计算机信息管理在文书工作与档案管理中的应用

文/无锡市民政局 刘琤

一、计算机信息管理在文书档案管理工作中的应用

文书是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映在某一时期领导决策、部门建设、问题处理、基本建设、研究开发等方面过程和成果。文书档案管理工作是各单位档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。随着信息化的到来，人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输，因此，只有开展现代化档案管理，提高文书档案管理的水平，优化文书处理，及时提供准确、完整的档案信息才能满足实践需要，真正提升工作水平。采用计算机软件处理后，使文件资料收集、分类、储存、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理、传递，都变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。与纸质档案相比，电子文件档案材料能够保存的寿命更长，不仅不易损坏，受外部影响也较小，稳定性显著。

二、计算机信息管理存在问题

计算机信息管理系统在文书工作与档案管理中的应用有着十分明显的优势，不论是时间上还是物质上，它都能够极大地改善文书、档案管理工作，提高工作效率和资金的有效利用率。因此在文书档案管理中具体地运用计算机信息管理系统，注重规范管理体制，统一相关流程和标准，就能充分的体现办公自动化的优越性，真正地提高文书档案管理的质量。但目前计算机信息管理系统也存在着一些客观的缺点。

（一）电子文书和档案的保密性弱化

众所周知，纸质文件一旦被修改，痕迹十分明显。而电子文件和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，且易于修改，改动后不留下痕迹。这使得文件保密性变弱。在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，虽然已有一些技术可防止伪造，不允许在“原文”上增删改，但其内容发生变化的可能性还是比纸质文件要大得多，一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。同时电子文档没法从字迹上分辨其原始性，不能通过印章或署名进行判断，从而有效地鉴定其是否为原件等等。这些问题都从各个方面提出了对电子文件的保密性的严峻考验，电子文件在保密性方面存在隐患。

（二）对文书档案管理人员的综合要求有待提高

计算机信息管理系统在文书、档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的综合素质要求。这不仅需要有过硬的计算机操作技术水平，还要撑握相关公文运作、档案管理的理论、方法和技术。现实中往往大部分办理管理人员的技术水平不够或相关理论知识跟不上，虽然拥有了现代化设备，但在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，工作较为被动，不能充分发挥计算机的应有作用，不利于实现信息管理的电子化。

（三）配套支持技术不健全，短期转化难度大

由于档案信息化建设尚处于探索实施的初级阶段，几十年、甚至上百年的大量的纸质文件必要扫描转化成为为电子档案，工作量大，责任重，稍有不慎将对单位档案造成无法补充的损失。各种输入设备速度较慢、功效较低，在短期内完成从纸质文档向电子文档转化存在相当大的困难。

三、计算机信息管理中实际问题的解决对策

针对目前在具体操作、运用过程中遇到的实际问题，全面加强计算机信息管理在文书工作与档案管理中的应用,现提出以下对策：

（一）对信息化系统实施可行隔离

采取内部信息办公网络与国际互联网的隔离，在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，确保信息在各自范围内应用，避免内外网交叉应用的情况。第一层由经过在路由器上合理进行设定。将不安全、没有安全许可证、屏蔽带病毒的地址和选择性的放行一些地址进行办公自动化网络。第二层隔离是正确设定防火墙。多数防火墙有过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录经过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警等作用。依据实际情况，选择适合的封堵设置，确保网络系统的安全。

（二）做好归档电子文件的技术处理工作

实施电子文件管理战略，做好归档电子文件的技术处理工作已是大势所趋，大量的电子文件接收、交换、运作、处置、存储归档等工作，以及保护电子文档的原始信息，了解文件电子信息的来源，成为每个档案管理工作者必须掌握的工作技能，熟练识别保护原始电子文件的结构，保证电子信息的可靠性，对永久、长期保存的电子文件定期复制，防止信息损失，增强对现代化硬件设施的了解与学习，熟练运用业务技能，使电子文档与纸质文件一样发挥出其应有的作用。

四、结论

总之，随着计算机信息技术的不断推广与深入，计算机信息管理已经在文书办理和档案管理工作中得到了广泛的运用，信息管理不仅减轻了劳动强度、简化工作程序、提高工作效率和工作质量，还扩大了信息的共享和交流，虽然实践中还存在诸多问题，但随着科学技术的发展和各层面的共同努力，信息管理将会在文书办理和档案管理工作中发挥更大的作用，这也正是计算机信息管理在文书和档案工作中应用的真正目的。