交通档案管理存在的问题和克服措施探讨

文/江苏省无锡市公路管理处 沈璐

根据国际通用标准，目前中国有许多城市已经进入汽车社会。据媒体公布的数据目前全球汽车保有量大约10亿辆，中国占据了其中的11%。成为仅低于美国(2010年2.4亿辆)的世界第二大汽车保有国。如此众多的机动车保有量和大体相应的动车驾驶人使车辆管理复杂化，产生了大量的交通管理档案，加强交通档案管理已是刻不容缓，其网络化管理势在必行。车辆管理对单位而言，应包括车辆档案管理、驾驶员档案管理、驾驶员行车技术安全管理、车辆定位管理、行车管理、加油管理、维修管理和费用管理等几大方面，目的在于增加车辆安全行驶，提高车辆使用效率。然而，在实际管理中，对交通档案的管理存在着一些这样那样的问题，为了加强档案业务建设，提高档案管理水平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为交通管理建设服务。本文对此问题作一个初略的探讨。

一、交通档案管理存在的问题

（一）历史档案的电子化问题

从历史的角度看道路交通运输档案是每个参与道路交通运输车辆和驾驶人员的历史记录，通过记载和保存道路交通运输车辆和驾驶人员的档案可以了解车辆运输和驾驶员的工作情况以便解决实际问题，道路交通运输档案不仅反映交通运输车辆和驾驶人员过去和现在情况，对于道路交通管理部门掌握必要的信息，做好管理工作也具有十分重要的意义。历史上道路交通运输档案管理基本上延续纸质档案管理方式，道路交通运输档案管理改革工作近年来刚刚起步，采用先进的计算机管理方式还在探索之中，因此对于此种档案的利用比较低，其信息利用是一个难题，需要解决经费、人员等问题。

一是纸质档案耐久性差。纸质档案保管过程中最大的问题是耐久性问题，从内因来讲纸张质量，纤维含量，粘胶质量，酸碱含量，金属离子含量等等都是影响纸质档案耐久性的重要原因。以及借阅、复制过程中人为损坏和机械磨损等等，这就造成纸质档案难以长期保存。

二是纸质档案保存占用空间大。纸质档案除了必须的文件、资料以外，每一份档案都要有一个专门的档案袋包装，一些重要档案还要进行装订，编制目录，编制查询检索文件，其占用空间极大，对档案场馆的建设带来了压力。

三是纸质档案查询检索难度大。由于涉及的时间跨度大，道路长，部门多，即漫长的建成通车的公路总里程，巨额的机动车保有量，道路交通管理部门的路检人员如果要查清每一台车的档案资料和每一名机动车驾驶员档案资料简直比登天还难。

四是纸质档案无法实现全国共享。建国以来我们国家道路交通运输档案管理基本上按照属地管理原则，车辆、驾驶人员档案归车辆所在地、驾驶人员档案在户籍所在地（申领驾照所在地）保管，查询检索必须取得档案管理部门的支持和帮助，实际上除非重大交通运输事故，基本上很少异地查询检索。事实上纸质档案根本无法实现全国共享。

（二）现有体制下交通档案存在的问题

档案管理在交通管理部门中所占的地位。只不过是一个极为最普通平常的部门，不被人们乃至领导的观注和重视，作为一个档案管理者也认为是一个极为一般的工作，任何人都能干，只是一个资料保管员，只要把资料分明别类的整理好，存放好就行了；就如何深入进行研究、分析、如何提高利用价值、如何更好的为社会、单位、个人服务，则是很少被考虑的。鉴于这样的思维定势，使交通部门的档案管理工作处于低水平低效益的状况，其突出表现为：

一是软硬件配套设施较差。由于管理部门对档案工作认识不足，致使档案馆舍场馆严重不足，档案馆的硬件如计算机、打印扫描设置严重不足，现有设施已系统老化，跟不上信息时代计算机工作的必需要求，系统软件也缺少更新，对档案地录入和上网共享带来困难。配备人员也和档案管理条例等标准不符，致使人手紧张，同时日常支出经费严重不足，使档案馆现有人员疲于应付，工作积极性大受影响。

二是人员素质有待提高。由于档案馆成了交通局富余人员安排的集中地，致使档案馆工作人员素质不齐，缺少应有培训和经验，少数人存在着混日子的想法，对档案工作的工作流程技艺缺少了解和研究，亟待提高从业人员的素质。

三是交通档案数字化管理安全性问题。计算机、互联网给人们带来的便捷同时面临的最大问题是数据安全问题。由于网络攻击和黑客等的存在，交通档案成其攻击的对象之一，给计算机操作人员的技术提出了新的要求，要求档案工作人员熟悉计算机的安全防止和对于密级不同采取不同的保护措施的能力，处理好密级与分安全性的平衡，这方面档案馆人员自身的素质有一定的差距。

四是档案数字化管理与纸质化管理有效衔接问题。前文提到过全国交通管理纸质档案的数量，如此巨量纸质档案要实现数字化管理工作难度可想而知，如何做好纸质档案保管与数字化管理的衔接和过渡也是亟待思考和认真解决的问题之一。

二、做好交通管理工作的措施

（一）建立规范的档案管理体制

一是单位领导必须对档案工作的作用和意义有一个确切的认识。须知在信息时代档案资料已成为科学决策的重要参考依据和传导信息的神经网络，投入必要的经费和人员，建设满足要求的场馆及计算机等各种软硬设施，并对人员进行培训和给予升职的机会。

