河南省档案中介机构发展策略

吴晶

摘要：本文论述了档案中介机构与文化资源开发的关系，分析了河南省档案中介机构的现状及发展面临的挑战，从改善档案中介机构外部环境和内部环境两个方面，为河南省档案中介机构取得更好的发展提出了合适的建议和对策。

关键词：档案中介机构；发展；策略

1、档案中介机构与文化资源开发的关系

档案中介机构是在市场经济条件下，介于政府与社会、企业与个人之间，专门从事档案技术与事务服务的一种社会中介组织，它主要是通过利用档案专门的知识技能和业务经验为客户提供档案咨询、整理、保护、鉴定、评估、寄存、数字化、业务培训等有偿服务活动的经营实体。档案中介机构的服务专业性强，但工作成本比客户自己设置部门配备人员的成本要低很多。

档案是历史的积淀，具有独特的文化属性。作为人类“文明之母”，档案承载着积淀、升华、传播文化的重任，在区域文化建设中起着独特的作用。区域文化底蕴很大程度上来源于档案文化的衍生和历史延续。档案史料可以丰富区域文化底蕴，档案文化中可以发掘、培育并弘扬区域精神。河南省是文化大省，有着得天独厚的文化资源。如何唤醒长期沉睡的文化资源，实现由文化资源大省向文化产业强省的跨越，需要让文化资源“醒”起来，让体制机制“活”起来。在深化文化体制改革，建设文化强省的过程中，档案中介机构有着巨大的市场需要和广阔的发展空间。

2、河南省档案中介机构的现状及面临的挑战

和上海、浙江等经济发达地区相比，河南省档案中介组织数量少、规模小，分布散，社会影响力弱。具体表现为业务范围窄，以开展档案整理、档案寄存、数字化服务、档案软件销售等简单业务为主，一些高端业务如文档管理整体方案输出，档案数据灾难异地异质备份等尚未开展；从业人员的专业化素质不高，硬件设施落后，服务手段单一，服务技术含量不高，知名度和美誉度均不高。因此，河南省档案中介机构的发展所面临的挑战也是不容小视的。主要体现在以下五个方面：

2.1市场竞争机制尚不健全。

档案中介机构作为社会中介组织的一个组成部分，应当是具备独立法人资格、自负盈亏的档案服务机构，不同档案中介机构的地位应当是平等的。但是档案中介机构，最早都是由档案行政管理部门创办的，形成了目前非官办、半官办、官办档案中介机构共存的现状。在市场竞争机制尚不健全的环境下，档案中介机构的发展必将受阻。

2.2行业地位不够清晰，社会影响力不足。

档案中介机构作为社会中介组织的一个组成部分，其社会影响力却远不如其它中介组织，整个行业地位尚不清晰，其作用未能充分发挥出来，重要性也未能被人们完全认识到。加上很多档案中介机构宣传不足，导致档案服务的提供者和需求者无法很好地对接上。究其原因，主要在于河南省的档案中介一是本身发展较晚较慢，社会关注度较低。二是尚未形成整体规模优势，缺乏有影响力的行业协会带动其整体发展。

2.3大多数机构本身抗风险能力较差。

中小档案中介机构抗风险能力不强，主要体现在三个方面：一是规模小，配置低。大部分档案中介机构是由一个人或几个工作人员组成，往往一人分饰多角，既拉订单揽客户，又进行实际业务操作，同时，缺乏现代化的设备。二是提供的服务技术含量不高，无法完全满足客户的要求。三是现代化管理程度较低，机构制度建设不够完善，在管理上不是很成熟。

3、河南省档案中介机构的环境发展策略

笔者从档案中介机构的外部环境和档案中介机构自身因素考虑，提出了河南省档案中介机构的发展对策。

3.1挡案中介机构发展的外部环境改善。

档案中介机构的外部环境，是指各种直接或间接地作用和影响档案中介机构活动的外部因素的总和，包括经济环境、法律规范建设情况、社会文化环境、社会信用环境等。档案中介机构要得到持续、健康的发展，为其营造一个良好的外部环境是必不可少的。

3.1.1建立健全档案中介机构发展的法规体系。

虽然《河南省档案管理条例》（2004.11）对档案中介机构作出了以下规定：从事档案鉴定、评估、咨询等中介服务机构，必须到省档案行政管理部门备案。这在一定程度上使档案中介机构的发展纳入管理范畴，与此同时，也暴露出一些问题，比如规定较为简单，可操作性不强。

