企业档案编研工作之我见

文/山东东营胜利油田黄河钻井总公司 葛建华

档案信息资源的开发利用，是企业档案工作的最终目的，而档案编研是开发利用档案信息资源的重要方式。档案人员依据企业档案，结合企业生产、经营、管理、科研等方面的工作需要，选择一定的专题，汇集档案信息，并经过分析、研究和一定程度的加工、整理，向利用者提供综合性、系统性的档案信息，可以说档案编研是档案开发利用的高级形式。本文结合我们在档案编研工作中的实践，就企业档案编研工作谈点个人浅见。

一、开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，实现档案利用的高级形式

档案的编研工作是档案人员在深入分析档案内容的基础上，将庞杂零散的档案信息进行有机的组合和整理加工，使其准确、系统、专一，是对档案信息资源的深度开发。随着市场经济的建立和不断完善，档案信息的传递和反馈渠道以及利用的范围和价值也不断地扩大，而且利用者都想在最短的时间内查阅到最大范围的档案资料。要节约查档时间，编研工作就必须加大力度，拓宽领域，要立足现实，立足需要，围绕中心工作，选择一定的题目范围，进行档案的收集筛选，然后进行不同性质，不同层次的加工，有目的的编写一些政策性、指导性强的汇编资料。如围绕企业编史修志工作的查阅需要，我们编印了《钻井文件目录汇编》，将钻井会战以来形成的所有文件按照文号、题名、责任者等内容进行汇编，极大地方便了史志编纂工作的需要。根据土地利用工作的需要，我们编印了《钻井土地征购情况数字汇编》，提供给有关部门，效果显著。近年来，我们还陆续编印了《胜利钻井大事记》、《胜利钻井组织机构沿革》、《胜利钻井史料选编》、《钻井工程事故汇编》、《钻井科研项目档案汇编》等多种汇编资料，主动向领导和有关部门、人员提供利用，收到了良好的效果，得到了领导和利用者的一致好评。

二、分析企业各项工作对档案信息的需求，有针对性地编写档案信息汇编，主动为企业提供利用

开发利用档案信息资源为企业各项工作服务，首先要了解企业对档案信息的需求，从而有针对性地开发利用。为此，我们根据档案借阅这一工作环节，收集研究档案利用信息及反馈情况，从中捕捉企业的需要，确定编研题目，开展编研工作。针对一段时期以来，查阅土地所有权档案呈不断上升的趋势，经了解和分析，原因是地方政府搞土地清查和产权认定工作，需查阅每一口钻井征地的原始协议。由于利用者不清楚是否办理了征地手续或征地的年度，只能提供参考年限，有时为查一口井的土地协议，需要查找多年的档案，这样既增加了档案部门的工作压力和工作量，又影响了利用者的及时利用。因此，我们确定以库存的《钻井征地协议》为基础，编印《钻井土地征用情况数字汇编》，按不同的地区，以征地时间先后为序，将每一区块的每一口井的征地协议的有关数据进行统计、汇总、归纳，共汇编了6册约50万字，发给有关单位土地管理部门，极大地方便了利用者的查阅，发挥了良好的作用。汇编的数据有的直接起到凭证的作用，有的利用者以此为线索，及时准确的查到了档案原件。《汇编》在此后油田开展的土地资产评估工作中也发挥了很大的作用，保证了资产评估工作的顺利进行。

三、档案编研要紧紧围绕企业的中心工作

随着企业的发展，技术的不断进步，企业对档案信息的依赖性越来越强，对档案信息的质量和要求也越来越高，特别是更强调经济效益方面的作用。因此，档案编研工作要根据企业生产和经营活动的需要，围绕提高企业综合经济效益，急企业之所急，有的放矢地编写出质量高、信息新、实用性强的编研资料，使编研成果发挥出最大的经济效益。

我们钻井公司担负着为油田勘探钻井的重任，提高钻井速度，优质安全高效钻好每一口油井是公司的中心工作和效益之所在。在钻井施工过程中，由于地下情况复杂，钻井过程中工程事故时有发生。工程事故成为影响钻井速度和效益的关键因素，每年因钻井工程事故而造成的损失都在数百万元以上。因此如何减少钻井工程事故的发生，对于提高钻井综合经济效益具有重大意义。为此，我们在广泛征求有关技术领导和专业技术人员意见的基础上，探索编研《钻井工程事故事例汇编》，将油田勘探开发以来所钻井中发生过重大工程事故的井史查找出来，将每口井发生事故的井段、地层、工程技术参数、设备运转情况、事故发生原因、处理事故经过等内容摘录下来，进行分析研究，提出预防此类事故的措施。第一期《钻井工程事故汇编》印发后，受到钻井工程设计和施工技术人员的一致好评。他们以此为参考和依据，在新井设计和施工中，提前预防和准备，有效避免了同类事故的发生。《汇编》应用后当年，该地区钻井工程事故有了明显下降。以后，我们又陆续编印了其他几个地区的钻井工程事故汇编，均受到工程技术人员的欢迎。

四、企业档案编研工作要不断深化和加强

档案编研工作是企业档案管理的重要组成部分，编研资料较之零散的档案材料有更为广泛的利用价值，这一点已被人们所共识。但从目前企业档案编研的现状看，仍有相当部分档案部门因种种因素制约，将档案编研当做有时间就搞，没时间就拉倒的软任务。有些单位搞编研，仅仅是为了应付档案工作检查，填补工作项目空白，没有真正从企业实际工作需要出发，编研成果利用率也不高。这种状况与企业对档案信息的需求是不相适应的，必须改变。随着企业档案管理的不断深化，编研工作应进一步加强。加强档案编研工作，应主要从以下几个方面入手：

（一）对档案编研工作应有正确的认识

要克服对编研工作单纯的功利性认识和任务的观点，不能有为应付检查和达标而编研，或为评奖而编研的思想，而要从开发企业档案信息资源，促进档案利用，提高企业经济效益的高度来认识编研工作，积极主动地搞好档案的编研工作。同时，档案的编研工作是贯穿在档案管理工作中的一项长期任务，不是短时间内或阶段性的工作，要做好平时档案信息的收集和积累，为编研工作打牢基础。

（二）档案编研工作应从低层次向高水平发展

目前，多数单位编写的档案汇编大多是抄录性的、粗浅的档案信息汇集，没有进行深入研究和分析加工，题材简单，层次较低。为了适应企业乃至社会对档案信息的需求，档案的编研水平要提高。这就要求档案工作者要经常深入调查了解企业对档案信息的需求，针对需求优化选题。特别是要优化选择开发企业科技档案中隐含的新技术、新方法、新成果等方面的信息资源，编写出具有较高水平和利用价值的档案信息资料，为提高企业经济效益和企业长远发展服务，使档案信息发挥出最大的经济效益。

（三）要提高档案人员的素质和水平

一方面企业在配备档案工作人员时要从长考虑，尽量选配综合素质高，有较强事业心和责任感，并具有一定的专业技术知识的人员来负责档案的编研工作；另一方面，档案人员要积极争取，尽可能多地参加一些专业知识培训，不断提高自身的专业知识水平，熟练掌握和运用档案编研工作的技能和方法，同时还要努力学习和了解本企业生产、技术和工艺流程等知识，只有这样才能找准档案和企业需求的最佳结合点，编写出质量高、实用性强的编研成果。