提高水文档案利用效益的几点思考

文/河北省承德水文水资源勘测局 杨艳新

水文工作是社会公益事业的一项重要组成部分，对于社会生活和国民经济建设来说地位重要，是确保社会稳定、提高对宝贵水资源管理的重要手段。水文工作过程中会产生大量水文档案，这些档案记录着自然界不同地区的书文情况，是开发、保护、利用水资源时用于参考的宝贵资料，因此，提升这些档案管理、保护水平的同时将信息转化为清晰可见的经济、社会效益，无疑会促进水文档案管理利用工作向着更加科学化、实用化的方向发展①。当前时期，提升水文档案服务意识，提升水文档案利用效益，是亟待研究的重要课题。

一、水文档案特点

水文档案因其本身的特殊性在社会活动和经济活动中占有重要地位，如防洪抗旱、抗汛抢险的决策就需要依据水文档案信息作出决策，不同地区的水利规划建设需要这些信息保驾护航，从工程的各个环节提供帮助。总之，水文档案是基于水文活动而形成的宝贵信息，对水资源管理与开发利用等各项工作有积极的支持作用。水文档案有三个较为显著的特点，分别是统一性、区域性和时间性。

统一性是基于水资源本身特点，作为一个统一的整体，水资源变化复杂，与各类因素之间都存在密切关系，比如针对一个地区的水文情况的调查，仅仅依靠两三个水文观测站是无法获得较为全面、系统的信息的，自然在大范围、长时间的水文规划和情报预报中作用也较为有限，无法提供优质的水文保障服务。因此，各个地区水文观测站需要实现信息共享，观测时间与结果的记录、传输，相关数据格式和存储格式也需要应用统一标准，这样所形成水文档案就会明确清晰，便于整理调阅为各项工作服务②。

我国国土广阔，各个地区环境条件存在较大差异，在水文信息方面也差距较大。不同地区水文观测站的观测结果只能代表本地区的水文情况，无法推展延伸到其他地区，因此决定了记录水文信息的档案具有显著区域性。基于这种区域性，我国各地区水文观测站的建立不仅要做到分布合理，还要确保信息监测的全面、系统，诸如雨情报汛站、雨量站、蒸发站、地下水监测站等都是不可缺少的，一张科学而严密的水文情报监测网必不可少，也是满足不同地区做出短期、中期、长期水情分析与预报的关键。

现实中各类水文要素会随着时间的推移而发生变化，因此，水文档案记录的水文观测情报必须严格按照观测时间定期进行记录，总结其中时间函数的变化情况，寻找变化规律。水文观测记录需要客观、确切的反映某个时间段某地区水文要素变化实况，在记录中，要严格遵循准确性、代表性、可比性三原则，做到严格按照操作规范定时观测，严防误测或缺测现象③。水文档案所记录的情报与实践关系密切，在传输和共享时要根据时间做好不同地区的报送归档，针对时效范围内的情报加以整理，确保档案服务中的及时性和实时性。

二、制约水文档案效益发挥的因素

制约水文档案效益发挥的因素有很多，结合实际工作中利用情况来看，主要集中在三个方面。

1.水文情报收集力度低、精度低致使馆内缺乏丰富的馆藏情报资源无疑是制约其发挥支持、辅助作用的一大要素。对于水文档案工作来说，想要提升利用效益，就必须搞好基础情报收集、整理工作。目前很多地区的水文部门都存在着重视水文观测、档案整编而轻忽专业分析研究和水文网站档案规划等现象，这无疑会造成档案结构不合理、精度不高、专业程度低、种类不齐全等问题，直接影响到其效益的发挥。

2.随着信息网络技术的普遍应用，水文档案管理也一直在向着现代信息化管理转型，但是从目前情况来看，转型缓慢、现代化管理程度不高是制约其效益的发挥的重要影响因素。管理中，许多水文档案不仅没有统一的分类整理标准，信息化程度低，对之前档案保存记录与信息也缺乏统一的归档标准，致使许多信息遗漏、缺失甚至丢失，所以，加快向现代信息化管理的转型，确保管理的一致性，将众多优秀管理理念和网络技术融入管理工作是挖掘档案管理系统实用性和通用性的重要途径④。

