谈档案员如何配合审计部门做好档案一项一卷的收集管理工作

文/广西中烟工业有限责任公司 陈洁清

档案资料是企业发展过程的重要资料，是企业发展的重要记录，并可以为企业的发展提供资料支持。档案资料为企业的发展提供经验资料的参考价值之外，还可以为企业的审计提供监督管理资料。烟草企业内外部审计工作对档案的收集、整理、保管、查阅、统计和鉴定等都具有比较高的标准，要求在项目档案管理的过程中采用一项一卷的管理方式，这样可以进一步规范和细化项目实施全过程的资料整理，提高项目资料痕迹化管理水平，规范工程投资、物资采购和宣传促销项目的信息资料管理。

一、档案管理和审计工作关系

档案管理和审计工作是紧密联系在一起的，首先档案管理是审计工作进行审计的前提条件之一，审计部门进行审计的过程中档案材料是重要的依据，规范和有效的档案管理可以促进审计部门在审计管理的过程中实现有据可查，真实和有效的档案资料对审计部门工作形成积极的支持作用。其次，审计部门的审计也可以对档案员积极的进行档案管理提供动力的支持，因为有审计部门对档案管理的高标准和严要求，所以说档案员在进行档案管理的过程中具有积极进取的严要求。审计部门的审计也可以为档案员的档案管理提供参照范本，审计标准在一定的意义上可以为档案管理的标准制订提供参考。在审计过程中形成的审计报告、审计通知、工作底稿，以及交换意见稿等审计资料对企业的档案管理来说是具有重要意义的，其中的部分内容甚至于是涉及企业发展机密的，需要档案管理严格保管。档案管理员积极的配合审计部门，是档案管理员进行档案管理的主要任务之一。

二、一项一卷档案管理职责范围

（一）一项一卷档案管理概述

档案管理中的一项一卷管理，是来自于我国历史上的“一事一案”的基本档案管理做法，也就是在档案管理过程中的一种积极立卷管理的方法。一项一卷主要是在档案管理的过程中以一个事件，或者是以一个问题作为主线来进行材料管理，在进行材料管理的过程中是不受文件的多少，以及页数限制的，主要是针对一项内容都可以单独组成一卷，并且在文件比较多的情况下可以组成多个卷宗。一项一卷管理可以有效的规范和细化档案管理，尤其是在档案管理的全过程中，可以实现对资料的有效管理，尤其可以提高资料管理中的痕迹化管理水平，规范烟草企业在工程投资、物质采购和宣传促销等项目中实现信息资料的收集和管理。一项一卷的管理对在工程投资，物资采购和宣传促销等项目的实施过程中可以实现对资料的积极和有效整理。

（二）一项一卷档案管理职责

档案管理员在进行一项一卷的管理过程中，需要对工程投资物资采购，以及宣传促销等过程的项目实施进行全过程的资料收集和管理，在收集和管理的过程中形成对审计、财务和纪检等部门的积极配合。档案管理员在进行一项一卷管理过程中需要积极的与企业项目实施负责人进行交流，促进其将项目的资料集中在归档档案中留存，以便于备查。在一项一卷的档案管理过程中，档案员需要积极接受企业审计部门的监督检查。

（三）一项一卷档案管理范围

针对工程投资项目的一项一卷资料，包括企业在生产、经营、仓储、办公、科研、教育和多元化等领域的固定资产投资和信息化建设项目工程管理的申报审批资料，也就是管理项目的申请报告书，以及批复等基本的资料。其中项目的概算资料、招标合同的签订、项目的变更，以及项目竣工和验收等资料及非公开招标的资料等都需要积极的进行一项一卷收集管理。

在物资采购管理的一项一卷资料，包括生产材料、生产配套物资、物流配送物资、设备零配件和其它物资等采购项目的资料，收集需要保存项目申请审批，包括项目立项的主要审批材料，采购方案的审批材料。还需要保存包括项目预算、招标、合同签订、项目调整、项目验收入库、非公开招标项目的记录材料等，以及在项目实施的过程中应该收集的其他各种资料。

在宣传促销项目的管理过程的一项一卷资料，是指企业通过一定媒介直接或间接地介绍企业、产品、提升形象、促进产品销售活动所进行的宣传和促销项目的资料，需要档案员收集保存项目的申报审批资料，立项的申请资料，以及采购方案等资料。还包括项目的预算资料，包括年度预算，以及概算表等。招标资料、合同资料、项目的调整资料，以及项目的验收和评估资料，非公开招标项目的其他记录资料，以及项目在实施过程中需要收集的资料等。