健全的法规体系才能支持高效的市场运转。当前，档案中介机构确实出现了诸如行为不规范、标准不统一、监管制度不完善，档案中介服务客户利益无法得到保障等问题。规范档案中介机构行为，制定档案中介机构规范性文件，构建合理的法律战略框架十分必要。对一些应该由法律明确规定的内容，必须界定明确，落实到可操作程度，具体包括：

⑴通过立法理顺其与政府的关系，明确其法律地位、组织制度和发展模式。

⑵强制性资质、资格认定，提高市场准入标准，有利于提高中介服务质量，提高中介服务队伍整体素质。

⑶规范服务活动，确保平等竞争。

⑷对享受待遇要立法保护，督促贯彻执行。如，在国家有关法律法规的范围内，为地方实施的某些税收优惠提供法制保障。

⑸机构运行的法制化。档案中介机构开展业务过程中享有的权利，内部管理以及违约后的具体罚则，都应依法明确，保护各方的合法权益和行业利益。

⑹关于对从业人员的要求。档案中介机构的从业人员应当具有较丰富的档案业务管理、技术等方面的知识和技能，熟悉档案法律法规，档案管理技术方法，具备较强的综合分析判断、解决档案业务技术问题的能力。档案中介机构的从业人员要提倡职业道德，讲究信用，遵纪守法。坚持实行档案中介机构从业人员资质的考核和认定制度，是保证档案中介从业人员整体素质的有效途径。

⑺行业协会的依法管理与建设。确认档案中介机构行业协会建立的基本职能，确认档案中介机构行业自律原则及规范化、制度化；明确行业管理的权限和领域，以及具体的委托办法。

3.1.2加大对档案中介机构的监管力度，营造适合档案中介机构发展的和谐环境。

政府部门加强对档案中介机构的监管主要从以下四个方面入手：一是针对不符合执业条件的档案中介机构，应当重新申报批准，否则予以撤销；二是对国有档案中介机构进行脱钩改制，斩断档案中介机构与档案行政管理部门利益关系，营造档案中介机构独立、公平、公开的竞争环境；三是审查档案中介机构的资质和从业人员的资格，从而达到控制档案中介机构质量和从业人员素质的目的；四对在中介服务过程中，无视客户利益，泄露客户档案资料或丢失、损坏客户档案的违法违约行为要严肃查处。通过有效监管，使档案中介机构在市场竞争中独立自主发展，不断完善和提高自身的竞争力，提供更高质量的档案服务。

3.1.3制定战略发展规划与扶持政策。

将档案中介机构的发展纳入到档案工作发展的总体规划之中，制定适宜于国家创新体系长久发展需要的档案中介服务体系。对档案中介行业的贷款和税收进行政策扶持，规定为小企业技术创新提供全面文件管理服务的政策，包括多种计划和措施，如“小企业技术转让计划”、“MEP计划（信息电子转化计划）”和“小企业信息服务计划”等。政府搭建平台，沟通档案研究机构和大学与档案中介机构之间的联系，起到高新技术转化为生产力的桥梁作用。

3.1.4建立档案中介服务行业信用体系。

建立完善的档案中介服务行业信用体系，有利于社会各界对档案中介机构和从业人员行为的监督，对服务对象来说，一方面能够通过信用度来选择服务机构，另一方面也能够保护其合法利益。首先，制定信用等级评价办法，建立信用评价机制；其次，建立信息平台。记录执业机构和从业人员的基本信息、信用记录信息等，根据信用等级评价办法评定级别，并及时公布记录情况，接受社会监督；最后，要采取一定的惩罚和鼓励措施。及时公布不良信息，情节较为严重者还应当依法给予执业限制、行政处罚等。对于一些信用等级较高者，进行正面宣传，甚至可以给予一定的政策扶持。

3.1.5建立档案中介服务行业协会，形成行业内部自律管理机制。

建立档案中介服务行业协会，形成行业内部自律管理机制，是档案中介服务行业发展的需要。行业协会的建设应当加以规划，形成较为完善的行业自律组织体系，通过规范内部秩序，加强内部交流，提高行业竞争力发挥其对档案中介服务行业的促进作用。

