试论烈士陵园档案信息化建设

文/福建福安民政局 何丽萍

根据初步统计，我市目前拥有区县级以上的烈士陵园两处，属部门管理烈士纪念设施八处，烈士墓计有一千多处。如何将这些纪念设施的管理工作系统化，将其位置、管理情况、烈士简介等纳入到统一的管理渠道中来，是一项未来主抓的工作，更是促进档案管理朝向现代化发展的客观要求。我市紧跟时代发展脉搏，坚持用档案信息资源引领烈士陵园管理的方针，经过普查实践，已经基本形成了一个功能完备的数字化烈士陵园管理平台，让烈士陵园档案建设从理论分析走向了实地践行。

一、烈士陵园档案信息化建设的内涵

烈士陵园档案信息化建设的内容很全面，其中包括如陵园位置、保护情况、所占面积、墓主姓名及生平简介等内容，管理时基本要依据一设施一图片、一墓地一图片的要求进行信息配发工作，以期达到设施管理的信息化，为将来形成更好的烈士纪念设施管理规划提供方便。而档案信息化内涵本身是有必要先行加以探讨的，笔者以为：所谓的档案信息化意指在档案建设管理过程中，用数字化带动档案信息资源开发的过程，并且实现管理及服务的同步数字化。按照这样的理解，烈士陵园的档案信息化等同于档案的数字化，具体包括如下几方面，首先是档案信息本身的数字化，烈士陵园的基本纸质资料等通过转化形成电子资源；其次是档案管理工作的网络化，让信息在网络环境中更完整，更为节省人力物力。最后是在网络环境下的信息管理综合化，达到资源的优势共享，防止“闭关自守”情况对于档案资源的浪费效应。以上是档案信息化建设对于烈士陵园管理的意义，而若想真正实现上述设想，必须从实际工作出发，寻找问题、发现不足，在劣势位置强化，促进管理工作的真正进步。

二、在普查工作中发现的档案管理问题

在具体的普查工作中，笔者总结出档案信息化建设所牵涉到的如下问题，第一是创新和安全间存在矛盾。我市原有的档案管理工作以快速查询使用为前提，但是为了保证档案的绝对安全，查询使用就难免会受到一定程度的影响，而当档案管理系统朝向更深层次发展时，也会由此出现同系统整合间的不相融以求更新现象。对于系统的更新问题，须以创新思维进行应对处理，此时创新思维的进程同网络本身的安全缺陷便出现矛盾，一方面硬件资源易于遭受人为损坏，另一方面软件资源也会受到病毒干扰，再兼之安全意识薄弱、内部管理不利，很容易让烈士陵园档案信息出现损毁遗失。第二是当前实际情况同标准化建设的矛盾，因为烈士陵园档案信息具有一定复杂性，而国家相关体系又处在分散管理的状态，政出多门、各行其道，使得管理标准化难以实施。第三是技术发展水平迟缓，虽然电子文件有其优越性，但是却在保管条件与保管期限上存在不足，如果这些问题得不到解决，则管理效果反而会差于纸质档案。再者，有些纸质档案陈旧，尚未及时转化成电子档案，损毁的可能性也极大，也是要及时处理的。第四是人员安排上的问题，就当前我市烈士陵园档案管理工作来说，有专业人才，但是却不能完全发挥出作用，年轻人才又迟迟得不到补充，将来容易出现知识老化断层障碍。

三、烈士陵园档案信息化建设近期可能的发展空间

烈士陵园档案信息化建设的必要性体现于处理传统档案的不足上，也体现在已经形成的信息化档案的优化上，无论是哪项工作，无论是采取哪种形式的优化处理，其最终目标都是让烈士陵园档案信息得到最大可能的保存，并使保存下来的信息得到充分利用。从保存和利用的两大目标来分析，根据我市已经形成的可行性方案，目前档案信息化建设需要做好如下几方面工作。

