浅谈房产档案的数字化管理

文/吉林省九台市房屋产权管理中心 宣冬柏

本文就从档案工作数字化管理的特点、房产档案工作数字化管理的必要性以及房产档案数字化管理的对策对该问题进行了分析和探讨。

一、档案工作数字化管理的特点

简而言之，档案工作数字化管理的特点表现为以下几点：

（一）房产档案管理网络化

众所周知，传统的房产档案管理是以人工操作为主，这样仅仅能够满足基本的查询需求，无法达到及时收集、及时应用的效果，而且也不利于对档案信息进行深入的开发和应用。然而，将计算机网络技术应用在房产档案管理中，就实现了计算机对档案信息的整理、归档、检索、查询等，极大程度上提高了房产档案管理的工作效率。

（二）房产档案服务多样化

一般而言，房产档案网络化服务是指实现对档案信息的数字化，这样人们凭借自己的身份，利用互联网就能够查找出所需的房产档案信息。由于当前很多房产网络还处于信息公布的发展阶段，无法到达信息的交互利用，从而就需要实施服务的多样化，以便更好地为用户服务。

（三）房产档案信息管理的数字化

房产档案信息的数字化是基于固有房产档案内容基础之上，对房产档案管理的对象、载体等进行了改变。纵观传统房产档案管理，档案的内容和档案的载体密切联系。然而，数字化档案管理就通过应用计算机网络技术、数据库等有机地将档案的实体和服务相互分离，档案实体作为原始凭证进行入库，而日常服务则通过计算机中的集图、文为一体的数字化信息即可实现。

二、房产档案工作数字化管理的必要性

简而言之，房产档案数字化管理是指通过计算机、多媒体等技术对数据进行整理及存储，有机地将房产档案的信息资源转变为数字化的档案信息，通过数字化的形式来实现对档案的管理，从而组成档案数据库，及时提供给用户使用，以便达到资源的共享。

近年来，随着人们生活水不断提高，房地产市场交易频繁，伴随而来的房产档案也不断增多。传统的档案管理模式由于占据空间大、消耗资源多等，已经无法满足现代化发展需求。对房产档案管理进行数字化管理迫在眉睫。一般而言，房产档案的数字化管理呈现出以下优势：第一，房产信息获得途径更加广阔，信息获取速度更快；第二，房产档案管理中有机地将图形和文字结合在一起；第三，广泛应用了计算机信息技术，极大程度上提高了房产档案管理的工作效率，改变了传统房产档案管理的工作形式；第四，数字化房产档案管理具备更强的信息存储能力。这些都有力地提高了房产档案管理的工作效率，促使房产档案管理向着科学化、正规化方向发展。

三、房产档案数字化管理的对策

由于房产档案数字化管理已经成为顺应时代发展的必然趋势，如何实现房产档案的数字化管理，可以从以下几方面入手：

（一）建立起高质量的档案管理信息库

一般而言，检索性数据库和文件性数据库是档案计算机数据库常见类型。具体来讲，检索性数据库是依据提示的档案内容，说明档案的目录、范围以及检索的途径，；而文件性数据库通过完整地载入档案文件，凭借网络帮助人们更容易地获得档案信息。实行档案信息数字化之后，就可以通过数据的形式对数据库进行整合，从根本上改变档案的信息组织形式，而且智能化信息管理技术的应用，提供一系列的人工自助服务，将更加高效、快捷的服务提供给用户。

（二）建立房产档案信息传输平台

要想实现房产档案数字化管理，建立起档案管理信息库是不够的，还需要将数据库转变为“活库”。也就是说，只有在传递的过程在，档案信息才能够真正实现自身价值。在过去，档案信息往往只存在于档案原件或者是处理过的二次文献内，倘若人们需要相关信息时，就需要去档案馆，凭借摘要、拍摄等方法来得到所需要的信息。然而，房产档案实施数字化管理后，数字网络系统演变为传输信息的重要平台，极大程度上促进了档案信息的流动。与此同时，档案信息数字化具备多向传递的功能，组建成传递网络，这样就可以不受时空限制，促进远程运输。因此，档案信息要实现传输平台，一个重要前提就是建立起局域网，基于遵循统一通信协议基础之上，凭借网络有机地将计算机资源进行整合，结合具体应用要求设置相应的服务器，从而个体计算机借助网络就可以实现信息资源的共享。

（三）切实提高档案工作人员的素质，打造出一支专业化队伍

首先，具备夯实的专业知识是很有必要的。从而就要求加强档案工作人员档案管理工作专业知识的培训，如《档案法》等；其次，具备必要的业务知识。在当前的知识经济形势下，要想更好地适应房产档案的数字化管理，就需要不断提高档案工作人员的业务技能，定期对他们进行管理学、计算机信息技术等培训，切实提高他们的业务素质；再次，建立健全考核激励机制。对岗位进行科学划分，明确职责，完善考核机制，充分调动员工工作的积极性和主动性。

在当前的知识经济时代，数字化管理已经发展成为房产档案管理发展的必然趋势，从而就需要加快对档案事业的革新，采取切实可行的措施，促进房产档案向着数字化管理方向发展，以便为建设数字城市奠定基础。

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