加强城建声像档案集中管理的对策思考

周丽群（溧水县住房和城乡建设局城建档案室，江苏溧水，211200）

溧水体育馆

随着经济社会的发展，城市建设日新月益，城建档案大量形成，其中声像档案不仅数量大，而且能够直观地反映城建变化，成为城建档案的重要组成部分。因此，如何加强城建声像档案的集中管理，也成为了城建档案工作中亟待重视的一项重要内容。

一、城建声像档案的作用发挥

1.利用城建照片档案制作画册和展览

照片是城建声像档案的重要载体形式，通过集中管理大量的城建照片档案，可以有效地发挥出城建档案资源的价值和作用。照片是对城市建设发展情况的真实反映，照片的特点是画面静止、没有声音，但可配以适当的文字说明，并以其静止的图像客观反映出城市建设的发展变化。2011年我单位向社会征集老照片，200多张新老照片的对比清晰地反映出城市建设的发展变化。照片档案的利用，一方面可以编制城市建设画册、重点工程画册等，利用画册的便于翻阅性来扩大宣传面；另一方面也可以举办图片展览，通过集中展示宣传城建发展情况。

2.利用录音录像档案制作纪录片

录音录像档案是动感画面和真实声音的集合体，是对城市建设发展实景的客观动态再现。录音录像档案具有声像并茂的特点。对于录音录像档案的利用，主要是制作纪录片，以纪录片的形式将录音录像档案进行有机地整合，形成各类专题，以更好地对城建工作进行集中的再现与宣传。2009、2010年我县相继创建省级园林县城、国家级园林县城，我们充分利用原有录音录像档案制作创建宣传片，取得了良好的效果。

3.利用城建档案为城市发展服务

城建声像档案在服务城市建设发展中发挥着重要作用。如在各类型的洽谈会、招商会、新闻发布会中，城建声像档案对城市发展和建设情况的客观、真实再现，可以使与会人员直观地感受到城市建设的情况和特点，强化了对城市的印象。此外，城建声像档案还可以为宣传地方经济建设情况提供重要的基础资料，与城市的其它档案资料一起成为城市发展所需要的重要档案资源。

二、城建声像档案管理中的难点问题

1.档案拍摄难以真实全面反映原貌

档案作为客观反映城建历史及现实状况的珍贵资源，其真实性与全面性是档案价值的直接体现。然而在目前城建声像档案的拍摄中，却存在着难以真实全面地反映城建状况原貌的问题。表现为：一是难以控制反映城建真实原貌的声像档案拍摄，对于建设项目的事前、事中及事后的拍摄不够全面，特别是对于建设项目事前的原貌难以真实反映，这与拍摄人员的素质、数量和责任意识密切相关；二是对在建的城建项目的拍摄不全面，表现为整体存档计划不全面、城建声像档案的界定不准确、设备落后导致拍摄质量较差等，这与领导的重视程度密切相关。

2.档案拍摄人员专业素质不高

城建声像档案收集工作的专业性较强，对于拍摄人员的素质要求较高。而在目前的城建声像档案收集工作中，却普遍存在专业人员队伍数量少、素质差的问题，严重影响了声像档案的收集。主要表现在：一是拍摄人员多为业余兼职人员，难以保证拍摄时间及内容的完整；二是行业内的人员流动较为频繁，对于档案收集工作的稳定性和连续性十分不利，而且部分人员在工作变动时，会将自己掌握的档案资料也带走，造成档案的断档；三是声像资料的拍摄和保存成本较高，多数单位不愿意无偿将声像资料交给城建档案部门集中管理。

3.档案的保管处置随意性较大

现代的声像档案虽然大多数已经数字化管理，但仍然存在保管和处置过程中的随意性，使得城建声像档案的收集难度加大。一方面，由于声像档案是由多个部门在工作过程中拍摄的，而这些部门大多不是专业的档案部门，因而对于声像资料的拍摄往往在时间、内容和质量上难以保证；另一方面，声像档案的移交管理往往受部门成本意识的干扰而难以实现，而这些资料的实际控制人又往往从便利工作需要出发，对声像资料随意处置，造成资料的损毁或丢失。

