叙述科技档案标准化的问题

张菁

【摘 要】作者从科技档案标准化管理的认识、要求以及服务创新进行分析。

【关键词】科技档案；标准化管理；要求；创新

科技档案管理标准化，是科技档案事业管理的一个重要方面，也是实现科技档案管理科学化、现代化的重要基础和前提条件。全国科技档案管理的标准化，就是国家通过制定和实施各项科技档案管理标准，使科技档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技档案管理科学化、现代化水平，为档案利用提供准确的科技信息。

一、对科技档案标准化管理的认识

1、标准化管理对科技档案的作用

标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在我国深化改革开发、加强科技创新的进程中，推行标准化管理是国家的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科学及管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准达到统一。以获得最佳秩序和社会效益。科技档案是一切档案里类型最为丰富多样的一种，其标准化、规范化管理显得尤为复杂和重要。科技档案的标准化管理就是通过对科技档案产生的每一个环节和收集、整理、保存、开发、利用的每一个过程，制订和执行与本单位管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，从而使得最终形成的科技档案达到规范统一，使科技档案管理的每个过程从无序到有序。

2、科技档案标准化管理的意义

从本质上讲人类一切的科研和生产活动都具有很大的继承性，人们接受前人成果的主要途径是依赖于前人科技活动成果的记录——科技档案，从社会看如此，从一个企业来看也是如此。现代社会的科技档案主要是利用和交流，因而科技档案标准化管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。具体表现在：科技档案标准化管理是建立在先进技术、严密分工和广泛协作基础上，是实现档案工作现代化的前提；是提高科技工作质量和效益，节约人力、物力的有效措施。

3、科技档案标准化管理的内容

科技档案标准化管理是一项复杂的系统工程，涉及到科技档案形成的每个环节，与科研生产过程紧密相连；作为科研管理活动的重要内容，它还与科研管理活动相联系、相统一，其重点是要与企业科研结合，制订和严格执行一系列的工作标准。从业务角度来看，它分为基础标准和业务标准。基础标准包括名词术语标准、专业符号标准、科技文件标准、案卷规格和质量标准及库房、装具标准等；业务建设标准包括归档标准、移交接收标准、鉴定整理标准、保管标准、统计利用标准、著录标引标准和现代化管理标准等。

二、科技档案标准化管理的要求

对科技档案信息资源进行归档、整理，是科学技术发展的必然趋势和客观要求，也是科技档案工作向纵深发展的前提条件。这一工作，从各系统、各单位来说，应从实际出发对科技档案进行有效管理，为其开发利用积极创造条件。

1.树立科技档案信息观念，理顺组织领导关系。一个单位要开发科技档案信息资源，满足各方面的需要就必须根据自己的实际情况，建立直属的科技档案管理机构并由本单位主要领导人分管，以便切实加强对科技档案资源开发利用的领导和协调工作。

2.加强科技档案管理，积极做好服务工作。目前，档案管理有些未达到规范性标准性的要求；档案保管还不够科学，档案提供利用形式比较单调，档案内容和成分很不齐整，要改变这种状况，必须老老实实、扎扎实实、尽快地做好基础工作。同时还必须面对现实，着眼未来。

3.做好科技档案管理的基础工作。我们应该按照管理规范的要求对本单位形成的科技档案和收集到的科技资料、科技情报进行科学分类、系统整理和编目。

4.准备必要的物质条件。开发科技档案信息资源必须本着勤俭节约的原则，做到库房管理科学，整齐，增设必要的设备为复制、检索、开发利用创造条件。

5.加强科技档案干部培训，提高人员队伍的素质。为了充分开发科技档案信息资源，档案部门应配备知识结构合理，能适应开发工作的人员。除学校培养档案专业人才外，专业主管部门要根据实际需要举办培训班，讲座，提高档案干部队伍的素质。

三、科技档案管理服务创新

1、建立档案馆（室）网页

随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如，输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2、建立电子文件（档案）数据管理中心

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3、电子文件的自动上传收集

目前在网络环境下电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，利用档案管理数字化平台，将收集到的归档电子文件及时上传到档案管理系统中，并在档案馆（室）的服务器上归档。

企事业单位都有自身的设计和管理平台，这些平台产生了大量的电子文件，这些电子文件绝大部分是需要归档的。在这种情况下，档案管理平台必须与这些平台建立接口管理，使归档电子文件能平滑导入档案管理平台，实现电子文件的自动上传功能，做到文-档一体化管理。

4、开展在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的题目，提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

总之，科技档案管理创新服务方式离不开信息化时代的网络化、数字化。而这些基础性工作的前提必须是科技档案管理标准化。当务之急是加强档案数字化的标准化建设和制度建设。我们应与时俱进，深入档案管理标准化方面的研究和探讨，使科技档案管理更加规范、有序，满足利用者对科技档案的利用需求，充分发挥科技档案的价值。

参考文献：

[1]郭群.科技档案标准化管理的实践与思考[J].安徽科技，2006（9）