第一是求真务实、建立科学可行的先期普查工作制度：要入村入户，按照各村镇的实际情况，把烈士纪念设施登记落实；而在普查之初，必须保证宣传工作的到位，一些乡镇可能会出现认识不到位、主动性差的问题，此时可以利用电视媒体进行公告播放，使烈士纪念设施的登记做到不出现遗漏点，甚至可以使一些设施的知情人主动到办公室咨询报告，减少工作难度；要增加查找设施点的办法，立足于本地区实际情况，对照资料上的烈士名单，逐一过滤，逐级过滤，采取督促同指导相统一的办法，对开于个别错填及漏填的项目予以纠正，协助推进问题的处理；要建立完善的普查制度，使相关工作得到稳步推进，普查工作开展伊始，首先划清普查工作联络人员的职责，每一村、每一居委会的具体都有联络员进行联络布署，而为了加强各联络员的信息沟通，则可以建立相应的网络信息平台如QQ群等进行沟通；普查工作要强调整体与部分的完整结合，因为这项基础性工作所涉及的区域与方面较多，必须突出中心、把握重点，以当地烈士名录中所记载的烈士人员名单为中心，以重点陵园管理单位为重点，把所有合葬的烈士人员名单清理清楚，并开展烈士生前参与战役的调查记录工作，全面翔实准确填报各项信息，与此同时加大指导监督力度，发现问题及时沟通、及时解决。

第二是建立相对完善的数据服务体系并做到规范化审核录入，档案信息化管理具有形成最大可能发挥数据库优势、发挥网络媒介优势、达到信息资源共享等特点，而因为技术进步促使的信息化与数字化程度的持续推进，原有的各地区烈士陵园封闭式数据库极有可能做到兼容互通，让信息共享的范围进一步推进。在这种形式下，各地区的档案信息就应当予以分层处理，分成限制级与非限制级两个类别，用以确保陵园管理工作中不宜外泄信息的安全性，毫无疑问，因为时代的发展进步，限制级信息会越来越少，而非限制级信息则会越来越多，这会给档案信息化建设工作注入新的活力，且更能满足受阅群体的心理需求，达到信息管理体系的完善性、统一性、协调性与开放性。而接受信息服务的人员在利用信息检索工具的时候，还可以给档案信息本身提供浏览记录数据，为接下来的统计分析工作带来便利，可谓一举而两得。在进行数据的审核及录入时，数据处理工作要保证规范及时，应将信息的审核及编排工作做好，对于乡镇所上报的普查记录要仔细审核、纠正失误，信息录入人员要予以正规培训，培训之后才能登录使用，在使用信息软件时，对于存在的问题要及时反馈沟通，并与邻近地区的人员进行交流学习，保证数据的准确无误。

第三是做到档案服务手段与信息管理模式的创新，烈士陵园档案信息化建设给受阅者带来了更加方便的服务，针对一些有特殊价值的档案资料，可以通过设置特定的网站页面，或者是制作形成电子化宣传刊物等模式，把原始档案资料中的信息用更为大众化的方式表达出来，使更大范围的受众能够较容易理解档案内容。这种把此前烈士陵园档案被动僵化模式进行处理，使之变为积极主动宣传模式的办法，利于烈士陵园档案的保管、使用，让档案信息的需求者可以从不同渠道获取有关档案信息，方便信息的使用范围扩大化，对档案管理本身而言，也是有利的。此外，烈士陵园的档案信息化建设，不但使普查编录者与受阅者双方都能获益，也可以让双方做到更好沟通，达到人性化交流互动，这就是所谓的信息管理模式交互，普查编录者同受阅者达到某种默契，双方在信息共享活动中能够各取所需、各尽其职。更兼之档案管理工作本身即具有滞后性，如果想要让档案管理同烈士陵园设施的发现及保护不致相隔太远，则更必须保证普查编录者同受阅者之间的联系，让档案的入册、索引、信息浏览反馈等环节实时互通。

四、总结

无论是哪个行业、哪个部门，档案信息化建设都被看做是一项继往开来的重要任务，这项任务不但涉及到人力、物力、财力的调配，也会涉及到科技建设、体制变革等复杂因素，让这项工作朝着更健康的方向发展，诚可谓是任重而道远。相关的工作人员一定要以可持续发展观为指导，不断增强档案信息资源的利用效率，给烈士陵园的管理工作提供便捷服务。

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