4.档案的管理不够科学

声像档案资料在各部门的保管过程中，由于缺乏科学的管理制度和管理措施，而导致城建声像档案的科学管理制度难以建立。主要体现在：一是档案的管理没有实现集中统一，在城建项目的建设过程中，声像档案往往分散在各作业部门，没有形成由统一部门进行集中管理的体系，因而管理的分散性十分突出；二是档案的管理体系不科学，声像档案的管理需要按照其类别、时间等进行分类管理，才能发挥应有的价值作用，而分散的、不科学的管理却将声像档案散乱堆放，时间一久便难以形成科学的档案管理体系。

三、加强城建声像档案集中管理的对策

1.规范城建声像档案集中管理制度

提高全社会对城建声像档案集中管理的重视度。档案管理是造福于全社会的大事，因而对加强城建声像档案的集中管理也需要全社会的配合。首先要加强对于城建声像档案集中管理的宣传，用舆论的力量提高全社会对城建声像档案管理的重视程度，特别是要强化领导及相关责任人员对于档案管理的重视，从而为城建声像档案的集中管理营造良好氛围；其次要充分发挥档案服务全局工作的价值作用，特别要通过利用声像档案推进重点工作，从而引起人们的重视。

完善档案管理的法制建设，并加强制度落实。对于分散于各个业务部门的城建声像档案，如果不加强档案管理部门的执法权力，使档案部门可以依法跨部门收集声像档案，则短期内亦无法解决城建档案的归集问题。为此，依据《档案法》，溧水县人民政府颁布了《城建档案管理实施办法》，授予县住建局以档案收集执法权，确保了城建档案的收集工作。与此同时，面对目前声像档案保管分散的状况，应当督促各保管单位统一建立相应的科学管理制度，规范声像资料的拍摄、收集和保管流程。对于制度的落实要通过适当的奖惩措施予以保障，从而使声像资料的归档和科学管理形成自觉意识。

2.完善城建声像档案集中管理的流程

一是要做好收集前的准备工作。准备工作是做好整个档案收集的基础。为了顺利地进行档案收集，城建档案管理部门应当对重点工程建设档案提前布控跟踪，并与相关单位建立联系，随时将可移交的档案进行收集并登记管理。只有采用灵活的工作手段，才能有效地做好城建声像档案的收集管理工作。

二是要畅通档案收集渠道。面对当前声像档案收集难的现状，应当综合利用各种手段，实现多渠道收集。要实现声像档案资料的日常接收、重点项目收集与全社会征集相结合的多形式收集，使城建声像档案能够尽量完整地归集到集中管理部门。

三是要构建良好的保管条件。声像档案的载体具有特殊性，因而在档案的保管上也有一定的特殊要求。各项目部门在短期内实现声像档案的专业化管理，在条件上尚不具备，但应当按照要求逐步实现条件改善，如声像档案须利用声像柜单独存放，须远离光线、磁场等。通过相关保管条件的改善，尽力延长声像档案的使用寿命，为下一步的集中管理奠定基础。

3.保障城建声像档案集中管理的人财物需求

首先要充分保障城建声像档案管理的资金需求。城建声像档案的采集、移交和管理，都需要大量的人员和专业设备，资金保障不可缺少。但城建声像档案的资金投入并不是单方面的，在很多情况下，通过档案的恰当运用，不仅可以适当地收回投资，而且也促进了政府良好形象的树立。

其次要强化业务培训和监督指导，保证档案管理人才队伍的素质。城建声像档案实现集中统一管理目前还存在诸多困难，应当采取逐步过渡的方式，先在各工作项目部门形成该项目的完整声像档案的集中管理。这需要相关行政部门加强监督指导和业务培训，对各项目部门设立专业人员、专门制度和专项经费，保障项目部门声像档案集中采集和管理的顺利实施。

[1]赵丽娟.城建声像档案集中管理的难点与对策.山西档案，2007年增刊。

[2]宋兆池.论城建声像档案的集中管理.山东档案，2007年第3期。

[3]李莉鸿.突出难点，切实抓好城建声像档案集中管理.黑龙江档案，2007年第1期。