基于面向服务的电子公文系统设计研究

徐克红 上海铁路局办公室

1 引言

在计算机网络技术的迅猛发展及对信息化的重视程度大幅提高的双重作用下，我国企业的电子公文也蓬勃发展起来。近年来，铁路政务网站也因国家对电子政务建设的关注度和投资水平的提高而逐步成为各铁路单位政务公开、信息传递、服务旅客的重要窗口，同时电子公文系统也在转变工作方式、提高办公效率过程中发挥着至关重要的作用。电子公文不仅仅是铁路的有关职能部门进行公文信息传递以及与路外单位信息沟通的重要载体和窗口，同时还是铁路内部信息共享的重要平台以及促成铁路办文模式转型的有效手段之一。然而各级铁路部门在电子公文的建设过程中，因地域发展的不平衡性加上各铁路局以及各铁路单位各自为政等多种因素综合作用形成信息孤岛等问题，这些问题已构成了电子公文系统可持续发展的障碍。由此看来，怎样有效解决信息孤岛和数据整合以及公文传递高效、流畅问题已成为电子公文持续健康发展的关键所在。而与这些问题相对应的是，广大铁路干部职工对政府与铁路企业及各铁路部门之间的协同能力以及公文信息传递的一站式服务要求逐渐提高。在这种情况下，怎样解决公文系统建设的“后遗症”，尤其是信息孤岛的问题，如何进行跨地区、跨部门业务协同就成为当务之急。当前，SOA（service-orientedarchitecture），即面向服务的体系结构的提出及日趋完善则是开辟了一条解决上述问题新的思路。所谓面向服务的体系结构，也就是一个敏捷、开放、可组合、可扩展的系统构架，是能够用原有的已建成的电子公文系统，把办文流程及应用转换成服务，然后通过特定的规范与协议对外提供统一的Web服务接口，这既能够适应不断变化的办文需求，提升部门应急能力，又可使服务自治，服务间以松耦合的状态在整个系统中存在，这无疑对服务重用、减少重复开发、信息冗余、节约开发成本是有利的；采用面向服务架构来构建电子公文模型，能有效避免“信息孤岛”问题；同时，该模型是将提供公文信息作为核心，采用面向服务的方式来构建，能够十分准确地体现各使用单位的需求。

2 国内外应用及研究现状

电子公文的架构经历了由C/S到B/S，再到分布式多层Web架构的演变，直至目前出现的面向服务架构。面向服务架构是一种新的规划与构建软件方式，Gartner公司在 1996年最先提出SOA的概念，到2002年，Gartner再次提出SOA是"现代应用开发领域最重要的课题"，并提出SOA的远景目标就是让IT变得更具有弹性。到目前为止，SOA早己成为行业信息化的首选方法，在国内外已涉及电信、金融、医疗、烟草、石油化工、电子以及公共服务等行业和领域。但是从总体来看，该架构在国内仍处于初期部署阶段。

3 现有公文处理存在的问题

公文处理是日常办公和管理活动的重要内容之一。在OA系统中占有十分重要的地位。由于组织管理改革与创新的发展，公文管理的运作模式和对信息化的内在需求相应地发生了质的变化，而以Internet/Intranet为核心和代表的当代信息技术体系结构、计算机模式等必需与Intranet融合。因此，实现公文管理的业务操作模式，结合基于SOA模式的信息系统开发方法和技术，反映公文信息管理本质和共性的系统模型，实现对整个公文运作过程的信息化管理，提高办公效率。

3.1 人工工作方式与管理需求的差异

公文处理过程中，对公文的收发与办理情况的掌握和控制，主要是通过各部门掌握的收文登记薄及公文处理单来实现的。主要存在以下问题：

（1）掌握信息不够完整：人工方式由于人力和手段的局限，往往难以得到既简明扼要又全面的有关公文办理情况的信息，从而影响办文质量和效率。

（2）掌握信息不够及时：由于信息生成点较为分散，信息传递途径不足，带来了及时查询公文信息的困难。为了提高查询的时效，往往采用置备复印件的办法，如此不仅增加了办公成本，而且由于公文传阅信息的大量冗余，增加了公文档案管理困难。

（3）对办文过程控制的手段不足：催办是管理人员对公文办理过程进行控制的主要手段，但在人工方式中，特别是在办公工作量急剧增加的情况下，管理人员往往难以确切掌握公文的当前状态，如哪些公文需要催办，该公文当前在哪，部门作何办理等，从而削弱了各级管理人员对公文办理过程的控制。