3.2营造有利于档案中介机构发展的内部环境条件。

档案中介机构还应当从自身出发，加强机构建设，提高机构综合实力。

3.2.1树立科学的经营理念——市场化发展。

档案中介机构是从市场经济中发展而来的，必须遵循市场经济的规律，走市场化发展道路。档案中介机构应当树立市场化发展的经营理念，推动档案中介机构在竞争中不断发展创新，最终推动档案中介服务行业的发展。

3.2.2加强机构内部的自身管理。

机构的内部管理是充分调动可用资源，加上合理计划与实施，最终实现目标的过程，科学的管理能够使组织内部以最小的投入获得最大的产出。

⑴加强行政管理制度建设。加强机构的科学管理，建立内部管理制度体系，使管理标准化、制度化对档案中介机构的自我改善是非常重要的。比如，在财务方面采用零基预算等方法，强化财务管理，降低机构成本；做好大型或高精设备的使用管理工作，保障服务质量；建立科学的员工管理制度，包括招聘、绩效考核、员工培训和职业发展规划、薪酬等一系列内容，对员工采取自我评价、业绩考核、互相测评等措施，规范机构内工作人员的行为，提高机构管理效率和水平，促进档案中介机构的可持续发展。

⑵加强业务管理制度建设。档案中介机构内部业务管理制度建设，包括两个方面：一是建立业务流程制度。进行合理的业务流程规范化管理，可以避免工作秩序混乱、主次不分，避免资源重复投入。这包括对传统业务流程的总结梳理和新业务的流程建设，这样，在对客户提供档案服务的过程中就有所参考，就能从以往的业务中获取经验，工作就能更加井然有序，效率也会大大提高；二是服务质量控制体系建设。服务质量决定了一个档案中介机构的形象，实行严格的档案服务质量控制是必不可少的，而且还要形成标准化、规范化体系。

⑶加强客户关系管理制度建设。档案中介机构是一种服务性的机构，拥有顾客就是拥有市场，要实现长期稳定地发展，必然要研究如何获取客户源。建立客户关系管理体系，对客户进行系统化管理，有助于档案中介机构的长远发展，建立长期合作关系。

3.2.3确定机构发展策略。

档案中介机构还应当从自身条件出发，立足长远，制定适合自身的发展战略。

⑴业务拓展策略——抓住市场需求。档案中介机构要拓展业务范围，应当抓住市场需求，顺应时代发展潮流，才能有效地开发市场。不同时期，不同区域，不同情况的特色档案服务需求是不同的，比如，在建设文化强省的大背景下，档案中介机构可以开展一些非物质文化遗产档案的收集、开发、编研等业务。

⑵服务营销策略——以客户为中心。美国哈佛商业杂志1991年发表了一项研究报告，指出再次光顾的顾客可为企业带来25%-85%的利润。而吸引顾客再次光临的主要因素，首先是服务质量，其次是产品本身，最后才是价格。可见，服务质量的好坏能够直接影响客户资源，影响企业的利润。档案中介机构同样要争取尽可能多的客户，同时，服务质量更是其取得市场竞争优势非常重要的手段之一。

⑶品牌化发展战略。面对竞争日益激烈的档案中介服务市场，档案中介机构要获得竞争优势，应当着力提高机构的知名度、可信任度，塑造机构品牌。这要求档案中介机构要树立品牌化发展的意识，合理规划机构品牌化发展战略，从机构自身定位出发，提出品牌承诺并用事实从各方面来履行这个承诺，从而提高机构美誉度，打响机构品牌。

⑷机构核心竞争力培育战略。档案中介机构的核心竞争力，是指能够使自己在市场竞争中持续保持竞争优势的一种能力，这种能力应当是“从客户的角度出发，是具有价值并不可替代的。从竞争者的角度出发，是独特并不可模仿的”。档案中介机构培育核心竞争力，通常可从市场、技术和管理三个层面着手。对档案中介机构来说，这种竞争力可以是强大的技术支持，可以是先进的库房设备，可以是专业的专家、人才队伍，也可以是良好的客户关系等。

⑸规模化发展战略。档案中介机构实现规模化发展有两种方式，一种是靠自身的积累不断做大做强。另外一种是借助外部力量的方式实现规模的扩大。如：组建机构联盟或强强联手合作，形成优势互补，以实现共同发展。

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