浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则

文/洮南市民政局 于涛；洮南市农业技术推广中心 孙玲

伴随社会经济的不断前进，社会救助问题已经成为人们非常关注的话题。社会救助档案管理工作属于民生档案的构建与法阵进程中非常重要的环节，强化民政社会救助档案的原则与管理体制的分析是目前人们所津津乐道的话题。

一、民政社会救助档案的概念与特点

（一）社会救助工作及其管理体制

社会救助是以国内居民最低生活保障标准为基本的内容，并根据居民的现实情形给予对应的救助（包括住房救助、司法、教育以及医疗救助）、自然灾害救助（包括灾区倒塌民房恢复重建救助、受灾人应急生活救助以及灾后灾民生活救助）、临时救助与政府确定的其他救助内容。社会救助工作的业务主管机构为民政机构，城乡建设、卫生、教育、财政等机构在自身责任范围内管理对应的社会救助工作。县级以上地区各级人民政府相关机构在自身责任范围内管理自身管辖行政地区的社会救助工作。乡镇人民政府与街道办事处负责社会救助工作的申请、审核以及调查等具体工作；村委会受到当地政府的委托，协助居民做好社会救助工作的申请、审核以及调查工作，包括对救助居民的日常管理与救助金的发放工作。

（二）民政社会救助档案的概念

站在广义的角度上来说，民政局社会救助档案是由各地民政机构所实施的各类救助工作中长久积累产生的档案，这类档案包括会计类档案、文书类档案以及救助专业类档案。笔者在本文从狭义上来说，民政社会救助档案则指的是救助专业档案。它是由村委会、街道办事处、各级人民政府民政机构对国内低收入居民医疗救助、贫困残疾居民供养救助、情况特殊困难居民临时救助、灾后居民生活救助、灾区房屋倒塌恢复救助、居民最低生活保障救助等实施的救助工作（包括审批与服务类的工作，以及各级机构的正常工作）中产生的具备储存意义的电子档案、图像以及文字等多种以不同方式和载体来记录的档案，并包含救助站（流浪未成年人救助机构和救助管理机构）在对向其求助的流浪乞讨人民所实施的救助工作进程中产生的拥有储存意义的多种文件档案。

（三）民政社会救助档案的特点

种类繁杂。救助工作具有独特的特点，根据这些特点，通常可以将它分成临时救助档案与生活救助档案等；而被救助居民的情况也不同，根据这些居民的实际情况，则可以把救助档案分成流浪人员救助档案、城镇居民最低生活保障救助档案、临时生活救助档案、城镇与乡村医疗救助档案以及灾区房屋倒塌恢复救助档案等。

来源广泛。民政社会救助档案是各地民政机构开展工作的实际记录，这些对应的档案包含救助居民的基本资料，其是民政机构开展工作的基本条件。

文件资料在产生进程中存在共性。这些文件当中除开流浪乞讨人员的救助资料不包含审批资料以外，其余类型档案的文件资料都需要包含管理资料与审批资料。

二、民政社会救助档案管理的管理体制与原则

（一）管理体制

救助档案是民政机构的专属档案，民政社会救助档案管理工作是由民政机构统一领导，接受国家档案局的指导与监督。省级档案局与民政局负责自身直辖范围内社会救助档案工作的监督指引工作，并联系本地区的现实情况，一起制定对应的管理制度；救助站、乡镇人民政府、街道办事处以及县级人民政府民政机构必须具备专职人员来负责救助文件档案的管理工作；而村委会必须协助民政机构做好其责任范围以内的救助档案管理工作。

（二）管理原则

依法管理。社会救助档案是专业档案，其管理没有法律依据，要强化调研工作，依靠国家民政部与国家档案局一起制定对应的社会救助档案管理制度，规范社会救助档案的管理工作。

分类管理。灾后灾民生活救助档案、临时生活救助档案、城乡医疗救助档案以及农村五保供养档案等在文件材料的产生具备相同的特点，其全部是待遇批准以及待遇审批以后救助金的一次性发放，所产生的材料相对简单，针对这几种档案可以制定一个管理制度；针对流浪乞讨人员的救助一般不采取审批制度，其档案资料的形成是救助站对流浪乞讨人员实施判断以及救助进程的实际记录，因此这些档案要制定一个管理制度；相较与前两个制度，最低生活保障档案管理相对较为复杂，其属于一个动态管理的进程，相关的主管机构必须参考《关于加强最低生活保障档案管理的通知》的相关制度，以及其在开展工作中遇到的一些实际问题，制定对应的管理措施。

分级管理、基层为主、形成单位为主。依照救助工作的相关规定，各个救助站、村委会、街道办事处以及民政机构的救助工作责任范畴不同，其产生的与其职能对应的救助档案也不同。各级民政机构负责制定救助档案管理的政策性文件资料以及检查、指导、监督工作，救助站、村委会、街道办事处、乡镇人民政府以及县级民政机构则负责自身救助工作中产生的救助档案实体的管理工作。

三、针对民政社会救助档案的利用、保管与移交的研究

对于民政社会救助档案的保存期限的管理，根据被救助居民的实际需要、救助管理机构的需要以及社会的需要，民政社会救助档案通常需要被短时期的保存。例如，灾民的生活救助档案、农村五保供养档案、城镇居民的最低生活保障档案、临时生活的救助档案以及城乡医疗的救助档案等这类型的需要审批的档案，通常最长的保管时间为三年；乞讨人员与流浪人员的教主档案，最长的保管时间为五年。而一些日常管理类型的档案，其保管时间最短则为五年。

对于民政社会救助档案的利用研究，民政社会救助档案关系到救助对象的隐私，不便于让外界知晓，所以，关于这种档案通常是用于供应给救助部门以及被救助居民使用。即便法院、检察院、审计部门、纪检部门因为工作又或者其他的原因需要查阅民政社会救助档案的具体内容，也必须向对应部门办理对应的查阅手续。所以，作为社会救助档案的管理机构，要充分应用当前先进的互联网技术和电脑技术，细化档案应用条件及优化档案应用程序，并寻求档案安全应用的对应策略。

对于民政社会救助档案的移交研究，依照相关部门的制度，部门民政社会救助档案通常只需要短期保存，其不需要档案移交，在保管期限到期之后要对这些档案进行鉴定与销毁处理。考虑到今后因为历史研究的需求，大部分地方性的综合档案馆会依照当地社会救助的现实情况，根据对应的比例随机选取部门民政社会的救助档案，将其收录的档案馆中存放。

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