高校档案上网势在必行

文/内蒙古农业大学 宋丽珍

随着以计算机通信技术的迅猛发展，网络已逐渐成为继报刊、电视、电台之后的第四代传媒。它以传播速度快、范围广、能充分实现社会信息资源共享的优势而受到越来越多人的青睐。有统计显示，近年来，互联网用户平均半年翻一番。也即全国半数以上的人口加入到网民的行列。自治区各高校档案部门纷纷搭上网络快车，在学校的网站上建立自己的站点，在实现档案有效利用等方面取得了可喜的成绩。

但是，由于自治区高校档案网站建设还处于初级阶段，存在许多不足：网站设计单调，静态信息多而动态热点信息少，网页级次较少，更新缓慢；档案信息资源严重缺乏，档案目录信息简略，几乎没有档案全文检索信息库；档案检索、信息咨询、信息反馈等功能薄弱；甚至有少数“裸网”“死网”；档案网站功能薄弱。也就是说，自治区高校建立的档案网页仅仅起到了宣传档案工作的作用，并没有真正起到提供档案利用的目的。因此，高校档案上网与否，如何上网，已成为高校档案工作者面临的一个新问题。

一、高校档案上网是必然选择

早在1996年第13届国际档案大会上将“信息技术对档案和档案工作的影响”列入中心议题之一。会议认为档案馆原来只保管实体档案的传统做法和理论原则正受到保管“虚拟档案”和建立“无界墙档案馆”的巨大冲击，以信息高速公路为代表的信息技术正对档案界产生越来越大的影响。努力实现档案信息资源共享已是大势所趋，积极创造条件，尽早使档案信息上“网”是必然选择。因此，高校档案上网理应是水到渠成之事。

（一）高校档案上网顺应了当今信息时代发展的潮流

计算机网络的发展和普及,使传统的档案馆向数字化档案馆转化,实行电脑管理,通过通信网(电话网和光纤网)和利用者的电脑联系起来,可以进行丰富多彩的电子文件档案信息服务。档案作为一种社会信息资源虽然有其自身保密性等特点,但最终要加人社会信息网络,这无疑是必然的发展趋势。档案部门作为掌握着大量原生信息的文献传播机构,只有很好地利用先进的信息技术,才能获得档案事业更大的发展。事实表明网络和信息技术的发展,已经或正在改变人们传统的生活方式、工作方式和学习方式。随着校园网的建立,高校档案上网既是对档案工作方式的改变,也是对档案工作者学习方式的改变。在工作上即由传统的人工检索查(借)阅转为计算机检索和网上查阅,由此提高了档案检索速度、档案查准率及档案查全率,降低了档案工作者的劳动强度,适应了当今形势发展的要求。

（二）网络化为高校档案信息资源共享提供了发展空间

档案馆是一种特殊的信息产业,其主要任务是保存信息并为利用者服务。但是，档案本身所具有共享的特性在对公众开放之前却被无情地抹杀掉了。网络化无疑为档案开放和档案资源的共享创造了良好的条件。在网络环境下,人们的社会活动将发生根本的变化,信息的生产传输、使用超越了国界,便捷、高效,得以在世界范围内实现信息的共享。众多的档案馆不再是散布于世界各地的孤立个体,而是形成互相联结的,馆藏极其丰富、信息资源共享、使用便捷、保存更安全的档案信息网络。档案馆本身将由“实态档案馆”变为“虚拟档案馆”,从文件的保管基地转变为一个便于公众利用的由众多的文件形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心,注重的将不再仅仅是牢固的库房、优质的装具,不需将所有的档案集中保管,不再单纯强调其“科学文化事业基地”的作用,转而追求由快速可靠的信息传输渠道所结成的四通八达、纵横交错的网络,使不同地点、不同内容的档案信息按照人们的需要实现快速流通。彻底拆除了档案与档案利用者之间的“围墙”,使档案多方利用成为可能。

（三）档案上网缩短了由文件转化为档案的周期

传统的档案管理,从文件材料形成到归档利用,要经过文件材料的搜集、整理、归档等步骤,经历的时间较长。即档案管理总是滞后于文件管理,“文”、“档”管理之间有一较大的时间差。随着档案的上网，档案馆（室）的工作环节将发生根本的变化,从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集,只需轻敲键盘,文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆(室)。电子档案的立卷这一环节将不复存在,因为电子文件的数据单元是随机存贮的,并不看重其上下文之间的历史联系。每卷“虚拟案卷”都有无数种不同的先后顺序,对其编排页码是无意义的,利用者可以根据自己的需要,在不同的时间、地点将其组合成不同的顺序。档案文件从其产生、传递、办理直至归档进馆,全部在网上进行。各个环节没严格的界限,不仅真正实现文档一体化管理，而且也大大缩短文件转化为档案的周期,提高了档案的有效利用。

