对高校如何进行网络化档案管理工作的思考

文/江苏省盐城技师学院 于蓓蓓

一、网络化档案管理的特点及优势

传统的档案管理主要是以表格形式来实现的，只能满足单一的信息需求，经常出现查询不便，而且更新不及时，信息的有效性差等问题，不能更全面，更真实地反映高校的实际情况。而网络化的档案管理则可以以数字信息的形式来实现档案的现代化管理，具有明显的特点与优势。

（一）网络化档案管理可以将管理对象数字化

网络化的档案管理并不是改变档案原有的性质与内容，只是在其形式、载体还有管理与使用方式上作出改变。在档案形式与载体上，不再单单采用传统的纸质载体，而是进一步多样化发展，以计算机等现代化信息技术处理载体为核心，不断发展，不断完善。

（二）网络化档案管理可以实现信息服务网络化

传统的档案管理下，各类的信息资源是相对独立的，缺少一定的关联性，但是网络化的档案管理下，自动化的管理技术会将档案管理与文书、资料、图书、报刊等信息资源的管理结合起来，以一体化的管理手段，把高校内部的所有信息资源连成一片，开成一个完整、科学的高校内部信息资源系统，实现全校信息资源的共享，以便于使用者更有效地进行信息的存取与利用，提高高校内部档案信息的利用效率。

（三）网络化的档案管理可以实现档案收集的网络化

档案收集的工作虽然专业性相对不强，但是如何最大限度收集档案信息成了决定室藏的水平，决定了高校档案室的身价。网络化的档案管理下，档案管理的工作者可以利用现代的信息技术与网络技术，进行网上电子文件的传输，提高了档案收集的便利性与广泛性。

二、高校进行网络化档案管理的对策分析

（一）转变观念，建立现代档案管理理念

目前，大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台，可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看，那是远远不够的。另外，部分高校在开展网络化档案管理工作时，缺少整体规划，会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外，拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等，各自为政，学院与学院之间缺少沟通与共享，没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以，对于高校而言，要实现网络化的档案管理，就必须从观念上出发，随着信息时代的更新，转变观念，不断吸收新时代带来的技术成果，将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合，积极探索，不断创新，不断发展新业务，全面树立现代化的档案管理理念。

（二）加大投入力度，建立符合高校特点的档案管理信息平台

现阶段，很多的高校在档案管理信息平台的重视不够，资金与人力资源的投入相对较少，大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的，只有少部分的高校是与软件公司共同开发的，虽然软件公司会根据高校的特点进行调整，但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的，很多高校具体的要求是没办法达到的。所以，网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度，增加相应的硬件设备，根据高校的实际情况，与知名度高的软件公司合作，设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外，高校也要加强对专业人员的培养力度，可以根据高校自身的特点，有针对性地进行自主开发，打造符合高校实际的数字化信息平台。

（三）更新档案管理的业务知识，全面提高档案工作者的综合素质

部分高校由于人力资源的限制，很多的档案管理者并非是科班出身，在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性，随着科学技术与信息化技术的不断深入发展，档案管理的设备不管是数量上，还是种类上与形式上都有了很大的不同，这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以，高校实行网络化档案管理，就要加大对档案管理工作者的培训力度，让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平，多学习，优化自身的知识结构，树立良好的档案信息管理意识，积极奉献，从思想重视档案管理工作，不断创新，探索更好的信息化建设方法，提高专业的业务知识水平，增加业务能力，加强与外部的联系与合作，积极引入新的方法，为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证，尽快实现档案管理的现代化。

三、结语

传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应高校日益发展的需要，不能为高校的长远发展提供有效的信息。所以，传统的档案管理终将被淘汰。而随着时代与科技信息的不断发展，网络化的档案管理应运而生。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高高校档案信息的利用率，从长远来说，具有不可估量的积极意义。所以，对于高校来言，应该转变观念，重视高校的档案管理工作，建立现代化的档案管理理念，加大投入，不断完善档案管理的软硬件设施，提高高校的档案管理效率。

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