智能档案库房管理信息系统结构设计

李 莉

（惠州学院，广东 惠州 516007）

档案是在社会活动中直接形成的，是以各种形式如文字、图像、声音保存备查的历史记录，具有非常高的参考价值，不是事后随意编写的材料，许多珍贵档案往往只有一份，需要永久保存。

我国现有国家重点档案1200 万卷，有重要保存和参考价值。对于损毁后的修复不仅费用贵，而且有些无法修复，将造成非常重大的损失。因此在档案损毁前做好预防保护工作异常重要。

一、构建智能档案库房管理信息系统的重要意义

近几年来，各类档案库房建设已经越来越受重视，档案的保护工作有所加强，但总的情况却不容乐观。关于库房的保护措施，制度规定，库房条件设定还很不理想。据调查，档案安全工作符合要求的仅约占60%，其余40%的档案安全工作都存在或多或少的问题。

（一）影响因素众多，传统管理模式困难

影响档案安全的因素特别多，不论哪一个因素被忽略会导致严重问题。

1.温度和湿度

温度和湿度对文档而言至关重要，文档的保存必须在适当的温湿度下。不适当的温湿度对纸张、字迹、胶片、磁带等档案载体材料有着破坏作用。不仅如此，温湿度是否稳定也影响文档的保存。

2.强烈光线

强烈光线对档案也有较强的破坏作用。光线强射，时间一久，可使案卷渐渐变质、变脆，文件字迹褪色。

3.火灾

火灾会对档案造成无法补救的损失。档案库房电线老化，电路设备超负荷运载，这些都可能成为火灾诱因。如果工作人员忘记关水断电，就极有可能发生火灾，造成严重后果。

4.害虫蛀蚀

由于档案绝大多数都是纸质保存，这就很难避免虫蛀。全国各个地方的档案都受到不同程度的虫蛀，尤其是高温潮湿的南部地区，受害虫蛀蚀就越发严重。

（二）智能化管理提高工作效率，最大程度保护档案安全

传统的手工管理或者半自动管理的方式，主要依据人来观测库房环境是否在规定范围内，不仅增大了人员的工作量，而且不能及时的发现问题。采取智能档案库房管理信息系统，能有效避免传统的手工或半自动管理方式的弊病，节约运行成本和管理成本，从而提高档案管理的工作效率。通过采用智能库房管理信息系统，可以使工作人员更高效的工作，档案行业也将更好更快的发展。

二、智能库房管理信息系统结构设计

（一）智能档案库房管理信息系统的功能

智能档案库房管理信息系统的目的是及时发现库房可能出现的异常，以确保将由于环境导致的档案资料损失降到最低。为实现这一目的，智能档案库房管理信息系统必须具有的职能有：

1.信息收集

智能控制工作必须建立在掌握了充分的信息基础之上，脱离于信息的控制工作是无法开展的。信息收集是前提，只有在掌握了充分的信息资料的基础上，才能进行有效的信息分析与决策。因此，信息收集必然成为智能档案库房管理信息系统必须实现的首要职能。智能传感器收集的对象主要是上文提到的影响库房环境的若干因素。

2.智能分析

通过监测所得到的库房环境的各种数据需要进行危险性质和危险程度的分析判断。如果数据出现变动，系统必须能够对监测结果进行识别并做出控制。如果是合理范围内的变动，记录数据并分析变化的规律。如果已经超出了合理范围则必须马上进行调控。

3.智能控制

系统能够分辨是自动调控环境还是需要档案管理人员的干预。对于异常数据需要告知档案管理人员，从而了解整个库房的情况。

4.自学习

跟踪监控已经应对的危险信息，将此类信息反馈回数据仓库，并持续监控直至该信息相对稳定。通过对结果的反馈，能有效预防危险的产生。

能自动学习专家应对危险情况采取的措施。下次遇到类似问题，系统可以自动完成。

（二）信息收集子系统

库房环境信息的数据收集是否全面直接影响到整个系统的效率。一套完善的智能化信息收集系统，实现管理工作的全智能化。

目前对于档案库房环境监测预防很多都是采用使用温湿度计，放置消防器材等方法，导致整个库房设备繁多，各自独立，使用起来非常困难，耗时耗力。而且不能及时的发现库房环境异常，导致重大损失。因此可建立智能传感器，例如库房温湿度测控系统、消防自动报警系统和闭路电视监控系统。

技术的进步使智能传感器的智能程度不断提高，例如实现神经网络分析、模糊控制和遗传算法等，同时体积的微型化使智能传感器更便于在档案库房中使用，实现使用一个微型设备就可监控整个库房环境。