二在管理体制上档案部门就要负责好本单位的档案管理工作，并配备专职的档案人员，负责本单位全部档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务，并对所属单位的档案工作实行业务领导，并接受上级档案部门的业务指导和监督。档案管理者要忠于职守，并由主管领导分管档案工作，以明确全社会的档案意识在培强。现在各部门基本都有了一个较完整的网络体系，对档案工作的重视程度，也有了一定提高。

三是抓好基础关，促进档案工作正规化，搞好档案基础工作，就是实现档案管理现代化的前提，也就是促进档案规范化、科学化的重要步骤，逐步完善制定各项制度。

（二）注重人才培养提高档案人员的素质

社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务，工作环境、服务对象，管理方式都在发生变化，现代技术也广泛应用到档案工作中去，这些无疑需要人去操作去管理，因此提高档案工作者素质，就是要加速档案科技进步，推动档案业发展是关键，就要引起领导的重视，注霞人才，把住人才入门关，引进一些有专业技术技能的人才，充实档案队伍。要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，对他们身上存在的不足应加以克服和正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们聪明才智，并大胆启用。

1.根据档案业的需要，抓好在职档案人员的培训，提高人员的素质，采取多种形式，适时的安排在职人员学习档案业务知识，参加档案保护、科技档案和文书档案等不同的内容的研讨班、学习班，组织档案人员剑管理水平较高的部门参观学习，取长补短借鉴先进性管理思想和管理手段，改进档案管理方法。

2.外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”，大多数档案干部的外语水平尚未达到初级等级证书的水平，利用各种教育方式，提高他们学习外语的兴趣，鼓励他们克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业而奋发向上的自信心，同时也改变了档案专业技术职务人员贫乏的状况。

3.抓好服务工作，积极搞好档案的开发利用。档案工作管理是手段，利用是目的，保存档案的目的，就是为了提高利用，离开了利用，档案就失去了保存的价值，搞好开发利用，具体来讲就是为领导决策提供服务，为本机关部门管理工作服务，为基层服务，也就是着眼服务开发利用，充分发挥档案的作用。把企业交通建设档案不断地转化为生产力，最大限度地发挥其特有的作用是我们的目的。我作为一个交通建设档案工作者，更要适应新形势的发展，努力学习现代科学文化知识，提高自身的业务素质，在现代企业改革发展的历史阶段，要摆正自已的位置，看重自己的工作对企业的发展进步所起的作用，进一步提高档案管理水平，为交通建设发展作出应有的贡献。

（三）做好档案管理的信息化工作

随着信息技术的不断成长，档案管理行业出现了很多信息管理系统，这些信息管理系统通常都围绕相关组织的档案展开进行服务。档案资料的数字化，一方面将信息从寿命有限的载体中释放出来，这不仅仅是将工作人员从繁冗的载体维护工作中解放出来，更是将信息数字化的过程，是扩大信息使用范围和影响力的过程，是将档案信息无限备份的过程。

就目前的状况看，很多时候建立档案信息系统的组织都会盲目追求系统的高配置，而对于自身的需求未加深入挖掘，造成极大程度的资源浪费。此外，虽然档案管理实现了信息化，但是并不代表档案管理的工作态度和方式有所改变。很多组织中的档案管理工作仍然沿用了实体管理阶段的工作方式，只是将纸质的档案转化成为电子数据，甚至有些组织将电子数据视为备份，在实际工作中仍然以传统档案载体作为主要工作对象。最重要的是，虽然档案信息的数字化在这个阶段都已经基本开始着手并且有的组织已经完成，但是档案工作的主旨思想却还需要进一步地纠正。档案的作用不仅仅是对于以往事件的如实记录，更多在于对未来行为的指导，因此仅仅是进行整理并不够，还需要在不同时期的档案中建立起相应的网络，让不同时期不同环境中的事件之间保持联系，相互对比，才能获得良好的效果。同时，档案的完善是一个不断演进的过程，绝不能够因为事件过去了，档案就被封存在相应的存储单元中，而应当进行不断的完善。段档案管理工作的主要方向在于构建起位，让档案真正发挥作用。

（四）做好档案管理的安全工作

对于档案管理来说安全工作至关重要，电脑系统管理员应有较强的防病毒攻击能力，熟悉计算机病毒的类型和攻击的方法并加以防止。如设置防火墙，对于内部网应设置好使用和防范的权限，即既要使用方便又要有效防止计算机攻击。设置不同权限的密码是个好方法。此外应做好以下几个方面的工作。

1.档案数字化管理数据备份问题。由于计算机、互联网的安全性问题必须做好档案数字化管理数据备份工作，不仅要做好本地数据备份，还要做好异地数据备份，在防止计算机、互联网故障的同时，要做好防自然灾害工作。避免汶川地震那样的重大自然灾害造成不可挽回的损失。

2.档案数字化管理数据集成问题。如今的计算机、互联网技术日臻成熟，数据库管理，数据集成的成功经验比比皆是，要做好数据集成的软件开发工作，笔者以为道路交通运输档案数据化管理系统应该参照第二代居民身份证管理系统开发软件，便于数字化档案录入数据库，便于查询检索，便于实时更新数据库管理数据。