浅谈文书档案质量的前期控制

文/吉林省通化市社会保险事业管理局 程歌 吴石

在我国文书档案是一种对人们进行社会实践活动的记录，是社会经济发展到一定的阶段必然会出现的一种记录形式，关乎着一个人的发展和进步，所以要保证文书档案的质量问题，文书档案的质量能够决定文书档案的作用的发挥，如果文书档案质量不能保证，那么对一个人的发展会产生极为不利的影响和不应有的麻烦。本文就针对文书档案存在的问题进行分析，并提出了相应的保证文书档案质量的方法和途径。

一、影响文书档案质量的因素

文书档案的质量问题受到多方面的影响，起主要作用的影响因素如下：

（一）档案文件的内容质量

文书档案的内容顾名思义就是其中的文书即公文，公文是各党政机关和企事业单位的主要工作内容，需要具有一定职权的人才有资格撰写，公文的格式和行文是否规范，内容是否真实并具有一定的权威性都影响着文书档案的质量。在目前的文书档案发展过程中，以下问题常常出现并影响着公文的质量。首先在一些公文中，公文的行文逻辑性欠缺，内容不清晰，在进行材料的表述时含糊其辞前后不能够互相的照应，在进行引用时常发生引用不当，生搬硬套的瑕疵；其次，还有些公文缺少主题性，文章没有表达出真正的主题，措辞不清晰，让人难以理解；更甚者是公文的行文不能够契合实际，不能根据不同的对象确定文章的语气，在进行责任人的签署上，签署不明等等情况。以上的众多弊端影响着公文的规范性和权威性，在以后的文书档案运用过程中就不能够满足人们的需求，影响了档案的质量。

（二）公文写作的材质和电子网络的保存模式

如今我国的档案保存一般有两种模式，一种是纸质版档案，一种是电子版档案，在这两种档案中各有利弊，但是在目前情况下两种模式都是必不可少的，在进行一定的程序或者是工作时，这两种档案模式要互相对应才能够发挥一定的效用。因为我国的电子信息网络发展起步较晚，发展的时间相对较短，网络的管理上相对的有众多的不足，所以档案的网络管理还不成熟，主要的作用就是在进行相应的工作时提供便利的查询和核对，目前的大环境下进行文书档案管理的具有较大权威性的还是纸质版的档案。档案保存具有时间长，跨度大的特点，这对档案材料的质地有着一定的要求，但是在实际生活中，文件的使用出现纸质差，规格不统一，易变形和破损的现象常常存在，或者是使用其他非碳素墨水书写等因素都属于材质不过关，耐久性不足，那么文书档案的质量就必然的受到影响。

二、加强对影响文书档案质量因素的前期控制

文书档案的管理工作一般包括三个阶段前期的文书处理工作、中期的归档工作，后期的档案保管工作，着三个过程影响着文书档案的质量问题，以下就从文书档案质量的前期控制上进行相应的探究：

（一）要注意文档的语言表述

文书档案就是用语言文字的方式记录下来一定的信息，并进行信息的传递，要想保证文书档案的质量就要先保证文书信息质量，在进行文书写作时要注意一定的措辞，用恰当的词语表达相应的信息，因为语言文字的准确是档案质量的基本要求，是档案实现被查阅利用的前提，不规范的语言文字体现不出文书的真实性，影响文书档案的质量。

（二）注意文书档案所用的材质要过关

信息的传达不仅需要语言文字的记录还需要一定的载体，从古至今被用作文字载体的种类丰富，从甲骨到纸张不断的进行着演化，随着科学的进步经济的发展，文字载体的质量也不断的在提高。文书档案要求保存时间长，所以对载体材质的要求要相对较高，具体来说就是要保证纸质的厚度和韧性，使得文书档案的保存不仅耐腐蚀、耐磨还具有一定的美观性。

（三）做好前期文件的收集工作

进行文书档案的记载需要进行所需资料的收集，因为档案要求具有真实性的特点，所以在进行的会议、专题讲座、以及其他企事业单位领导人交付的重要的材料都要讲究时效性，保证文件材料的完整性，并在收集之后进行定期检查，保证档案材料的准确和完整。只有做到文件收集工作的认真就能够在一定程度上保证文书档案的质量。

三、结语

文书档案与档案不同，文书档案是文书和档案的综合体，但是两者彼此之间关系密切，有着密不可分的联系，文书的处理影响着档案的质量，通过上文可以发现文书的处理对档案的质量问题有很大的影响，所以在控制文书档案的前提是对文书的处理，文书档案的质量好坏，取决于文书处理的质量的高低，所以通过运用文中介绍的提高文书档案质量的控制措施来提高文书档案的质量，发挥其应有的功用。

[1]黄连成.浅议新时期档案质量的管理[J].中外文书档案研究,2011(05).

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