活动中不可或缺的重要手段。因此，加强企业档案信息化管理工作是适应集团公司档案建设规范化的需要，是建立现代企业管理制度的需要。

一、新时期化工企业档案管理

基于信息化硬件和软件基础平台，可以集成企业各类信息，完成档案信息管理自动化由传统文件处理向信息管理系统的过渡，极大的提高企业生产管理水平和生产效益。

生产运行过程中，分散控制系统（distributed control systems,简称 DCS)实现了对装置工艺数据的实时采集和保存，同时生产过程进行动态监控。现场监控系统对生产现场、生产装置关键设备、生产物流、现场作业安全质量进行全过程集中监视，实现了全公司、全流程、全过程的生产运行状况和生产现场的实时监视。

特种设备档案管理资料（包括特种设备的技术文件、资料、定期检验、日常维护保养、运行故障和事故等记录）的集中化，模块化管理，体现了企业精细化管理的精神实质。

全厂档案一体化管理平台的建立，能够为生产调度和事故应急处理提供及时的信息资料，包括生产工艺过程的跟踪、分析和评价，为操作优化、事故原因查找，提供直观的数据分析工具，为生产安、稳、长、满、优提供科学有效管理手段。

协同办公和信息发布平台的建立，为日常生产管理提供充足的技术保证手段，提高企业精细化生产管理运行水平；全面提高企业的整体生产管理水平和生产效率。

针对化工企业生产特点和企业档案信息系统应用实际情况，设计档案管理一体化信息集成平台，即“五环思想:自动更新—在线检索—调度指挥—企业管理—适时发布”。

结合企业档案管理信息化要求，可以将档案信息管理系统集成到生产管理应用软件系统各个应用程序或原有历史系统中，进行有机的信息整合，并通过统一的权限控制管理，并支持单点登录（Single Sign On）实现多个企业应用程序间的统一身份认证，实现整个企业档案信息管理的共享和安全控制。

二、化工企业档案管理在企业资源计划系统中的应用

档案信息系统的应用与集成化模块化管理，使档案工作者得工作内容与形式发生了巨大变化，计算机水平、统筹学、系统论等在这一新的网络环境下应用的栩栩如生，档案人员除了继续做好传统的企业档案信息资源的收集和保管，还需要提供快捷的检索查询服务。

配合现代企业管理营销手段，档案人员、计算机人员和销售团队一道建立网络企业信息资料库，树立企业良好形象，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。同时档案管理人员能够应该专业的检索搜集业务本领，从网络上获取新技术、新产品研发项目、新型管理理念等有效信息，为企业生产、经营、创新、发展提供服务性，主动性的、全过程性的产、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。

企业资源计划系统 (Enterprise Resource Planning，简称ERP)是基于现代信息技术基础上，集成了系统化管理思想，逐步形成一个重要的现代企业管理理论，也是一个实施企业流程再造的重要工具。其优势主要有体现在如下四个方面:

1.实现了整个供应链数据资料的科学有效管理，可以对整个企业供应链上的人、财、物等资源及其流程进行了优化管理。

2.实现精益化生产，基于工艺与设备的硬件部分与基于人、材料和设备等组成的集成系统的控制和管理的软件部分并将两者有机结合起来，不仅直接促使生产率提高，也是其他技术，如设施规划与设计、生产计划与控制等的必须要求基础。

3.强调现场管理优化，在其推行的精益生产过程中，运用基础工业工程方法中大量的作业研究、动作研究、时间分析技术，带来了产品开发、质量控制、内外协作管理、与用户关系等一连串带根本性的企业组织体制、管理体制方面的重大变化和企业经营价值观的重大变化。

文档管理系统 (DMS:Document Management System)是ERP系统中一个重要的子模块，可以承担支持SAP（Systems,Application,and Products in Data processing）系统各模块业务所需文档的管理功能，可将物料/设备的各类图纸、各类人员的资格证书（复印件）、安全生产投入（在安全生产投入、资金落实情况方面，可保存发票的复印件归档）、企业的生产工艺、技术、设备特点和原材料、辅助材料、产品的特性编制岗位操作安全规程（安全操作法）和作业安全规程等纳入系统管理。

档案模块化管理囊括了全部所需要的业务功能、并把相关技术性应用软件关联而形成一个总括的系统，实现公司或企业战略上和运用上的管理，并且可以把逻辑上相关联的部分连接在一起，重复工作和多余数据被完全取消，规程被优化，集成化的业务处理取代了传统的人工操作。方便的裁剪方法使之具有灵活的适应性，从而能满足各种用户的需要和特定行业的要求。

随着信息化进程，文档管理也越来越受到企业的重视，企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到海量文档存储，查找缓慢，文档版本管理混乱等等的现实问题，档案模块化管理就是基于上诉问题应运而生，不仅有效的解决了上诉问题，而且保障了档案的安全，同时实现了有效协作与共享。

三、化工企业档案信息化管理展望

基于B/S架构的文档管理系统出现，通过上传到服务器中实现了档案资源的集中化存储，管理起来更加方便，查找更快，而且只要有互联网的地方，就可以通过浏览器直接访问系统。也增加了更多功能，包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。

（一）加强企业档案管理规范化工作

档案信息标准化建设是公司标准化管理与建设的重要组成部分，随着企业核心竞争力的发展，企业必须强化规则意识，实行规范管理。企业有关证照、批复等复印件，如工商营业执照、环保批复、防雷设施合格证、土地使用证、消防审核意见、消防验收意见、危化批准书、安全生产许可证、平面布置图等等电子文件的形成、也包括新建、改建、扩建工程项目的安全设施“三同时”报建与审批资料，安全评价报告等文献的归档，同时要对科技文献、工艺数据、技改资料、设备档案等进行归档处理。

（二）加强档案信息资源的的基础设施建设

积极开发企业档案资源信息化建设，是信息经济时代档案管理工作的重要内容，也是档案高效化管理的根本方法。积极健全完善档案数字化设备和档案信息网络系统，做为档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，分发挥档案信息化的整体效益。企业档案管理部门应当充分发挥自身的信息资源优势，把档案信息资源的基础设施建设作为档案菅理的一个重点采抓，同时要及时引进先进档案管理设备，提升档案服务水平，为档案管理升级提供基础保证。

（三）重视档案信息化资源的建立和管理

档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是企业发展的战略源资源之一，企业要强化档案信息的收集、管理、利用程度，并时刻要保证档案的安全。档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。如何能够更有效的的开发和利用档案是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

（四）加强档棠管理人员综合素质的培养

档案信息化建设，人才是关键，它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。作为一名合格的档案管理人员，不仅自身要更新观念，同时要组织广大员工深入学习《中华人民共和国档案法》、《档案管理》、《晋煤集团档案信息化建设规划纲要》等法律、法规，提高企业全体人员，特别是关键部门如人力部、财务部、销售部、供应部等部门管理人员对档案信息化建设重要性的认识，增强为档案升级工作服务的自觉性、积极性，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度，完善具体操作规程，推进规范化建设；加强与档案主管部门联系，积极开展档案信息化建设业务指导，通过组织培训、举办讲座、上门辅导等方式，传授档案升级方面的专业知识，普及创建技术，及时掌握方法，争取增拨专项资金，提供创建保障，以保证档案信息化建设顺利进行。

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