人事档案管理工作中存在的问题及对策分析

文/江苏省灌南县公路管理站 贺建东

随着现代科学技术的发展与进步，我国的各项事业都获得了空前的进步，自从实行社会主义市场经济制度以来，人力资源力量显得尤为重要，为了更好地适应客观形势，各个经济团体与组织开始重视人事管理，开展了人事管理制度改革，新的人事管理制度需要对应新的科学的人事档案制度的辅助作用，只有这样企业与事业单位才能更好地适应社会主义市场的发展，才能优化对人才资源的管理，使单位聚集一大批具备合格素质的人才，确保人员力量最大程度的发挥。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏对人事档案管理积极作用的认识

与普通的工作性质相比，人事档案管理工作属于安静、清闲的工作，很难在短时间内看到这项工作的效果与作用，基于这一工作的性质与特征，一些单位高层领导就忽视了对这项工作的积极认识与管理，将其定义为写写存存，搁置于一个角落，任其工作人员自由管理，忽视了其潜在作用与经济价值，只需要确保其保密性。所有，很多单位的人事档案管理工作尚未被提到正规轨道，通常是将其列在次要位置，需用时现翻找的情形。这样的思想意识、管理制度导致了人事档案管理工作长时间处于被动地位，很难发挥其应有的作用。

（二）缺乏先进的管理方法与强有力的管理力量

由于人力资源管理制度的不断发展与进步，各项制度持续改革，各个科室人员不断更新重组，岗位人员的变化使得一些非专业人员走向岗位，由于不具备合格的专业知识，又缺乏对档案管理重要性的认识，特别是档案管理中一些程序化的细节工作，例如：档案资料的集中、整理、分类、归档等都需要在专业知识的指导下才能有效完成，对于本身就缺少专业知识与技能的培训，再加上一人担负多重职位，这就使得档案管理无法高效、顺利地开展，错误地认为档案管理工作就是将人事材料存入档案袋，忽视了必要的整理、分类与归档等，这样就阻碍了人事档案应有作用的发挥。

一些单位甚至仍然采用传统的管理模式，将档案堆放在一个空间内，没有设置常规的保护设施，没有积极重视必要的硬件设备的配置，例如：消火栓、防盗门等基础设施处于应付水平。在没有精心的管理与保护的情况下，导致了档案资料破损、甚至内部文字资料模糊等等，这样就极大地影响了档案作为人事信息资料作用的发挥。

（三）频繁的人员流动导致了人档分离的现象

近年来，随着经济体制的不断改革，各大国有企业经营方式也发生了巨大变化，例如：股份制改革不断深入，效益化经营运作等等，使得越来越多的私营企业涌现出来，这样企业的人力资源配置模式也朝着市场化方向发展，造成了企业人事力量不断更新，人员的频繁流动加剧了档案管理的难度，很多人已经放弃了对档案的利用，根据调查显示，每年都有大规模的档案成为死档。

（四）人事档案利用频率低，无法有效发挥其作用

人事档案管理的最终目的就是为了利用，也就是确保其功能与作用的正常发挥，从最初的收集到最终的归档与装订，最后都是为了为领导、职员等提供人事信息，作为单位的人事变动与任免的参考资料，主要的目的就是发挥其作用。然而，从现阶段来看，很多单位都误解了人事档案管理的真正涵义，对待档案的管理仍然本着保密、妥善保管、为了防止信息泄露而杜绝利用的现象，档案应用意识不强，将利用局限在一定范围内，所查阅的多数信息无非就是员工的基本信息，例如：年龄、职称等等，所利用的模式也局限在被动的服务，也就是等到有人来求助，再提供服务，这样就必然会造成一大部分宝贵的档案信息资源的搁置与浪费，降低了档案的真正价值，其功能逐渐受到影响。

二、人事档案管理工作的有效对策

（一）深化对档案管理重要性的认识，强化管理

单位的高层负责人应该以新的目光认识档案管理工作的积极意义，将其当作一项正规工作，纳入日常的监管项目中，形成专门的档案管理监督部门，在不定时间负责抽查档案管理工作情况，通过抽查、指导、督促等方式来促进档案管理工作水平的提高，可以形成人事档案管理考核制度，通过设定一定的指标与级别，来进行定量定级的测试考核，通过等级的变化更新，来确保档案管理朝着制度化、科学化方向前进。

（二）完善基础设施与工作人员队伍建设

单位档案的主管部门需要完善档案管理基础设施建设，要创建一个设施齐全、配置专业的档案库房管理系统，并要定期对这些基础设施、设备进行检查更新，确保其功能与作用的正常发挥，同时要科学配置管理系统库房，例如：库房、档案阅览室、工作人员办公室要各占一室，确保档案管理与服务工作能够按照科学的流程开展，同时要不断适当地增加资金的投入，例如：经常更新计算机软件，并对相关的硬件设备进行维修保护。

档案管理是人工操作进行的，由于其具有秘密性、专业性、制度性等特点，决定了其从业人员必须慎重选择，要选择思想素质好、道德水平高、认真负责的人员负责组织这项工作，不断完善对这些人进行思想政治教育与工作技能的培养，提高他们的工作积极性、增强他们的责任心。相关责任部门需要经常给予他们业务培养与训练的机会，使他们及时掌握最先进的技术与技能，档案工作者自身也要强化学习力度，不断塑造自身的素养与思想水平，一心一意投入到工作中全心全意为人民服务，以此积极提高档案管理水平。

（三）积极做好同人才服务部门的交流工作

针对目前工作人员流动频繁的现象，单位需要做好同人才服务部门的联系工作，主动与其探究流动人才人事档案科学的应对措施，要对流动人才在本单位任职期间符合档案管理需求的材料进行整理与集中，并将这些材料进行归档，促进流动人员档案资料的动态更新，这不仅为各个单位与服务机构的档案管理带来了方便，也更加有利于流动人才资源的发展。

（四）完善人事档案管理的信息化建设，提高档案资源利用水平

人事档案的管理应该建立在完善、健全的信息化技术基础上，通过现代高端的科学技术来实现档案资源的充分利用，确保其功能与作用的有效发挥。各单位档案管理人员要不断提高自身现代化技术操作能力，将精准的人事信息按时输入计算机系统，全面保证工作效率，实现档案的信息化管理，以便为更多人提高档案信息服务，达到人事档案的充分利用，确保其内部信息内容价值的发挥，体现档案管理工作的重要意义。

三、总结

人事档案管理是一个单位各项事业进行的有效依据，必须加大对人事档案管理的重视力度，采取科学的措施与现代化的科学技术完善对档案的管理，确保其功能与作用的积极发挥，实现档案管理的作用和意义。

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