医院档案管理的现状与思索

文/唐山市妇幼保健院 郭蕊

近年来，随着改革开放的不断深入，我国社会主义市场经济有了很大的发展。医院要想在医疗体制改革的大潮中获得优势，就必须改变旧观念，打破旧模式，全方位的进行管理。除了不断提高医疗水平之外，增加科技创新能力，也越来越重视医院的内部管理和控制。医院的档案，不仅是一部医院的发展史，记载着医院不同发展时期、不同条件下的重要信息、重要事件、重要人物，同时，也是医院现在进行改革创新的重要依据。做好档案管理能够促进医院更加信息化、科学化、系统化、程序化管理的进程，提高医院管理的整体水平，实现“社会效益”和“经济效益”并举。

一、医院档案管理的特点

医院档案管理工作，是医院的一项基础性工作，主要包含了对相对独立的病例档案以及固定资产、人事、文书、会计等综合档案的资料收集、案卷整理、立卷、归档、使用、销毁的信息传输过程。具有专业性、规范性、标准型、保密性、服务性、多样性等特点。加强医院的档案的管理、开发、利用，推动医院档案现代化管理进程，能够为领导作出科学化的、合理的决策提供重要理论依据，为实现医院发展目标提供重要保障。因此，在当前新形势下，医院必须要加强档案管理工作。

二、医院档案管理的现状

（一）医院医院档案的基础比较薄弱

医院建立医院档案管理系统基础的好坏，主要体现在以下两个方面。一是制度基础。目前，虽然医院的管理模式有了进步，但是医院的医院档案管理制度相对落后，很多医院都没有建立起一套较为完善、合理的《医院医院档案管理制度》。对医院的医院档案立卷和销毁、借阅等，没有一个管理制度，或者因为制度不合理导致起不到真正的作用，在进行医院档案管理过程中无法做到有章可循、有法可依，也就无法管理好医院档案。同时，在医院档案管理过程中，也没有一套有效的独立的评价监督机制，没有把它列入到日常管理工作和年度考核，导致医院档案管理工作混乱，极容易出现错记、漏记、遗失、泄密等问题。二是组织基础。有了制度保障，还要有组织保障。目前，很多医院没有成立专门的医院档案管理科室，也没有配备专门的档案管理人员，仅仅都是依附于办公室，这对于项目繁多的医院档案来说，是远远不够的。缺乏必要的人力、财力、设施投入，自然无法真正搞好医院档案管理工作，发挥好医院档案管理的重要作用。

（二）医院医院档案管理人员意识有待提高

很多医院的工作人员，甚至是单位领导没有正确的认识档案医院档案的重要性，认为应该把主要人力和财力用在医疗水平的提高上，档案的管理与医院的发展关系不大。甚至有人认为，医院对医院档案管理降低了工作效率，没有实际意义。正是由于有这些错误的思想存在，造成了在医院档案管理的过程中，出现了不配合医院进行医院档案的管理工作的现象。另外，在医院资金不足的情况下，对医院档案管理需要人员、设备、资金的投入不足，往往给医院进行医院档案管理工作造成了限制。做不好医院档案管理，不仅不利于医院降低成本，反而会对医院的正常医疗、科研、教育等活动的开展产生一定的影响。

（三）医院档案人员的业务能力、道德素质有待进一步提高

医院的医院档案管理就像文献管理工作一样，对管理人员的专业素质要求很高，既需要较高的办公能力，也需要熟悉相关的档案管理知识及法律、法规，还需要具备一定的沟通协调能力。但是现在很多医院的档案管理人员，对相关的业务知识并不精通，缺乏相关的法律、法规知识，没有得到过医院档案管理方面的培训，这很容易使医院的医院档案工作流于形式，在资料收集、立卷、借阅等过程中档案得不到有效、妥善的管理。另外，由于档案人员的思想意识不强，道德素质不高，监管不力，导致管理人员在实际工作中，风险意识、责任意识不强，没有保存意识和收集意识，造成了档案资料不足、档案遗失、秘密资料泄密甚至贩卖等违规、违法行为的发生。档案管理人员的职业能力和道德素质的缺失，给档案管理工作带来了极大的不变和危害，也不利于医院的正常运行。

三、加强完善医院医院档案管理的措施

（一）强化档案管理意识，加强医院医院档案的基础

要想更好地实行医院医院档案，首先要更新观念，强化档案管理意识。医院领导及工作人员要充分的认识到加强医院档案管理的必要性和迫切性，积极配合、做好档案管理工作。要通过学习、宣传等多种手段，从领导到普通员工，参与到医院档案管理中来，为科学的、规范的、有效的进行信息收集、档案建立、销毁等工作做好基础。同时，根据医院档案管理的需要，要加强医院医院档案的制度建设和组织建设。要根据医院的实际情况和医院档案的特点，根据不同的项目、类别、性质，制定出合理的、可行的医院档案管理流程及制度规范。要通过有效的规章制度，规范和约束医院各级管理者和工作人员的行为。例如，在医院档案立卷和销毁时，要按照档案管理的日期、规律等做好年度归档管理，并根据不同分类进行登记，以便于查找。对于需要销毁的档案，要及时汇报，待负责人审核后，由医院领导审批，并在专人的监督下销毁，确认签字后要在目录中注销已经销毁的档案。而在借阅的时候，也要严格按照借阅手续进行，要注意遵守保密规定，保证档案的完整性、安全性和整洁性。同时要设立专门的医院档案机构并配备专门的档案管理人员。要做好登记、借阅、保密等工作的同时，做好防虫、防盗、防火的工作。要将档案管理工作纳入到日常的工作中，并列入年度考核内容。

（二）提高医院档案管理人员的综合素质

对于各项繁杂的档案管理工作来说，对工作人员提出了更高的要求。要加强档案管理工作人员的专业能力和理论素养。一方面，作为医院档案管理人员，要增强责任意识和业务能力，更新观念，通过学习，努力提高自身的专业知识，熟悉相关的法律法规，掌握新技能，用更加科学的管理方法和分析方法，提高工作效率，掌握好医院的档案管理。另一方面，医院应该大力引进水平高、能力高、素质高的专业档案人员，将先进的档案管理理念引入医院的实际管理运营中来。加强对档案管理人员的能力培训，提供更多的培训机会，加强职业道德素质教育，制定奖惩分明的激励制度，提高员工的积极性和警惕性。

（三）加强信息化管理投入，提高医院档案的利用率

随着科学技术的广泛应用，要改变传统管理模式。在日常工作中引入先进的科学技术。医院要加大对医院档案管理所需的电脑、扫描仪等硬件设施的投入和所需的财力投入，来保障医院的档案管理工作顺利开展。通过网络、电脑等信息化技术，更有利于资料信息的长久保存、整理以及查找，不但能够确保资料的完整性，还能够及时快速的找到所需要的资料。医院还应进一步发挥档案资料的作用，提高其利用率，要根据实际情况和需求，掌握好档案保密与公开的规律，及时调整其关系；还可以通过有偿服务，建立起档案收入与资源提供之间的良性循环，使医院档案发挥更多的作用；还要不断的丰富档案信息资源，提供更丰富，更有效的信息资源，保持公众对档案资源的利用积极性。

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