3.社会、经济领域中对水文档案的应用一直存在，但是在利用深度和效益方面一直较低，在档案管理系统加快向信息化趋势转型后，这种局面出现了一定改观，但还是不尽理想。档案管理工作中业务人员的专业技能、业务素质、服务意识都制约了效益的发挥，所以加强人员方面培训，制定系统的利用模式，实现水文档案与利用者的良好沟通，在未来无疑将会很大程度上提升利用效益。

三、水文档案效益发挥的主要措施

（一）加强组织领导，创造良好条件

水文档案利用效益的发挥，要为其创造良好的环境，组织上加强领导，从上到下提升档案管理意识，对工作人员加强专业技能培训，改善服务现状，提升服务意识。在领导工作方面，将其列入议事议程，加强对档案资源基础建设的投入力度，促进现代化管理的加速转型，对档案室工作人员进行重点培训，全员树立档案管理为社会、经济服务的效益意识，配备更加全面、专业的设备和工作人员，提升水文档案的质量。

（二）加强业务建设，丰富资源利用基础

水文档案资源的利用需要以丰富的资源为基础，从其专业性出发，加强科学分类，根据分类遵循逻辑原则和实用原则进行整理。根据不同区域的水文档案情况特点以及记录时间区分保管期限和保管范围，根据档案统一性、区域性、时间性特点细化筛选目录，可针对特殊地区建立专门课题档案，确保所有水文档案在筛选利用中都能做到事半功倍，符合规定要求。档案整理好之后，根据纸质档案、实物档案和电子档案各自特点进行专门保管，确保每种档案资源都至少有两种及其以上介质保存，防止丢失，每隔一段时间就对档案信息进行检查、更新，及时查漏补缺⑤。在利用过程中，确保打印正确、完整，并且根据需求顺利整编、订正，确保其能够顺利发挥信息支持优势。

（三）加强服务意识，提升档案价值

水文档案利用效益的实现需要其具备较高的价值，这种价值是关键，而利用则是将价值转化为效益的最佳途径，所以想要实现经济效益和社会效益的双赢，就必须从根本上进行把关，提升档案本身价值，这就需要各水文工作监测站在筛选记录信息后加强研究、整理，提升整编、汇录水平⑥。价值提升之后，还需要配合档案管理人员优质的服务和完善的管理手段帮助将档案的价值转化为对各项工作的支持与辅助，所以要通过科学化、规范化、现代化的管理模式和严密的规章制度为档案利用创造优质的服务环境，比如改善硬件环境、系统更新升级等，让利用者获得更加有价值的水文信息。

总之，水文档案利用效益的提升要从档案自身特点出发，针对工作中存在的制约影响因素有意识的进行调整、规避，提升管理工作水平，提升档案自身价值，配合完善管理和优势服务最终发挥其利用价值。

注释：

①叶晓春.新形势下提高水文档案服务意识的几点思考[J].广东水利水电,2006(03).

②王霞.浅议水文档案在防汛抗旱中的作用[A].全国旱情监测技术与抗旱减灾措施论文集[C],2009.

③黄仁涛,张雅杰.关于湖北省土地利用效益的思考[A].土地利用的城乡统筹和区域统筹——2007中国科协年会8.3分会场论文集[C].2007.

④记者:彭文礼,贾慧,邓桦.通讯员:张力,杜守纲.新蔡县在提高水资源利用效益上做文章[N].驻马店日报,2005.

⑤张雨.鲜明的特色,完善的功能,全新的理念,有效的服务[N].中国档案报,2011.

⑥马婧如.关于提高水文档案利用效益的几点思考[J].黑龙江档案,2011(04).