对工程档案管理的重要性分析思考

文/嘉兴市城建职工培训中心 张靓

我国的城市建设一直发展，工程建筑项目日益增多，而且，在建设施工过程中会形成各种各样的材料文件以及批文等，这些资料信息能够全面、系统的反应工程建设的详细情况，对后期竣工验收、管理、维护以及新工程借鉴等都具有十分重要的现实意义。因此，笔者认为认真做好工程档案管理具有十分重要的作用。

一、工程档案管理的重要性

在实际运用中工程档案管理的重要性往往表现在以下几个方面：

（一）工程档案是工程建设项目的有机组成部分

有些人总是认为，工程档案只是在工程竣工验收阶段才有用，但事实上，远在工程施工之前，工程档案就已经产生并开始积累工程信息。例如，作为工程项目决策、审批以及确定的真实记录，工程立项文件是项目预算编制以及招投标的依据，而在预算编制、招投标过程中形成的文件资料则是项目勘测和设计的依据。由此可见，在工程施工之前，就已经会出现大量的资料文件，这些文件一旦丢失，后期对工程进行竣工验收、管理维护等就会十分麻烦。而且，即使进入到施工阶段，也会有建筑材料送检产生的检测报告等文件。总结来说，工程档案是工程建设项目的有机组成部分。

（二）档案管理是工程建设质量控制的关键环节

对工程档案进行管理控制，主要目的是为了更详细的记录工程施工的全过程。工程项目管理的质量控制主要表现为施工现象的质量控制，包括产品质量控制、工艺质量控制。具体来说，影响质量控制的因素主要表现在人、机、料、环境以及方法这五个方面，而通过专业培训后持证上岗的“人”，需要现场调度和辅助工程建设的“机”，通过检测报告以及出厂合格证的“料”，施工中及竣工后通过拍照和录像反应场地“环境”的变化，通过记录施工日志反应工艺流程的“方法”等，都在工程档案收集编制的范围以内。由此可见，档案管理是工程建设质量控制的关键环节，档案工作人员必须要重视档案管理工作。

（三）工程档案能防范灾害破坏及破坏后维修恢复建设

工程档案是工程建设过程的真实记录，客观反映了各个建设环节的具体细节，对工程后期检测、改扩建、维护、拆除以及其他工程建设都具有十分重要的指导意义。而且，此类档案也可以成为其他同类工程设计建设的一个重要参考借鉴，充分展现出了工程档案的价值和活力。

二、强化工程档案管理的措施

（一）强化档案工作者的岗位技能培训

工程项目受各种条件的影响，档案管理涵盖的范围较为广泛，这些对档案工作人员提出了更高的工作技能要求，例如，档案存储知识、档案管理知识、工程基础知识等。可以加强对档案工作人员的岗位技能培训，提高他们的综合管理素质。定期组织学习专业理论知识。要积极培养档案工作人员懂技术、业务精通、会管理，而且要针对档案管理的一些基本知识进行综合考试，实现持证上岗；集中组织业务培训。此类培训如果单位内部无法完成，可以请专门的外训讲师来做，重点针对各种档案文件整理、档案管理和归档等内容作详细培训。

（二）进入施工现场，增强档案的真实性

加强工程档案管理工作是工程规划、建设以及管理的重要依据。因此，档案管理人员需要在对档案进行整理归档同时，确保档案资料内容的真实性。具体来说，档案工作人员需要深入到施工现场，对登记在册的工程项目进行现场清查和摸底分析，对于一些特大型或意义重大的工程项目，在深入现场的同时也要与建设单位一同进行现场勘查，待了解实际情况以后才能进行档案编制。

（三）通过计算机与互联网资源，强化档案的网络化管理

利用软件对档案实行信息化管理已经成为档案管理的发展趋势和潮流。因此，工程档案管理需要积极引进计算机和互联网技术，提高档案管理效率以及各部门档案利用的协调能力，更方便了各单位对档案的借阅和利用。尤其是档案的检索系统要确保完善，档案资料也要进行编号，不同性质的资料要划分开进行归档管理，这样更有方便查找和归还。

（四）合理实行岗位责任制

档案的真实性与档案工作人员的认真负责态度是密切相关的。必须要将档案工作人员的利益与日常工作挂钩，才能避免档案收集马虎、档案内容缺乏真实性的现象发生。档案编制需要经过“收集—筛选—整理—分析—记录”的过程，整个环节如果某一部分出现纰漏，都会影响下一环节，甚至整个档案编制及管理的准确性、完整性。笔者认为，可以实行档案管理岗位责任制，一旦在后期工程竣工移交、档案检查等工作过程中发现档案出现问题，需要针对问题责任到人，且要对相关负责人予以严厉惩罚。

三、总结

总而言之，工程档案管理在工程建设以及加快城市现代化建设中都发挥着重要的作用。其不仅是工程建设项目的有机组成部分、工程质量控制的关键性环节，也是提高工程质量、防范灾害破坏及破坏后维修恢复建设的重要手段。因此，认真做好工程档案管理工作非常有必要。

[1]贺杰.浅析水利工程档案管理现状及改进措施[A].水与水技术（第3辑）[C].2013:2.

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