（四）一项一卷档案管理要求

项目实施部门的档案员在一项一卷管理过程中首要的是需要做到按期归档，对工程验收竣工性项目，一般需要在30个工作日内完成一项一卷的归档工作。物资采购的归档日期是在采购活动结束后10个工作日内完成一项一卷的归档工作。宣传促销项目归档的时间要求也是在10个工作日内完成归档工作。对一项一卷的管理工作需要进行分别的管理，也就是在档案的管理中要求专人进行保管，不能伪造、变更、隐匿，保存的期限是15年。在以电子形式进行保存中，需要根据目录的要求积极进行相关资料的收集和整理，以电子的形式在计算机内部进行备份管理。纸质进行管理的一项一卷资料需要做好目录，按顺序放置于相应的档案盒内，档案还需要进行相应的编号备案。在一项一卷的管理过程中需要突出的是统一管理，以统一的封面、目录、格式、装订等促进按顺序的整理收集和装订有关材料。在保管存放管理上，项目实施部门保管存放复印件，原件移交专业档案室保管。

三、档案员配合审计一项一卷档案管理对策

（一）突出重点，确保管理实效

档案管理员在配合审计工作进行一项一卷的档案管理中，一定要明确自己需要管理的工作范围，确保在档案的管理中可以起到实效。首先需要在管理的过程中明确一项一卷管理的范围，因为对不同的企业，尤其是对烟草企业来说在档案的管理中需要明确重点，档案员在进行一项一卷的管理过程中，关键是对管理中的问题进行动态化的处理，也就是对企业的物资采购、工程的监督和宣传促销等项目可以从档案管理的角度配合审计部门工作，工作不管是内部审计，还是在外部审计的过程中明确和重点性的一项一卷管理都可以对审计部门形成积极的支持，形成档案管理过程中的监督作用强化。

（二）细化管理，促进工作落实

一项一卷档案管理需要以档案管理的办法和标准为基础，在管理的过程中需要细化管理，还需要在管理的过程中实现体系化，以及实现规范化。其中以金额作为进行一项一卷管理的根本性界限是具有积极意义的。一项一卷管理要坚定的贯彻“装盒、入档和上架”的管理制度，并且在档案盒上清晰标明保存的时间，以及实施的部门。同时在管理的过程中逐步形成管理范式，积极的在工作中总结一项一卷归档的规范，在进行档案收集和管理的过程中，档案管理过程需要在封面设计、目录格式、资料内容等方面实现标准化和统一化，只有在积极的设计形成本单位个性归档格式的情况下，才可以实现企业档案管理中的“整齐划一，方便调阅”，为审计部门的审计工作做好积极的协助。

（三）对接审计，优化工作流程

审计工作涉及到档案管理的内容比较多，其中涉及到管理流程也比较复杂。所以档案管理员在积极配合审计部门工作的过程中需要保证档案材料的真实性、完整性、有效性，目的是促进日后全面的通过审计验收做好准备。所以在应对审计部门的档案管理中需要专门的档案管理员负责，在工作中收集、整理、立卷、装订和制定目录。要求在规定的期限内实现档案材料的有效和快速归档。在档案的管理中需要根据企业的特点，尤其是对烟草企业来说要把握根据企业的特点，积极的保存审批文件、预算文件，以及各种验收和存档文件等。在管理的过程中积极的建设审计档案查阅制度，对审计相关的档案要进行合理的管理和使用，在没有经过批准的情况，对有些档案材料不能进行查阅，以及复印等，更不能借出。因为在管理的过程中需要职责明确，制度执行到位的情况下，才可以基本的做到在配合审计部门档案管理的过程中做到一项一卷，实现“安全存放、有效保存、便捷调阅”。

（四）自评他评，推进专业管理

对于档案管理积极的自我评估，在此基础上才可以快速的提高一项一卷的档案管理工作。在对档案管理的评估过程中，需要积极的做好案卷的质量，健全管理流程，强化管理机制，实现在管理中质量和效益的并重。在档案管理员的管理过程中积极做好案卷的自查工作，尤其是对于一项一卷的质量需要高标准、严要求。档案管理员在自我管理的过程中需要做到“自查”标准明显高于“他评”的标准。在外部评价中积极的履行行业标准，针对评分的细则，档案管理员需要积极的进行管理，将外部评价的过程作为自我提高，以及精细化和求实效的过程。档案管理员在案卷的管理过程中以“一项一卷”形成对质量的有力和有效的管理，对于发现的任何问题不掩盖、不遮蔽，面对问题向先进的典型学习，对存在的问题进行深入的剖析，合理的进行改进和阐释。

四、结论

档案管理员的岗位是一个极为重要的岗位，不仅仅在企业重要档案资料的保存管理中发挥重要的作用，档案员档案管理工作还是企业内外部审计的重要支持。在档案管理中积极的推进一项一卷管理可以促进档案管理上水平，还可以促进档案管理在配合审计部门方面形成监督推动作用，促进企业在项目建设中保持高速增长。

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