（4）大量的冗余信息和重复劳动：由于各部门都需要掌握各自的收发文情况，在信息统计难以共享的额情况下，只能是公文每流经一个部门，就由该部门对公文文号、公文名等进行薄式登记。这样的大量重复劳动，实际并未增加信息或者使信息增值，相反，大量冗余信息往往增加了管理上的麻烦，使工作人员无法从事更多的创造性的劳动。

（5）对办文效率的监管缺乏有效依据：人工难以对数以万计的公文办理环节进行定量的统计，只能依赖直觉发现效率的瓶颈，改善效率的入口只能靠典型的实例，缺乏必要的定量分析，从而影响了办文效率改善的速率和实效。

3.2 现有计算机公文管理系统在系统技术上的局限性

目前，市场上已有一些有关公文信息管理的应用软件产品，也在一些部门得到了一定的应用，但应用范围和效果很有限。原因在于系统本身的局限性：

（1）规范化、标准化程度较低：系统处理公文信息的内容、范围与公文处理的有关规范和标准存在一定的距离，系统共享性和普遍性较差。

（2）系统功能的局限性：大多数的现有系统，局限于公文的收发和登记，以及简单的查询，不能支持公文运作的全过程。

（3）系统体系结构和操作性方面的问题：大多应用系统的结构都是基于B/S模式上，有的甚至工作在C/S模式，而没有转向SOA体系结构。另外，由于没有采用先进的SOA技术，使得系统在系统兼容性、数据共享性、资源复用性等方面不能满足现在公文管理的需要。

4 系统模型

4.1 公文处理的工作流程分析-系统业务模型

4.1.1 管理层次

以铁路局为例，从管理组织结构的角度，可将公文管理划分为如图1所示的管理层次。

图1 铁路局管理层次

4.1.2 工作流程图

公文信息处理工作包括两个方面：发文和收文处理，其过程用工作流程图表示如图2所示。

图2 公文处理流程

4.1.3 SOA体系结构

SOA是基于“服务”来进行构造的，“服务”间的交互与组合是通过一种基于“服务中介平台”的方式来实现松耦合的，“服务”被提供及使用过程。

4.2 基于SOA的电子公文结构图

电子公文系统建模目标是通过连接和整合现有政府、铁路各单位内外网以及各种广域/局域数据库和应用系统，统一平台接入与资源调配，把公文信息传递从各分散的公文系统抽取出来，从而形成电子公文应用服务，构建集成到该模型的 Webservice层，并由本单位的电子公文系统呈现出来。该模型既着眼于为铁路系统内的公文办理服务，又可以通过互联网向社会公众和路外单位提供一站式服务，树立了铁路"服务型"的新形象，还能进行公文信息资源（涉密文件除外）整合以实现资源共享和管理。其体系结构如图3所示。

图3 基于SOA的电子公文结构图

4.3 基于面向服务的电子公文系统的网络结构设计

电子公文网络依据公文传递所辖的范围和密级的不同可将其划分成三部分：第一部分是互联网，即外网。它的功能是对路外单位传递公文，是为铁路企业和路外单位提供服务和沟通交互的窗口；第二部分是专网，其功能是各铁路局之间和铁路部门之间开展政务协作、及时传递公文、实时办公以及信息共享；第三部分是内网。是指铁路部门内部主要涉及公文办理以及公文传递的过程。当前电子公文的基本网络构架都是统一部署为“三网一库”，它主要是指“内网、专网、外网”和信息资源库。内网，即为电子公文系统。主要是涉及铁道部与铁路局、铁路局间及局内单位间有关公文信息传递，它是铁路内部的网上办公系统。因其存在文件及公文档案信息，依据国家的相关规定，该网络是必须同另外两部分网络进行物理隔离。

5 结论

本文将 SOA构架设计与提高办文效率理念为电子公文模型设计思想，设计出面向服务的电子公文系统结构。基于面向服务的电子公文系统是在保持现有系统平台可用的前提下，对铁路部门内部提供协作办公以及公文传递，对铁路部门以外单位提供“快捷式”服务。在此基础上实现各个部门、相异位置、各种不同格式的公文数据共享及交换，并可有效解决电子公文发展中存在的信息孤岛及数据整合等问题。本文构建的系统架构可普遍适用于各单位的电子公文系统建设。但是，在真正应用了基于 SOA的架构以后，公文流程得到梳理，内控能力也得到了加强，但实际上这种架构是需要一个程序来对这些流程进行统一管理。假如管理程序一旦出错或造成混乱的话，会产生极其严重的后果。作为提供统一接口标准的服务平台（Webservice层）此时就相当于一个堡垒 ，若想做出一个能够接入所有数据格式并能提供准确服务的平台是非常困难的，也会产生新的安全问题。