通过智能传感器将这些环境数据都收集起来，并进行数据的分析。

这里包括温度，湿度，声信号等数据的获得，其中对于模拟信号还要进行信号数字化处理。

通过感温湿度探头的设置，自动记录保存库房温湿度变化数据，实现远距离的温湿度监测和报警。

虫害信息的收集更加复杂，需要确定是否有虫害，对于已经确定发生的库房害虫的数量，种类及危害程度，害虫处于幼虫还是成虫阶段。对害虫发出的吃食和爬行声信号进行分析，从而找出有用的信息。一般害虫信号都有一定的波段频率。可以根据波段频率来确定害虫种类，害虫所处成虫阶段。波段频率信号强度的大小来确定虫害程度。

如果库房温湿度适宜，那么害虫繁殖加快，害虫种类也增多，那么检测到的声音信号将会在短时间内迅速增加。因此监测声信号强度随时间的变化率是发现库房害虫的重要技术指标，适宜的环境温度和相对湿度是库房害虫的发生和繁殖的重要条件，本系统也随时监测环境温度和相对湿度这两个重要的参数 。将多个相关参数进行信息融合，通过数据关联、相关和组合等方式以获得对被测环境或对象的更精确识别。

（三）智能分析子系统

将在信息收集子系统得到的数据存入到数据仓库，并对数据进行分析，判断最适合档案的环境数据。

档案信息库存储的是档案库房所处的地理位置，档案的材质，档案已保存的时间等信息，在进行智能分析时需要根据档案所在位置和自身材质来调节最适合的环境。

专家库中存储的是各种参数指标，例如温湿度的合理范围。我国幅员广阔，气候条件不一。根据国家档案局颁布的《档案馆温湿度管理暂行规定》，档案馆库房的温湿度都是有明确的规定的。温度在14℃～24℃，也就是说档案馆库房的温度必须介于这个期间，是不能超过这个范围的。相对湿度45%～65%，也是必须在这个范围内，不能超过。在这个范围内，由于昼夜温差湿度的波动，温度在土2℃，相对湿度在土5%以内。这个规定只在一般档案库房适用，对于特殊的档案库房，例如存放胶片、光碟等特殊材质的，规定有所不同。所以专家库里需要有国家规定的温湿度范围，还需要所处地理位置的温湿度范围，对应不同材质的档案的温湿度范围。

根据测定，在15℃左右的库房里纸张可保存100 年。但在25℃的库房纸张只能保存50 年。所以通过记录库房内的数据，将档案保持在最佳的保存环境。档案库房的最佳环境数据也是智能分析子系统需要获得的。

对超过合理范围，将需要调节的数据存入数据库并送达到智能控制子系统。

图1 智能档案库房管理信息系统

（四）智能控制子系统

智能控制子系统主要是自动报警和联动智能控制。由智能控制器、智能报警系统、广播报警系统等组成。

如果库房发生情况，所有智能监测装置将对现场信息进行收集，将收集到的信号进行智能分析向智能控制子系统发送。智能控制子系统在得到相关的信息后，根据电脑中存储的程序调用相关设备，例如针对火灾情况，通过联动装置来放下防火门，自动关闭电梯，自动打开消防水泵，自动开启灭火装置，打开排烟装置，并极大限度实时寻找最优疏散路线，将损失降为最低。库房智能化管理系统将收集实时发回的各类数据，对数据进行分析，汇总，计算，显示出火灾发生位置，火势蔓延程度，正在采取的措施，并用各种手段，例如广播，短信，无线电等方式将最优疏散路线发送给在场工作人员，使工作人员能及时了解现场情况并及时采取相应的措施。

（五）自学习子系统

跟踪监控已经应对的危险信息，将此类信息反馈回数据仓库，并持续监控直至该信息相对稳定。通过对结果的反馈，能有效预防危险的产生。而且记录专家每次应对措施，以后遇到类似事情，将调用记录，自动解决相关问题。

每一次的信息和调控措施都记录在数据库里，可通过特定算法计算出最优的解决方案，例如对于虫灾的联动控制中， 对于不同程度和不同类别的虫害，采取哪一种灭虫方案才能最快的解决问题。

三、结束语

档案馆建设正在朝智能化迈进，档案管理已经不是简单的文件保护，而是馆库现代化，设施安全信息化。档案库房管理智能化已经是档案库房，图书馆库房等进行管理的一种全新趋势。将现代化技术运用于档案学领域是必不可少的，专业技术人员掌握相关的智能化知识和了解相关的智能化信息系统的结构设计对其工作是非常有帮助的。随着科技的不断进步，智能档案库房管理信息系统会不断完善，这将成为新的发展趋势。

[1]丛筠.加强档案安全保护之我见.山东档案，2007(3).

[2]贾春梅，刘电.应用单片机技术检测档案、图书库房中的害虫.浙江档案，2003（1）