（四）高校档案上网为目前“一校多区”办学新局面提供了方便

随着高校教育体制改革，自治区许多高校合并办学和组建规模性综合大学,许多高校形成一校多区办学的态势，传统的档案利用方式不仅限制了高校档案的利用,也为高校的教学和科研等工作带来了许多不便。如自治区多数高校为了适应的发展需要,都建立了新的教学基地，形成了新旧两校区共同办学的局面，但综合档案室多数设在新校区,如果旧校区的教学科研工作者或领导决策者需查(借)阅有关档案,就必须到校本部档案科查阅,这样既浪费时间,又耗费人力.档案上网后,只需输人几个关键词或文号即可马上查到所需要的档案资料,大大方便了档案利用者。

二、做好档案上网的几点建议

高校档案上网虽有它的必然性和优势所在，但仍有许多不利因素阻碍高校档案进入网络。如：档案信息上网不仅需要计算机、网络技术及设备支持，还要应对网络黑客和病毒攻击问题等干扰。由此使得一些高校档案部门虽建立了自己的网页，也只是把一些无关紧要的信息输人，而真正具有凭证价值的档案信息却仍然躺在库房或贮存在现代信息载体内,未能发挥其真正作用和利用价值。为了消除以上障碍,促使高校档案上网,档案工作者需要做好以下几点。

（一）加强数据库建设

数据库是一个网站的灵魂所在，是实现检索服务的前提和基础，一个没有数据库支持的网站只能是一个静态的、缺乏活力的网站，因此要将web与数据库紧密结合起来，发挥其巨大的威力。

目前，大多数档案网站面临数据库建设相对滞后与用户多方面信息需求之间的矛盾，因此建设档案信息数据库至关重要。数据库建设要分阶段、分步骤、分层次进行。首先抓紧传统档案案卷级、文件级题录信息数据库建设，这是实现网上检索的第一步；其次，对于已经提供少量检索服务的档案网站来说,应该在已有经验的基础上加快馆藏文献数据库建设的步伐，特别是抓紧开放档案全文信息数据库的建设。全文检索将是档案网站服务的主导内容，它可以使用户直接在网上阅读数字化的信息资源，而不需亲自来馆查阅，从而摆脱传统档案服务的形式,实现查询服务的质的飞跃；再次，实现图纸、照片、声像档案的数字化，建立起支持图像、音频、视频等形式的多媒体信息数据库，让用户从单纯的文字信息检索上升到对声音、图像等综合信息的检索，使用户在听觉、视觉上都有新的享受，从而实现真正意义上的全方位档案信息检索体系。

（二）多渠道沟通,扩大交流层面

档案网站是档案部门与公众之间相互交流的桥梁。它为档案工作者、档案学者提供了工作参考、学术交流的平台,为广大用户提供了信息共享的空间。为了能充分体现交流功能,档案网站要加强与用户之间的联系,增强互动性。档案网站增加沟通渠道,扩大交流层面,一方面可以调查了解用户对网站的需求和建议,不断更新和完善网站;另一方面可以促进各档案部门间的交流与合作,促进档案工作的发展,还可以从用户中收集和获取更多的档案信息材料,这既能保证档案网站的人气和亲和力,又能达到丰富馆藏、促进档案工作开展的目的。

（三）确保档案信息进入公共网络的安全和保密

国际互联网作为一个对全球开放的平台，对上网档案信息的安全性构成了很大的威胁。一方面，无孔不人的黑客给档案部门的档案信息上网设置了极大障碍；另一方面,病毒侵袭会使上网重要档案信息遭到严重损毁。保密制度作为一项重要的工作，在网络条件下必须根据实际情况准确把握。在档案信息直接上网的情况下，必须对用户权限进行控制，这是档案信息入网时必须考虑的重要内容。与国家安全和利益，与稳定社会秩序有关的档案，或与集体、个人秘密有关的档案，因其合法的权益受到法律保护，均属于限制利用的范围。由于档案信息还有别于图书、资料，有一定的特殊性，因此，对网上能查阅的档案应区别内、外部档案。公开的信息任何人都可以利用，内部的则主要为本学校利用。这样来保证每个人都能利用到属于自己权限内的档案信息。

（四）档案工作者知识要适应档案上网的需要

网络化很重要的一方面是对档案工作人员的知识结构的挑战。档案工作人员应该掌握网络知识，加强计算机技能培训，这在当前情况下已成为一项紧迫的任务。

档案上网是一项长而又艰巨的任务，既要坚持科学性、实用性，又要兼顾先进性和前瞻性。因而档案网络化建设要有条不紊逐步进行和完善，要量力而行，分步实施。建设的过程中要注意：一是能为我所用的技术不一定全部自己开发，可以采取合作和引进的方式，避免走弯路和重复建设；二是建设过程中不能要求一步到位，要量力而行，逐步实施。